Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Выдача подотчетных сумм работникам в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Указание Центробанка № 3210-У от 11.03.2014 устанавливает новый порядок выдачи и расходования подотчетных сумм в 2023 году, в последний раз этот норматив меняли Указанием № 5587-У от 05.10.2020. ЦБ РФ разрешил вести кассовые операции с применением устройств, которые функционируют в автоматическом режиме без участия работников. Теперь кассиры вправе не требовать от получателей денег удостоверение личности, хотя и обязаны убедиться, что перед ними лицо, указанное в расходном ордере.
Чем регулируется подотчет
Кассирам запретили выдавать денежные купюры с повреждениями: загрязнением поверхности лицевой или оборотной сторон, которые привели к снижению яркости изображения на 8% и более, с посторонними надписями или рисунками, состоящими из двух и более знаков или символов, с оттисками штампа или пятнами диаметром 5 мм и более. Если банкнота содержит одно и более из указанных повреждений и другие, которые описаны в пункте 2.9 Положения Банка России № 630-П от 29.01.2018, ее надо сдать в банк. Принимать в кассу наличные деньги, признанные неплатежеспособными, запрещено — это предусматривают новые правила работы с подотчетниками из указаний Центробанка.
Образец приказа о выдаче подотчетных сумм
Если вы прочли все вышеизложенное, значит перед вами стоит задача по формированию приказа о выдаче подотчетных сумм, с которым вы прежде не сталкивались. Ниже находится пример документа, на основе которого вам без труда удастся составить собственное распоряжение.
Вначале бланка напишите:
- наименование организации;
- наименование приказа;
- его номер, дату, место составления.
После этого переходите к основному блоку. Тут укажите:
- обоснование и основание для создания приказа;
- на кого возлагается обязанность по выдаче подотчетных сумм;
- максимальный размер сумм;
- период, на который они могут выдаваться;
- работников, которые имеют право получать в кассе необходимые денежные средства;
- ответственное за исполнение данного приказа должностное лицо.
В заключение соберите подписи всех сотрудников, которые указаны в документе.
Какие документы приложить
Принят авансовый отчет может быть только в том случае, если к нему приложены документы, подтверждающие целевое использование денежных средств, выданных в подотчет. Например, при отправлении сотрудника в командировку ему выдаются средства на проезд, проживание. Он может отчитаться квитанциями, выданными в гостинице, приложить билеты на проезд до места командировки и обратно.
Если сотрудник проживает в частном секторе, то допустимо приложить договор с собственником жилья, сдавшим помещение для проживания в аренду, и расписка в получении оплаты. В документах должно быть достаточно информации о физическом лице, оказавшем услугу, чтобы идентифицировать его личность.
Когда деньги выдаются на приобретение ТМЦ, то основанием служит накладная, кассовый и товарный чек.
Изменения в определении полномочий в 2024 году
В 2024 году вступят в силу изменения, касающиеся определения полномочий при выдаче в подотчет. Они направлены на усиление контроля и предотвращение злоупотреблений.
Одним из основных изменений будет сужение списка лиц, которым может быть выдана подотчетная сумма. Теперь выдача в подотчет будет возможна только сотрудникам, имеющим особые обязанности и перечень которых будет определен внутренними документами организации.
Также будет установлен предельный лимит суммы, которую можно выдать в подотчет за один раз. Это поможет минимизировать риски и снизить возможность злоупотреблений. При этом сотруднику будет предоставлена возможность подать заявку на выдачу в подотчет большей суммы, но это потребует специального разрешения руководителя.
Важным изменением является введение обязательной отчетности по подотчетным суммам. Каждый сотрудник, получивший подотчетную сумму, будет обязан предоставить отчет о ее использовании в установленный срок. Это позволит контролировать целевое использование денежных средств.
Кроме того, будут установлены новые требования к оформлению подотчетной документации. Будет введена специальная форма для заявок на выдачу в подотчет и штрих-код для идентификации каждого документа. Это позволит снизить возможность подделки и упростить процесс работы сотрудников с подотчетными суммами.
В целом, изменения в определении полномочий при выдаче в подотчет в 2024 году направлены на обеспечение прозрачности, контроля и усиления защиты от злоупотреблений. Это поможет повысить эффективность работы и укрепить доверие к системе выдачи в подотчет.
