Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила написания объяснительной записки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если смотреть по закону, то у сотрудника нет обязанности писать объяснительную записку — только право. Однако лучше не вступать в прямую конфронтацию с работодателем и составить этот документ в произвольной форме в тот же день, когда попросят. Написание объяснительной также может стать поводом для обсуждения действующих в компании правил и уточнения ряда давно волновавших вас вопросов.
Когда и зачем пишут объяснительную записку
Обычно работодатель просит написать объяснительную в двух случаях:
- сотрудник нарушил трудовые правила и обязанности;
- руководителю необходимо разобраться в произошедшей ситуации и найти виновных.
Во втором случае записку могут попытаться заставить писать даже свидетелей произошедшего, что не всегда является обоснованным требованием со стороны работодателя. Однако если вы невиновны, то объяснительная записка вполне может стать для вас своеобразным алиби.
Подытожим. У работодателя есть право требовать написать объяснительную записку, если сотрудник:
- нарушил трудовую дисциплину;
- пренебрёг внутренними правилами трудового распорядка или другими локальными актами в компании;
- не соблюдал свои обязанности, которые указаны в трудовом договоре или должностной инструкции;
- является возможным участником нарушения среди группы сотрудников.
Даже минутное опоздание может стать причиной для составления письменного объяснения — записки, если в одном из подписанных вами при приёме на работу документов указана недопустимость опозданий.
В свою очередь, для сотрудника объяснительная — это самый простой способ оправдаться или объяснить свою точку зрения. Её стоит написать хотя бы для того, чтобы ваши показания были задокументированы. В этом смысле не помешает сфотографировать готовую объяснительную записку, а также попросить работодателя дать вам ответную записку в свободной форме, где он укажет, что получил от вас объяснительную такого-то числа.
Образцы объяснительных записок
Как именно писать объяснительную, зависит от того, что произошло и какие требования по её написанию есть в организации. Объём текста в записке не ограничивается, но не следует делать его слишком большим.
Например, если вы опоздали, можно просто написать в теле записки:
Я, Иванов Иван Иванович, опоздал на работу 27.04.2022 на 15 минут в связи с тем, что попал в пробку и не мог повлиять на ситуацию. Из дома вышел заранее, с запасом времени.
Когда задержка связана с посещением врача, можно написать так:
Я, Дубровская Анна Александровна, была вынуждена опоздать на работу 21.03.2023 из-за посещения врача. Согласно его назначениям, мне необходимо было экстренно сдать анализы, это заняло дополнительное время. Ксерокопию назначения врача прилагаю.
Вообще, если есть документы, которые могут обелить вашу репутацию перед начальником, лучше приложить их фото или ксерокопии к объяснительной. Заверять где-либо такие документы необязательно.
Если вы вынужденно задержались, будучи в здании своего офиса, это также нужно отметить:
15 апреля 2023 года я пришёл на работу вовремя, но застрял с другими сотрудниками бизнес-центра в лифте, где провёл 1 час 15 минут — до 10:15 (мск). Подтвердить данный факт может управляющая компания бизнес-центра.
Если непоявление на важных переговорах связано с другой задачей от вашего руководителя, необходимо указать это в записке:
10 июня 2022 года я не смог присутствовать в 9 утра на переговорах с ООО «Консалт-Резалт», так как по поручению моего руководителя, Петрова Ивана Петровича, находился на деловой встрече с другим партнёром — ООО «СимДимСин». Факт встречи может подтвердить представитель партнёра — Лобашёв Иван Семёнович.
Кстати, в последнем случае есть смысл просить руководителя заранее писать о встрече вам на электронную почту. Это поможет иметь на руках неоспоримое доказательство поставленной начальником задачи, что важно в случае наложения нескольких задач друг на друга по времени.
Если проступок более существенный, следует рассказать в объяснительной записке о нём как можно подробнее, но опираясь только на факты. При этом факты желательно подбирать те, которые можно подтвердить — записью с камеры наблюдения в лифте или на парковке, свидетельствами очевидцев, полученными обычными или электронными письмами либо другим образом.
