Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оформление инвентаризации в бюджетном учреждении в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для определения фактического наличия объектов ФСБУ 28/2023 предусматривает пути подсчета, взвешивания, обмера, осмотра объектов, а когда это невозможно или излишне затратно, допускается применение альтернативных способов выявления фактического наличия объектов таких активов, обеспечивающих реализацию цели инвентаризации (в том числе видео-, фотофиксация).
Как работать с результатами инвентаризации
Если выявлены расхождения между фактическим наличием активов и сведениями о них в регистрах бухучета, то такие результаты нужно правильно квалифицировать. Для этого определяют:
- есть ли излишек активов;
- каков размер недостачи – в пределах, сверх норм естественной убыли и пр.;
- возможна ли продажа или использование поврежденных, испорченных активов (например, в качестве лома или при разборе на запчасти);
- есть ли пересортица;
- можно ли возместить недостачу, списать обязательства или дебиторскую задолженность (как сомнительную или безнадежную).
Результаты инвентаризации фиксируются на дату проведения процедуры в следующем порядке:
- Излишки активов включают в доходы по их балансовой стоимости (если это значение неизвестно, то по балансовой стоимости аналогичных активов).
- Недостачу относят на виновных лиц (при наличии оснований для возмещения), либо заносят в расходы по балансовой стоимости.
- Расхождения в суммах дебиторской задолженности и обязательств принимают к учету в суммах, которые отражены в подтверждающих документах.
- Расхождения в оценочных обязательствах, отложенных налоговых активах и обязательствах принимают к учету по суммам, которые можно подтвердить расчетами.
- В случае пересортицы зачет излишков или недостач возможен в исключительных случаях при соблюдении следующих условий: один период, одно материально ответственное лицо, активы одного наименования и в тождественных количествах.
Основные новации обязательного проведения инвентаризации
- Для каждого случая определена дата, по состоянию на которую должна проводиться инвентаризация. При этом срок проведения инвентаризации организация устанавливает самостоятельно.
- Установлены случаи, когда организация может не создавать инвентаризационную комиссию для обязательного проведения инвентаризации:
- если работниками организации являются только руководитель и главный бухгалтер (бухгалтер) или только руководитель;
- если организация заключает договор об оказании услуг по проведению инвентаризации с аудиторами;
- если инвентаризация проводится ревизионной комиссией.
- Отсутствие менее 1/5 членов инвентаризационной комиссии при проведении обязательной инвентаризации не является основанием для признания результатов инвентаризации недействительными (раньше — неприсутствие одного члена инвентаризационной комиссии влекло за собой недействительность результатов инвентаризации).
Фактическое наличие объектов
Инвентаризация должна быть организована таким образом, чтобы фактическое наличие материальных объектов было подтверждено исчерпывающим образом. Лучший способ для этого – объективная проверка наличия и состояния материальных объектов на том месте, где они находятся на момент инвентаризации непосредственно. При современной организации процессов движения товаров или иных запасов обеспечить такую проверку буквально иногда означало бы, что ради бухгалтерского учета операционной деятельности был бы нанесен урон. Конечно, такая ситуация недопустима. Бухгалтерский учет, как зеркало, отражает деятельность организации, но не вмешивается в нее, тем более негативно. При высокотехнологичной организации процессов у руководителя есть и высокотехнологичный инструментарий. В случае применения альтернативных способов выявления фактического наличия объектов такие способы должны давать ту же степень уверенности в наличии объектов, что и основные.
Для целого ряда объектов, для которых необходимы иные инструменты выявления фактического наличия, стандарт требует проведения проверки документов и выполнения расчетов. К таким объектам относятся:
-
нематериальные активы и капитальные вложения в них;
-
денежные средства на счетах в кредитных и иных организациях;
-
финансовые вложения;
-
дебиторская задолженность и иные аналогичные активы, обязательства;
-
отложенные налоговые активы и обязательства;
-
источники финансирования деятельности экономического субъекта;
-
объекты бухгалтерского учета, которые согласно федеральным стандартам бухгалтерского учета не учитываются в составе обязательств, но подлежат отражению в бухгалтерском учете на забалансовых счетах и (или) информация о которых подлежит раскрытию в бухгалтерской (финансовой) отчетности;
-
имущественные права и обязательства, не учтенные экономическим субъектом.
