Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сколько времени действительна копия трудовой книжки заверенная». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для того, чтобы копия трудовой книжки имела юридическую силу, документ должен быть обязательно оформлен надлежащим образом и соответствовать определенным правилам. Должна быть снята копия со всех страниц трудовой книжки, они должны быть скреплены в правильном порядке, а на каждом листе должна иметься печать выдавшей копию трудовой организации. Такие же печати должен проставить и нотариус, если копия делается через него.
Как заверить копию трудовой книжки работника в 2023 году
Трудовая книжка является одним из главнейших документов, фиксирующих трудовые отношения.
Она содержит важную информацию о профессиональном «багаже» работающего гражданина, заслуженных поощрениях, а также о причинах его увольнения с предыдущих должностей.
Обязанность по ее заполнению лежит на работодателе, а хранится этот документ в кадровой службе, с возможностью выдачи на руки только увольняемым работникам.
Между тем нередки ситуации, когда человеку требуется копия указанной книжки для предоставления в ту или иную инстанцию. Как ее получить, если книжка находится не у вас, а у работодателя? Кроме того, простая копия будет недействительной, она обязательно должна быть определенным образом заверена.
Рассмотрим, как правильно осуществить эту процедуру и не допустить некоторых распространенных ошибок, чтобы полученная копия действительно была актуальной по месту предоставления.
Копия трудовой книжки для банка
Согласно трудовому законодательству трудовая книжка хранится у работодателя и выдается в строго оговоренных в законе случаях. Предоставление в банк для получения кредита к ним не относится.
Если гражданину необходимо предоставить в банк информацию о своей трудовой деятельности, понадобится копия трудовой книжки.
Работник имеет право обратиться за ее выдачей к работодателю путем представления письменного заявления об этом, и тот обязан выдать заверенную надлежащим образом копию безвозмездно в течение трех дней с момента обращения (ст. 62 ТК РФ).
В копии трудовой книжки для банка обычно заверяются все страницы (на листе может быть как один, так и два разворота трудовой книжки). После последней записи о приеме на работу должна быть проставлена надпись синей ручкой: «Продолжает работать по настоящее время в должности такой-то. Номер записи, текущая дата». Эта надпись должна быть заверена подписью должностного лица (с указанием должности).
Особенности справки о доходах по форме банка
Довольно часто размер дохода в справке 2-НДФЛ недостаточен для приобретения кредита или ипотеки. Работодатель может указать только официальную часть зарплаты, данные о работе на полставки, например, там не предусмотрены. Для решения этой проблемы банки предлагают заполнять другую справку – по разработанной кредитором форме.
Справка о зарплате по форме банка содержит полную и достоверную информацию о реальном (в том числе неофициальном) доходе человека. Работодатель не боится указывать в ней реальные размеры дохода, потому что банк не вправе разглашать эти данные, в том числе и в налоговую инспекцию.
Каждый банк разрабатывает собственную форму справки, но они все содержат схожие поля с 2-НДФЛ, разве что размер удержанных налогов совершенно банк не интересует. Точно также указываются данные об организации, ее реквизиты и адрес. О работнике заполняются поля ФИО, его должность и трудовой стаж.
В специальную таблицу бухгалтер предприятия вносит ежемесячную сумму зарплаты работника, именно ту, которую он получает на руки. Далее эти цифры суммируются и выводится общий итог за указанный период. Следует отметить, что не стоит указывать нереальные суммы, так как банк может проверить средний уровень зарплаты по такой же должности в целом по региону.
Взять бланк справки по форме банка можно непосредственно в самой кредитной организации или скачать с ее официального сайта.
Период действия справки по форме банка немного меньше, чем срок действия справки 2 НДФЛ для ипотеки, как правило, он составляет всего 10-30 дней. Это связано с тем, что такой документ неофициальный. Есть вероятность, что работник возьмет справку и уволится. Поэтому все кредиторы сокращают время ее актуальности.