Изменения в бухгалтерии в 2023 году: таблица
| Что изменилось | Как применять | С какой даты действует, основание |
|---|---|---|
| Единый налоговый платеж | ||
| Организации и ИП будут перечислять налоги и взносы единым налоговым платежом на единый налоговый счёт |
Определение ЕНП и ЕНС появится новой статье 11.3 НК. В ней говорится, на какие даты будут отражать обязательства перед бюджетом, на основании каких документов. Задолженность будут учитывать в совокупности и с этой суммы насчитают пени. Налог на профдоход, сборы за пользование объектами животного мира и за пользование объектами водных биологических ресурсов можно, но необязательно платить посредством ЕНП. |
С 1 января 2023 года. П. 2 и 17 ст. 1 и п. 1 ст. 5 Закона от 14.07.2022 № 263-ФЗ |
| Меняются правила, по которым налоги и взносы можно считать уплаченными | Налог считается уплаченным на дату перечисления ЕНП, если на соответствующую дату на ЕНС отражены обязательства (начисления). Также налог считают уплаченным на дату отражения обязательства на ЕНС, если до этого на ЕНС было положительное сальдо. |
С 1 января 2023 года. П. 9 ст. 1 и п. 1 ст. 5 Закона от 14.07.2022 № 263-ФЗ |
| Вводится новая отчётность о начислениях для ЕНП | Если срок уплаты налога или взноса наступает до срока декларации или по какому-то виду платежа налоговой отчётности нет, нужно сдавать налоговое уведомление об исчисленных суммах. Срок — 25 число месяца, в котором установлен срок уплаты. |
С 1 января 2023 года. Подп. «и» п. 17 ст. 1 и п. 1 ст. 5 Закона от 14.07.2022 № 263-ФЗ |
| Взыскивать неуплаченные налоги и взносы будут по новым правилам |
Решения о взыскании отрицательного сальдо ЕНС инспекции будут размещать специальном реестре. Если сальдо изменится, сведения о корректировках направят в этот же реестр. Сумму блокировки банк будет ежедневно сверять с реестром решений о взыскании, где должна отражаться актуальная информация о сальдо по ЕНС. Сокращены сроки представления информации ИФНС в банк и банком в ИФНС. При заблокированном счёте можно будет открыть новый, но и по новым счетам ИФНС вынесет решение о блокировке. |
С 1 января 2023 года. П. 11 и 12 ст. 1 и п. 1 ст. 5 Закона от 14.07.2022 № 263-ФЗ |
| Защита капиталовложений | ||
| Установили особенности налогообложения при реализации соглашений о защите и поощрении капиталовложений (СЗПК) |
Организации со статусом участника СЗПК, где стороной соглашения является РФ, в ряде случаев получили право уменьшать платежи в бюджет на налоговые вычеты в отношении:
В целях налогового вычета уполномоченный федеральный орган власти, с которым участник СЗПК подписал соглашение, направляет в налоговую службу уведомление о налоговом вычете. ФНС в течение десяти дней со дня получения уведомления направляет его в налоговый орган по месту нахождения налогоплательщика — участника СЗПК (по месту учёта в качестве крупнейшего налогоплательщика). Форму уведомления и порядок её заполнения должно утвердить Правительство (письмо ФНС от 29.06.2022 № БС-4-21/8092). В расходах по налогу на прибыль не учитывают, например, затраты на покупку, создание, достройку, дооборудование основных средств и НМА, по которым использовали или используют право на налоговый вычет для СЗПК. При этом основные средства, по которым применили или применят налоговый вычет для СЗПК, не амортизируют. Кроме того, в отношении налога на прибыль налоговую базу по деятельности, которая связана с проектом, определяют отдельно от базы по другим видам деятельности. Убыток от реализации проекта можно перенести на будущее по правилам НК, но только по налоговой базе этого проекта. |
С 1 января 2023 года. Закон от 28.06.2022 № 225-ФЗ |
| Налог на прибыль | ||
| Перенесли срок сдачи отчётности и зафиксировали в НК срок уплаты налога |
Декларацию по налогу на прибыль необходимо сдавать на три дня раньше: не 28-го, а 25-го числа. Таким образом, с 2023 года нужно отчитываться:
Уплата авансовых платежей и налога теперь не привязаны к сроку сдачи декларации. Перечислить авансовый платеж нужно по-прежнему не позднее 28-го числа месяца, следующего за отчётным, а налог — не позднее 28 марта 2024 года |