Можно ли отказаться писать объяснительную
Конституция РФ позволяет не давать показания против себя. И это касается не только преступлений и административных правонарушений. Тот же принцип применим и к трудовому законодательству.
Если человек считает необходимым оправдать себя, он может использовать для этой цели любые юридические методы и приводить любые пояснительные аргументы.
В том случае, когда работник полагает, что его пояснения могут ему навредить или он вовсе не имеет к этому желания, то он не обязан писать объяснительную записку.
Последствия отказа от составления объяснительной. Работник имеет право отказать писать объяснительную на любом этапе. Но вот не возникнет ли вопрос, что сотрудник что-то скрывает? Руководитель в первую очередь подумает о том, что работник всё же виновен. Ведь объяснений не поступало. В любом случае, право на защиту и объективный процесс предоставляется работнику.
Это можно истолковать так, как если бы сотрудник совершил серьезный проступок специально. И наказание в этом случае может быть более суровым, чем когда преступление было совершено правильно и без злого умысла.
Работники должны понимать, что их работодатели не могут знать, что с ними происходит, пока они не говорят об этом. Объяснительный документ — одна из форм этого исключения. Это официально, не всегда приятно и часто заканчивается назначением дисциплинарных мер. Однако серьезность этих мер зависит от предоставленных причин. И разница здесь от устного замечания до понижения в должности или увольнения.
Когда могут уволить? Уволить сотрудника за отказ написать объяснительную записку невозможно. Такие работники могут быть уволены или наказаны только за сам проступок, иными словами, за неисполнение или некорректное исполнение работником возложенных на него трудовых обязанностей. И сотрудник не обязан писать объяснительную записку. Но тем не менее, наказания за тот или иной проступок не избежать.
Затребование письменных объяснений
Итак, «до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение». Как видите, закон не указывает точно, должно ли требование объяснений происходить в устном или письменном виде. В особенно сложных случаях, когда и работник, и работодатель настроены очень серьезно и намерены идти, что называется, до победного конца, работодатель должен запросить у работника объяснения письменно, чтобы потом иметь возможность подтвердить соблюдение процедуры, предписанной для наложения дисциплинарных взысканий статьей 193 ТК РФ (Пример 1). Утвержденной формы этого кадрового документа никогда не существовало, потому в каждой организации его оформляют на свой лад. Даже вид документа для этого используют разный (уведомление, требование, письмо и др.), хотя корректнее называть его именно «требование», потому что в ч. 1 ст. 193 ТК РФ говорится о том, что нужно «затребовать» письменное объяснение1. Уведомление по смыслу имеет другой оттенок – происходит информирование и нет требования что-либо сделать. Письмо – исходящий документ, который направляется в стороннюю организацию или физическому лицу, а работник не такой уж «чужой» человек.
Следует помнить, что «дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка» (ч. 3 ст. 193 ТК РФ). Факт его обнаружения подтверждается актом, а не требованием. Поэтому от даты обнаружения (которая в идеале должна совпасть с датой составления акта) и следует отсчитывать этот месяц, а не от даты затребования письменных объяснений.
От даты требования отсчитывается другой срок – 2 дня для дачи письменного объяснения (см. Пример 3). Поэтому важно не только оформить требование, но и доказать, что оно было вручено работнику либо он отказался от его получения. Для этого внизу листа можно сразу сделать соответствующие заготовки (помечены цифрами 1 и 2 в Примере 1): если не оформляется первая (подпись о получении требования), то оформляется вторая (свидетели подтверждают факт отказа работника получить этот документ, данная отметка избавляет от необходимости составлять отдельный акт по этому поводу).
На чье имя пишется объяснительная записка?
Чтобы точно ответить на этот вопрос, нужно заглянуть в Правила внутреннего трудового распорядка, которые должны действовать в каждой организации. Скорее всего, там написано, что работник подчиняется своему непосредственному начальнику и генеральному директору. Тогда и объяснительную в случае чего работник будет писать на имя или своего начальника, или генерального директора.