Сколько действует копия трудовой книжки
Одним из главных документов для оформления кредита является копия трудовой книжки, заверенная работодателем. Соответственно, у любого потенциального заемщика появляется резонный вопрос: сколько действительна копия трудовой книжки для кредита? В основном, копия трудовой книжки остается действительной до внесения новых записей в оригинал, но не позже 1-го месяца с момента ее заверения. Аналогичные правила действуют и для ипотечных кредитов. Если вам понадобиться большой кредит, приготовьтесь к тому, что банк может выдвинуть требования об уменьшении сроков действия копии с 1-го месяца до 14-и дней. Отсчет начинается со дня заверки копии работодателем или сотрудником организации, имеющим такие полномочия. В свою очередь, некоторые кредитные организации и банки имеют условие о минимальном сроке действия ксерокопии книжки. Он варьируется от трех до пяти дней.
Как заверяется копия трудовой книжки: порядок по ГОСТу и частые ошибки
Копия трудовой книжки — это документ, который может понадобиться работнику при обращении в банк, Пенсионный фонд и в других ситуациях. Выдать ее должен специалист отдела кадров.
Казалось бы, что может быть проще, чем заверить и выдать сотруднику копию? Но даже в таком простом, на первый взгляд, деле важно не ошибиться, не нарушить права работника и не навлечь на компанию внеплановую проверку.
Прежде чем рассказать про то, как заверяется копия трудовой книжки, напомним, что сама трудовая книжка является собственностью трудящегося. Но она временно находится у работодателя, чтобы тот заносил в документ все необходимые сведения о профессиональной деятельности гражданина.
Чтобы получить на руки трудовую книжку, выписку из нее или копию, согласно статье 62 ТК РФ, человеку надо не просто попросить о подготовке документа сотрудника отдела кадров, он должен обратиться к начальству в письменном виде. Ниже представлен образец заявления на выдачу копии.
Его форма на законодательном уровне не установлена, поэтому обращение можно составить произвольно, но с учетом требований к кадровой документации (кому и от кого написано, причина и основания для обращения, дата и личная подпись заявителя). Заявление может быть составлено от руки или с помощью компьютера, как показывает образец.
В последнем случае важно, чтобы обращение было подписано лично заявителем.
Дело в том, что выдавать оригинал трудовой книжки на руки работнику, пока он оформлен и работает на этом предприятии, сотрудник отдела кадров не имеет права. Но если работнику требуется предоставить сведения о его трудовой деятельности, он может попросить работодателя сделать выписку из трудовой или сделать ее заверенную копию.
Мнение эксперта
Новиков Олег Тарасович
Юрист-консульт с 7-летним стажем. Специализируется в области уголовного права. Член ассоциации юристов.
Для получения документа необходимо посетить отдел кадров и оставить там заявление с просьбой предоставить копию документа. В трехдневный срок работодатель обязан выдать ее. По просьбе работника работодатель может оформить один из двух видов документа – выписка или копия.
Выписка – это копия части страниц трудовой книжки. Такой документ может потребоваться для оформления загранпаспорта, там требуется указание мест работы за последние 10 лет. В общем случае, выписка требуется, если необходимо предоставить информацию за отдельный период, а деятельность в остальное время не имеет значения для учреждения.
Сколько времени действует копия трудовой книжки
Любая заверенная ксерокопия документа имеет свой срок действия. Не является исключением и копия трудовой книжки сотрудника. В законе нет определенных временных рамок по поводу такого документа. В организации, куда человек обратился по какому-либо вопросу, должны быть установлены свои определенные правила, связанные со сроками копий документации. Для правильного ответа на вопрос, сколько действительна копия трудовой книжки, нужно рассмотреть, для чего может потребоваться данный документ. Основные организации, которые могут потребовать копию книжки работника:
- банк;
- управление Федеральной миграционной службы;
- посольство;
- социальная защита;
- суд и т. д.
Целью предоставления копии данного документа является:
- кредит, субсидия;
- загранпаспорт;
- виза;
- пособие;
- судебное разбирательство;
- усыновление и т.д.
Копия трудовой книжки для банка
Согласно трудовому законодательству трудовая книжка хранится у работодателя и выдается в строго оговоренных в законе случаях. Предоставление в банк для получения кредита к ним не относится.