Результаты инвентаризации
| Результаты инвентаризации | Способ оценки | Способ признания |
|
Излишки объектов инвентаризации |
Справедливая стоимость/Балансовая стоимость/Балансовая стоимость аналогичных активов |
Относится на доходы экономического субъекта |
|
Недостача активов, включая испорченные (поврежденные) активы |
Балансовая стоимость активов |
Относится на виновных и (или) иных лиц (при наличии оснований для ее возмещения, в том числе намерения экономического субъекта предъявить требование такого возмещения) или на расходы экономического субъекта (при отсутствии оснований для ее возмещения) с особенностями признания недостач активов, для которых экономическим субъектом установлены нормы естественной убыли (пункт 14 ФСБУ 28/2023) |
|
Возможность получения экономических выгод от использования или продажи испорченных активов |
Сумма обесценения активов определяется в соответствии с федеральными стандартами бухгалтерского учета соответствующих объектов бухгалтерского учета |
Стоимость активов корректируется на сумму их обесценения |
|
Пересортица активов |
Балансовая стоимость активов |
Зачет допускается в исключительных случаях за один и тот же период, у одного и того же материально ответственного лица, в отношении активов одного и того же наименования и в тождественных количествах. Остающаяся после зачета разница отражается аналогично недостачам |
|
Наличие оснований для возмещения недостачи активов экономическому субъекту, для признания дебиторской задолженности сомнительной или безнадежной, для списания обязательств, для доначисления или досписания иных объектов бухгалтерского учета |
Расхождения в суммах оценочных обязательств, отложенных налоговых активов и обязательств – в суммах, подтвержденных соответствующими расчетами/ |
Списываются (досписываются) или доначисляются в соответствии с федеральными стандартами бухгалтерского учета соответствующих объектов бухгалтерского учета |
Последствия непроведения инвентаризации
Наказание за непроведение инвентаризации законодательством не предусмотрено. Однако, если организация не провела инвентаризацию при составлении годовой отчетности, то налоговый орган может посчитать такую отчетность недостоверной и привлечь организацию к административной ответственности по п. 1 ст. 120 НК с наложением штрафа в размере 10 000 руб. Руководителя и главного бухгалтера также могут наказать штрафом в размере от 5 000 до 10 000 руб. за грубое нарушение требований к бухучету и бухгалтерской отчетности (ч. 1 ст. 15.11 КоАП).
Кроме того, без проведения инвентаризации организация не сможет:
- получить положительное аудиторское заключение;
- своевременно устранить ошибки в бухгалтерском и налоговом учете.
Пошаговая инструкция по составлению приказа
Алгоритм такой:
Шаг 1. Указываем название документа.
Шаг 2. В соответствующие поля вписываем наименование организации (ИП), указываем ОКПО, пишем дату составления.
Шаг 3. Заполняем основную часть распоряжения. Здесь следует уточнить тип проверки и ее цели, перечислить участвующих в мероприятии членов инвентаризационной комиссии и ее председателя. Их имена и отчества разрешается сокращать.
Шаг 4. Указываем, какие материальные ценности и в каких отделах и обособленных подразделениях фирмы надлежит проверить.
Шаг 5. Указываем точные сроки проведения проверки с датой ее начала и окончания.
Шаг 6. Сообщаем о причинах необходимости инвентаризировать ценности.
Шаг 7. Указываем сроки сдачи итогов проверки в бухгалтерию.
Шаг 8. Заверяем документ у руководителя.
Шаг 9. Присваиваем номер и регистрируем в специальном журнале.
Шаг 10. Знакомим с ним всех заинтересованных лиц, включая работников отделов и подразделений, где пройдет проверка.
Что нового в стандарте
- Изменена структура нормативного регулирования инвентаризации;
- установлены общие требования к инвентаризации;
- уточнена терминология — введены новые термины и дано определение таким понятиям, как объекты инвентаризации, результаты инвентаризации, квалификация результатов инвентаризации, фактическое наличие объектов инвентаризации, документы инвентаризации, срок проведения инвентаризации, материально ответственные лица;
- актуализированы способы определения фактического наличия объектов инвентаризации;
- обновлены требования к документированию инвентаризации;
- уточнен порядок оценки результатов инвентаризации;
- упорядочено признание результатов инвентаризации;
- описаны упрощенные способы проведения инвентаризации.
Ответственность за неправильное оформление инвентаризации
Основной ответственностью за правильное оформление инвентаризации обычно является главный бухгалтер или ответственный сотрудник в бюджетном учреждении. Они должны быть хорошо ознакомлены с требованиями и правилами, установленными законодательством страны.
Неправильное оформление инвентаризации может привести к следующим последствиям:
1. Правовые последствия. Нарушения в оформлении инвентаризации могут привести к юридическим последствиям для бюджетного учреждения. Это может включать штрафные санкции, административные наказания или даже судебные разбирательства.
2. Финансовые потери. Неправильное оформление инвентаризации может привести к финансовым потерям для бюджетного учреждения. Ошибки в учете и списание объектов неправильно могут отразиться на финансовом состоянии учреждения.
3. Потеря доверия. Неправильное оформление инвентаризации может привести к потере доверия со стороны государственных органов или контролирующих инстанций. Это может повлиять на репутацию бюджетного учреждения и создать трудности в будущем с получением государственных средств или других поддержек.