Локальными нормативными актами может быть установлена другая иерархия: например, члены рабочей группы подчиняются руководителю этой группы, несмотря на то, что представляют в ней разные подразделения. Руководитель группы может попросить письменные объяснения только в том случае, если проступок связан с работой группы.
Таким образом, служба безопасности, менеджер по корпоративной культуре, начальник управления по персоналу не вправе требовать объяснений от не подчиняющихся им работников других отделов, если это прямо не прописано в локальных нормативных актах организации. Правда, соответствующие полномочия этим и другим должностным лицам еще могут быть делегированы генеральным директором приказом (например, председателю комиссии по расследованию конкретного инцидента). См. подписи в Примерах 1 и 2, отмеченные восклицательным знаком.
Реквизиты объяснительной записки
Форма объяснительной записки относительно свободна. Никто не требует от работника досконального знания стандартов оформления документов, хватит и соблюдения необходимого минимума.
Сверху в правой части листа в столбик пишется информация о том, кому и кем адресована объяснительная записка. Работник должен указать свое структурное подразделение, должность, а также полные фамилию, имя и отчество. Наименование вида документа – объяснительная записка – пишется по центру, спустя несколько строк (обычно с большой буквы или только заглавными буквами, как показано в Примере 4). В Примере 5 продемонстрирован устаревший вариант, где наименование вида документа пишется полностью маленькими буквами и после ставится точка, т.е. вся «шапка» как бы могла быть прочтена единым предложением; такие варианты оформления раньше встречались и у заявлений.
Как правильно писать объяснительные записки? Почему пишется от руки?
Объяснительная записка составляется по требованию руководителя, но возможно и проявление собственной инициативы. В случае расследования, предоставление документа обязательно в течение 2-х рабочих дней. Но возможно назначение других сроков (при договоренности сторон). Эксперты рекомендуют составлять объяснительную записку руководителю в максимально сжатые сроки. Это действие позволит предотвратить развитие негативной ситуации.
При составлении объяснительной записки необходимо учитывать ряд требований:
-
Написание записки, связанное с опозданием на работу сопровождается соблюдением установленной формы. Нарушителю необходимо доказать уважительную причину.
-
Написание записки, связанное с болезнью человека. В данной ситуации необходимо предоставить расширенную информацию о заболевании. После выздоровления, факт заболевания подтверждается больничным листом.
-
Написание записки, связанное с невыполнением поручений руководства, а также обязанностей, прописанных в Трудовом договоре. Обязательно необходимо указать объективные причины, вследствие которых было допущено нарушение.
Писать объяснительную записку под диктовку руководящего лица недопустимо. Это действие часто сопровождается созданием искусственных доказательств, которые могут быть использованы против работника с целью дисциплинарного взыскания (в данную категорию входит и увольнение по виновным основаниям).
Если гражданин РФ не согласен с тем, что совершил дисциплинарный проступок, обязательно указываются:
-
Мотивы действий. Обязательно необходимо их указать. Совершение определенных действий может привести к серьезным последствиям.
-
Факт допущенного нарушения. Руководителю необходимо учесть все обстоятельства.
-
Отсутствие серьезных последствий. Некоторые действия сотрудника могут привести к общему нарушению производственного процесса, включая создание аварийных ситуаций.
Возможность возмещения ущерба. В записке можно указать возможность добровольного возмещения ущерба.
При составлении акта дисциплинарного проступка, составление объяснительной записки обязательно. Она включается в общие материалы служебного расследования. При рассмотрении вопроса в судебном порядке, судья изучает все обстоятельства, привлекшие к наступлению негативных последствий.
При составлении объяснительной записки, обязательно необходимо указать следующие пункты:
-
ФИО должностного или уполномоченного лица на имя, которого составляется записка;
-
ФИО сотрудника, с указанием должности и подразделения;
-
обстоятельства и факты, приведшие к совершению или не совершению определенного действия;
-
объяснения сотрудника (писать можно в произвольной форме);
-
дата составления документа, а также личная подпись человека.
В объяснительной обязательно фиксируется факт ее получения руководящим или уполномоченным лицом. Принимающая сторона обязана указать соответствующий номер, а также подкрепить действие подписью.