Если гражданину необходимо предоставить в банк информацию о своей трудовой деятельности, понадобится копия трудовой книжки.
Работник имеет право обратиться за ее выдачей к работодателю путем представления письменного заявления об этом, и тот обязан выдать заверенную надлежащим образом копию безвозмездно в течение трех дней с момента обращения (ст. 62 ТК РФ).
В копии трудовой книжки для банка обычно заверяются все страницы (на листе может быть как один, так и два разворота трудовой книжки). После последней записи о приеме на работу должна быть проставлена надпись синей ручкой: «Продолжает работать по настоящее время в должности такой-то. Номер записи, текущая дата». Эта надпись должна быть заверена подписью должностного лица (с указанием должности).
Особенности справки о доходах по форме банка
Довольно часто размер дохода в справке 2-НДФЛ недостаточен для приобретения кредита или ипотеки. Работодатель может указать только официальную часть зарплаты, данные о работе на полставки, например, там не предусмотрены. Для решения этой проблемы банки предлагают заполнять другую справку – по разработанной кредитором форме.
Справка о зарплате по форме банка содержит полную и достоверную информацию о реальном (в том числе неофициальном) доходе человека. Работодатель не боится указывать в ней реальные размеры дохода, потому что банк не вправе разглашать эти данные, в том числе и в налоговую инспекцию.
Каждый банк разрабатывает собственную форму справки, но они все содержат схожие поля с 2-НДФЛ, разве что размер удержанных налогов совершенно банк не интересует. Точно также указываются данные об организации, ее реквизиты и адрес. О работнике заполняются поля ФИО, его должность и трудовой стаж.
В специальную таблицу бухгалтер предприятия вносит ежемесячную сумму зарплаты работника, именно ту, которую он получает на руки. Далее эти цифры суммируются и выводится общий итог за указанный период. Следует отметить, что не стоит указывать нереальные суммы, так как банк может проверить средний уровень зарплаты по такой же должности в целом по региону.
Взять бланк справки по форме банка можно непосредственно в самой кредитной организации или скачать с ее официального сайта.
Период действия справки по форме банка немного меньше, чем срок действия справки 2 НДФЛ для ипотеки, как правило, он составляет всего 10-30 дней. Это связано с тем, что такой документ неофициальный. Есть вероятность, что работник возьмет справку и уволится. Поэтому все кредиторы сокращают время ее актуальности.
Рекомендуемая статья: Как подать онлайн заявку на ипотеку в Сбербанке без первоначального взноса
Как долго действительна копия трудовой книжки?
Заверенная работодателем копия трудовой книжки, также известная как выписка из трудовой книжки, имеет определенный срок действительности.
Согласно законодательству Российской Федерации, копия трудовой книжки является действительной в течение 3-х лет со дня заверения работодателем.
Это означает, что работник может предоставить такую копию в качестве документа, подтверждающего свой трудовой стаж, в течение указанного срока.
Тем не менее, существуют некоторые исключения, когда требуется действительность копии трудовой книжки в течение более длительного периода времени.
- Если работник участвовал в трудовом контрольном мероприятии, таком как аттестация, то копия трудовой книжки должна сохранять свою действительность до окончания данного мероприятия.
- Если работник представляет копию трудовой книжки для получения пенсии, то она должна быть действительна до момента установления данной пенсии.
В этих случаях, копия трудовой книжки должна сохраняться и быть действительной до указанного события или даты.
Важно отметить, что копия трудовой книжки должна быть заверена работодателем, чтобы быть признана действительной. Без такого заверения, копия не будет иметь юридической силы.
Какие документы удостоверяют действительность копии трудовой книжки?
Одним из основных документов, подтверждающих действительность копии трудовой книжки, является заверенная работодателем копия самой трудовой книжки. Работодатель должен поставить свою подпись и печать на каждой странице копии трудовой книжки.