Для предотвращения неправильного оформления инвентаризации следует принять следующие рекомендации:
1. Обучение персонала. Проведение обучения и тренингов по правильному оформлению инвентаризации для сотрудников, ответственных за данный процесс.
2. Установление четких процедур. Разработка и установление четких процедур оформления инвентаризации, включая правила заполнения документов и учета объектов.
3. Проверка и контроль. Регулярная проверка и контроль правильности оформления инвентаризации, чтобы выявить и исправить возможные ошибки или нарушения.
4. Соответствие законодательству. Важно учитывать все требования и правила, установленные законодательством, при оформлении инвентаризации. Необходимо быть внимательным к изменениям в законодательстве и актуализировать процедуры соответствующим образом.
Обратите внимание на ответственность за правильное оформление инвентаризации и примените рекомендации, чтобы избежать непредвиденных последствий и обеспечить точность и надежность процесса инвентаризации в бюджетном учреждении.
Как заполнить решение о проведении инвентаризации
Далее разберемся, как заполнить Решение о проведении инвентаризации.
Начать лучше с внесения номера и даты документа. Дата указывается в двух местах: в основной части и таблице кодов.
Далее заполняются реквизиты: указывается наименование учреждения, обособленного подразделения и структурного подразделения. В таблице справа указываются их коды. Нужно также обязательно указать учредителя и наименование бюджета. В таблицу внести данные о Главе по БК и ОКТМО.
Теперь заполним следующее поле, в котором нужно указать основание или цель проведения инвентаризации. Это может быть одна из причин: годовая отчетность, смена материально ответственного лица, выявление факта порчи или хищения имущества, чрезвычайная ситуация и т. д.
В поле «Акт» нужно внести наименование, номер и дату разработанного в учреждении Положения о проведении инвентаризации или другого документа в соответствии со справочником правовых актов учреждения.
Отражение результатов инвентаризации
После окончания контрольного мероприятия в бухгалтерию предоставляется ведомость. Компания может разработать ее самостоятельно или взять унифицированную ИНВ-26. Бухгалтеры вносят в учет изменения, руководствуясь правилами:
- Излишки приходуются на соответствующие счета (10,41) в корреспонденции с 91, то есть учитываются, как доходы от прочих операций
- Недостатки делятся на две категории: в пределах норм и сверх норм. Первые списываются на в расходы, вторые считаются недостачей и возлагаются на материально-ответственных лиц
- Пересортица может идти в зачет, если касается одного периода, одного материально-ответственного лица, одной товарной группы.
Документальное оформление инвентаризации по новым правилам
С введением нового стандарта ФСБУ 28/2023 требования к документации при проведении инвентаризации были усилены и детализированы.
Одно из ключевых изменений – необходимость составления плана инвентаризации. План должен содержать информацию о целях и задачах инвентаризации, перечне объектов, подлежащих учету, а также порядке и сроках проведения процедуры. Это позволяет обеспечить структурированный подход к выполнению инвентаризационных работ.
Следующим важным аспектом является формирование акта инвентаризации. В новых правилах акт должен содержать детальную информацию о каждом объекте учета:
- наименование;
- характеристики;
- состояние и прочие данные.
Как отразить состояние объектов основных средств при инвентаризации в 2024 году в казенном учреждении?
1. Первым шагом при инвентаризации является составление полного перечня объектов основных средств, находящихся в учреждении. В этот перечень нужно внести все активы, включая здания, машины, оборудование и другие объекты, которые принадлежат казенному учреждению.
2. Далее следует провести осмотр каждого объекта основных средств и оценить его текущее состояние. При оценке необходимо учесть внешний вид, работоспособность и функциональность объекта. Также следует проверить наличие повреждений или неполадок, которые могут повлиять на его стоимость и использование.
3. После оценки состояния объектов основных средств необходимо отразить эту информацию в учетных документах. В 2024 году казенным учреждением может быть принято решение использовать электронные формы учета, что позволит упростить процедуру и улучшить точность данных.
Мобильная программа для инвентаризации основных средств
Для повышения скорости работы с основными средствами и точностью собираемых данных Компания Сканпорт разработала специальный модуль для продуктов 1С, где ведется учет основных средств и мобильное приложение DataMobile Invent для терминала сбора данных или телефона. DataMobile Invent — это мобильная программа для инвентаризации основных средств.
Модуль подключается к бухгалтерской программе как внешняя обработка, что позволяет пользоваться новыми возможностями без необходимости снятия программы 1С с поддержки. В конфигурации появляется возможности распечатать штрихкоды с инвентарными номерами на обычном лазерном принтере или специальном термопринтере этикеток или привязать RFID-метку к основному средству. Этот же модуль отвечает за обмен с мобильным приложением всей необходимой информацией для проведения инвентаризации и управления основными средствами – на каждом мобильном устройстве, подключенному к 1С, будут доступны данные обо всех инвентарных номерах, местах хранения, материально ответственных лицах (МОЛ).