Для чего нужно писать объяснительную?
Объяснительная записка – это оптимальный способ оправдания перед руководством. Примечательно, что объяснения могут потребоваться абсолютно всем от рядового сотрудника компании, до школьника. Объяснительные пишут родители в школу, сотрудники при прогуле, болезни и т.д. Оснований для составления письменного объяснения очень много.
Основное назначение объяснительной:
-
разъяснение причин невыполнения требований;
-
разъяснение причин выполнения определенных действий;
-
доказательство отсутствия факты вины;
-
смягчение наказания при нарушении правил, установленных Трудовым кодексом.
Объяснительную записку можно составлять повсеместно для организации, где работает гражданин РФ, а также для учебного заведения. Составить документ необходимо при невозможности выполнения возложенным обязательств (сотрудникам), а также при отсутствии возможности посещения школы. Причиной выступает: болезнь, по семейным обстоятельствам и другие непредвиденные ситуации. Основой объяснительной выступает предоставления объяснений в случае невыполнения или выполнения определенных действий.
Затребование письменных объяснений
Итак, «до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение». Как видите, закон не указывает точно, должно ли требование объяснений происходить в устном или письменном виде. В особенно сложных случаях, когда и работник, и работодатель настроены очень серьезно и намерены идти, что называется, до победного конца, работодатель должен запросить у работника объяснения письменно, чтобы потом иметь возможность подтвердить соблюдение процедуры, предписанной для наложения дисциплинарных взысканий статьей 193 ТК РФ (Пример 1). Утвержденной формы этого кадрового документа никогда не существовало, потому в каждой организации его оформляют на свой лад. Даже вид документа для этого используют разный (уведомление, требование, письмо и др.), хотя корректнее называть его именно «требование», потому что в ч. 1 ст. 193 ТК РФ говорится о том, что нужно «затребовать» письменное объяснение. Уведомление по смыслу имеет другой оттенок – происходит информирование и нет требования что-либо сделать. Письмо – исходящий документ, который направляется в стороннюю организацию или физическому лицу, а работник не такой уж «чужой» человек.
Следует помнить, что «дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка» (ч. 3 ст. 193 ТК РФ). Факт его обнаружения подтверждается актом, а не требованием. Поэтому от даты обнаружения (которая в идеале должна совпасть с датой составления акта) и следует отсчитывать этот месяц, а не от даты затребования письменных объяснений.
От даты требования отсчитывается другой срок – 2 дня для дачи письменного объяснения (см. Пример 3). Поэтому важно не только оформить требование, но и доказать, что оно было вручено работнику либо он отказался от его получения. Для этого внизу листа можно сразу сделать соответствующие заготовки (помечены цифрами 1 и 2 в Примере 1): если не оформляется первая (подпись о получении требования), то оформляется вторая (свидетели подтверждают факт отказа работника получить этот документ, данная отметка избавляет от необходимости составлять отдельный акт по этому поводу).
Пишите объяснительную по классическому стандарту. Не стоит делать важный документ поводом для публикации на удафф.ком. Стандартный вариант объяснительной записки выглядит примерно так. «Такого то числа, такого то месяца и года произошло то-то и то–то. Я, ФИО, по данному происшествию, могу пояснить следующее». Не обращайте внимания на корявость канцелярита — вы здесь не роман пишете. И канцелярский язык — ваш верный друг, хотя бы потому, что допускает только одно истолкование любой фразы. Если ваш проступок действительно ужасен, не забудьте волшебную фразу всех летчиков и милиционеров «В сложившейся обстановке я действовал в соответствии со сложившейся обстановкой». Не обращайте внимания на тавтологию. Данные граждане в написании объяснительных и рапортов понаторели. Все это пригодится для использования в дальнейшем судебном процессе.
Иногда трудящиеся интересуются, сколько объяснительных нужно для увольнения. Ответ на него таков: дело не в количестве подобных записок, а в том, как руководство на них реагирует. Данный документ начальство обязано запросить перед тем, как применить к подчиненному дисциплинарное взыскание (ст. 193 Трудового кодекса РФ).