Кроме того, для удостоверения действительности копии трудовой книжки работодатель должен предоставить следующие документы:
- Свидетельство о государственной регистрации работодателя — это документ, выданный компетентными органами, который подтверждает осуществление деятельности работодателем;
- Копия документа учреждения, подтверждающего полномочия работодателя — это документ, выданный уполномоченным органом, который подтверждает полномочия работодателя для заверения копии трудовой книжки;
- Документы, подтверждающие подлинность сведений в копии трудовой книжки — это могут быть, например, приказы о приеме на работу, трудовые контракты, расчетные листы и другие документы, свидетельствующие о трудовой деятельности работника;
- Протокол собрания работодателя с участием работников — это документ, подтверждающий, что работодатель принимал решение о заверении копии трудовой книжки и о приглашении работника присутствовать на этом собрании;
- Доверенность на лицо, заверяющее копию трудовой книжки — это документ, который выдает работодатель сотруднику своей организации и уполномочивает его на заверение копий документов.
Совокупность этих документов позволяет удостоверить действительность копии трудовой книжки и дает правовую защиту работнику в случае необходимости представления этой копии в различных инстанциях.
Когда нотариус не может заверить копию трудовой книжки
В 2020 году действуют правила, согласно которым трудовая книжка не всегда заверяется нотариусом, которому предоставлены её образцы. Причины отказа в следующем:
- часть или вся информация в книжке заполнена карандашом, а значит, может быть просто подделанной;
- в образце присутствуют ошибки, исправления, подтеки и другие недочеты, указывающие, что документ может быть поддельным;
- образец поврежден, из него вырваны страницы и есть другие серьезные проблемы, из-за которых невозможно разобрать запись;
- имеются подделанные или скопированные подписи руководителей (невозможно уточнить их подлинность);
- данные в трудовой книжке оформлены неправильно, есть неточности;
- оригинал трудовой книжки не предоставлен нотариусу для сравнения с данными копии.
Может ли кадровик заверить трудовую книжку
Образец заверения трудовой книжки До 1 июля действует еще старый порядок по заверению копий этих бланков. Поэтому, не будет считаться ошибкой, если ответственное лицо выполнить процедуру без нововведений. Рассмотрим образец заверения трудовой книжки, действующий до 1 июля 2021 года: КОПИЯ № записи Дата Сведения о приеме на работу, переводу на другую работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона) Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись Число Месяц Год 1 2 3 4 Общество с ограниченной ответственностью «Тюльпан» (ООО «Тюльпан») 10 19 02 2021 Принят на должность инженера по безопасности Приказ №7-К от 19.02.2019 11 07 03 2021 Продолжает работать по настоящее время Верно. Второй по популярности организацией, которая запрашивает трудовую, является отдел ОФМС при выдаче загранпаспорта. Сюда необходимо предоставлять заверенную копию трудовой, хотя основное значение имеют только места работы за последние 10 лет. Несмотря на то, что приказ МВД отменил необходимость предоставления документа, многие отделы все равно продолжают его запрашивать.
Сколько времени действует копия трудовой книжки
Любая заверенная ксерокопия документа имеет свой срок действия. Не является исключением и копия трудовой книжки сотрудника. В законе нет определенных временных рамок по поводу такого документа. В организации, куда человек обратился по какому-либо вопросу, должны быть установлены свои определенные правила, связанные со сроками копий документации. Для правильного ответа на вопрос, сколько действительна копия трудовой книжки, нужно рассмотреть, для чего может потребоваться данный документ. Основные организации, которые могут потребовать копию книжки работника:
- банк>
- управление Федеральной миграционной службы>
- посольство>
- социальная защита>
- суд и т. д.
Целью предоставления копии данного документа является:
- кредит, субсидия>
- загранпаспорт>
- виза>
- пособие>
- судебное разбирательство>
- усыновление и т.д.
Законодательством не установлено конкретного срока действия копии книжки, поэтому этот момент вызывает у многих споры. Каждая организация, запрашивающая копию, должна устанавливать собственные требования к ней. В зависимости от того, для какой цели она необходима, срок действия копии может быть установлен различный. В большинстве случаев она требуется:
- в кредитных организациях при оформлении запроса для получения займа или кредита;
- в ПФР для подтверждения своего трудового стажа;
- в Посольстве разных стран для получения разрешения на въезд;
- в социальных органах для оформления пособий;
- в судебных инстанциях для подтверждения места трудоустройства.