Именно наличие дисциплинарного взыскания у сотрудника, неоднократно не исполнившего свои трудовые обязанности, является одним из поводов для его увольнения. Однако оформление объяснительной далеко не всегда влечет наложение на работника «наказания» в виде выговора или замечания. И если работодатель довольствуется объяснениями сотрудника и не применяет к нему никаких взысканий, то таких бумаг может быть написано сколько угодно – это не явится причиной для увольнения по инициативе организации.
Как правильно написать объяснительную, разъяснительную записку, чтобы не наказали: советы
Избежать наказания за нарушение поможет правильно составленная объяснительная.
ВАЖНО: Существует мнение, что работник, который пишет «объяснительную» записку, уже соглашается с тем, что в дальнейшем его обвинят в произошедшем. Но если написать «пояснительную» или «разъяснительную» — он будет признан невиновным. Это заблуждение, поэтому не стоит придумывать новые названия для объяснительной записки, а лучше грамотно составить ее текст.
Успех объяснительной записки зависит от точности соблюдения таких правил:
- Информация должна четко и кратко объяснять ситуацию.
- Стиль записки должен быть деловым. Неуместны в тексте объяснительной витиеватые фразы, красноречивые обороты.
- Ни в коем случае нельзя пытаться переложить свою вину на другого работника или скрыть значимые факты.
- В конце повествования будут уместны извинения и обещания впредь быть внимательнее.
- Следует использовать для написания объяснительной чистый лист, писать разборчиво и аккуратно.
Если работник не согласен с обвинением
Если работник не согласен с вменяемым ему работодателем обвинением, отказываться от написания объяснительной записки не стоит. Как уже было отмечено выше, директор в любом случае получит право на применение в отношении своего подчинённого дисциплинарного взыскания. В такой ситуации необходимо максимально детально изложить свою позицию на бумаге, чтобы начальник смог её понять.
Может сложиться ситуация, в которой работодатель накажет сотрудника, а тот всё равно будет не согласен с наказанием. В таких случаях необходимо обращаться с жалобой в трудовую инспекцию. Представители государственного органа разберутся в сложившемся инциденте, и, если работник окажется прав, снимут действие взыскания.
Инструкция по написанию объяснительной записки
Ранее по тексту уже отмечалось, что записка пишется в свободной форме. Для удобства работы с бумагой разделим её на три структурных элемента: реквизиты, предмет и подпись работника.
Первым делом разберёмся именно с реквизитами. В правом верхнем углу листа бумаги отмечаем, кому и от кого направляется документ. Для этого сначала в дательном падеже прописываем ФИО руководителя и его должность на предприятии, а затем в родительном ФИО работника и его должность согласно штатному расписанию. Чуть ниже указываем населённый пункт, в котором и происходят события, дату написания бумаги. Напоминаем, что короткие сроки проведения процедуры диктуются Трудовым кодексом и простановка даты имеет крайне большое значение.
Переходя к основной части, необходимо отметить, по поводу чего даются объяснения. Ссылаемся на имевший место инцидент, указывая конкретную дату и время (если известно), объясняем причины произошедшего. Если руководитель сочтёт их существенными, наказания может и не последовать.
Примеры предложений с данным словом:
Ниже приведены несколько примеров предложений, в которых используется данный слово:
- Объяснительная записка является письменным документом, который используется для объяснения причин или обстоятельств возникновения определенных ситуаций.
- В объяснительной записке следует указывать дату составления, личные данные автора, а также детальное описание ситуации, которую необходимо объяснить.
- Важно составить объяснительную записку в ясной и лаконичной форме, чтобы избежать недоразумений и недостоверных интерпретаций.
- Объяснительная записка должна быть составлена в соответствии с требованиями правовой системы, чтобы быть признанной действительной и иметь юридическую силу.
- Возможные варианты использования объяснительных записок включают ситуации, связанные с невыполнением задач, пропуском сроков или другими видами несоблюдения требований.
Учет этих примеров поможет вам составить свою собственную объяснительную записку на юридически грамотный и понятный язык.