С 1 января 2023 года. п. 1, 2 и 4 ст. 287, п. 3 и 4 ст. 289 НК, п. 22 и 23 ст. 1 Закона от 14.07.2022 № 263-ФЗ |
| В 2023–2024 годах отрицательные курсовые разницы признаются в расходах только на дату погашения обязательства |
Применяется также к обязательствам по договору банковского вклада (депозита). Аналогичные правила действуют с 2022 года в отношении положительных курсовых разниц. |
С 1 января 2023 года. Подп. 6, 6.1 п. 7 ст. 272, подп. «а», «б» п. 13 ст. 2, ч. 1, 2 ст. 5 Закона от 26.03.2022 № 67-ФЗ |
| Начинает действовать после приостановления нулевая ставка по доходам от акций российских высокотехнологичных (инновационных) компаний |
Можно применить ставку 0 процентов к доходам по операциям или выбытию акций российских компаний независимо от состава их активов, если на дату выбытия или погашения одновременно выполняются два условия:
|
С 1 января 2023 года. Абз. 2 п. 2 ст. 284.2 НК, ст. 2 Закона от 29.12.2015 № 396-ФЗ |
| Расширили перечень имущества, по которому можно применять повышающий коэффициент к основной норме амортизации |
Повышающий коэффициент не выше 3 к основной норме амортизации можно применять к:
|
С 1 января 2023 года. п. 2 ст. 259.3 НК, п. 2 ст. 1 Закона 321-ФЗ. |
| Разрешили первоначальную стоимость основных средств и НМА, которые относятся к сфере искусственного интеллекта, увеличивать на коэффициент 1,5 |
При формировании первоначальной стоимости затраты можно увеличить на коэффициент 1,5 по:
Такие объекты должны быть включены в реестры Минпромторга и Минцифры радиоэлектронной продукции и программ для ЭВМ, баз данных. |
С 1 января 2023 года. п. 1 и 3 ст. 257 НК, подп. 26 п. 1 ст. 264 НК, п. 28 и 29 ст. 1 Закона от 14.07.2022 № 323-ФЗ |
| Расширили перечень расходов, к которым можно применять инвестиционный вычет |
Инвестиционный вычет в размере до 100 процентов можно получить по основным средствам и НМА, которые относятся к сфере искусственного интеллекта. Такие объекты должны быть включены в реестры Минпромторга и Минцифры радиоэлектронной продукции и программ для ЭВМ, баз данных. |
С 1 января 2023 года. подп. 7 п. 2 ст. 286.1 НК, п. 39 ст. 1 Закона 323-ФЗ от 14.07.2022 № 323-ФЗ |
| НДС | ||
| Изменили срок уплаты НДС в бюджет |
Налогоплательщики и налоговые агенты перечисляют НДС в бюджет равными долями не позднее 28-го числа каждого из трёх месяцев, следующего за истёкшим кварталом. |
С 1 января 2023 года. Закон от 14.07.2022 № 263-ФЗ |
| Уточнили порядок возмещения НДС на основании статей 176 и 176.1 НК |
Отменили пункты 5–8, 10–12 статьи 176 НК, которые регулировали правила возмещения НДС при наличии либо отсутствии недоимки. Теперь вместо возврата денежных средств суммы, подлежащие возмещению, будут идти в счёт увеличения сальдо единого налогового счёта (ЕНС).Возместить НДС будет можно только при наличии положительного сальдо по всем налогам на ЕНС. Также уточнили порядок начисления процентов в связи с несвоевременным возвратом НДС, который был ранее возмещен. Проценты будут начисляться по истечении 10-дневного срока, исчисляемого с даты принятия решения о возмещении НДС. До 2023 года проценты начисляются по истечении 12 дней после завершения камеральной налоговой проверки. |
С 1 января 2023 года. Закон от 14.07.2022 № 263-ФЗ |
| Истёк срок освобождения от НДС реализации и ввоза племенных животных |
В период с 01.01.2016 по 31.12.2022 включительно освобождается от НДС реализация и ввоз:
Освобождение предоставляется при наличии племенного свидетельства государственной племенной службы. Если освобождение не продлят, с 1 января 2023 года при реализации и ввозе вышеуказанных товаров будет применяться ставка НДС 20 процентов. |
С 1 января 2023 года. Закон от 23.11.2020 № 375-ФЗ |
| Истёк срок освобождения от НДС ввоза воздушных судов, указанных в подпункте 21 статьи 150 НК |
В период с 01.01.2020 по 31.12.2022 включительно освобождается от НДС ввоз гражданских воздушных судов, зарегистрированных в государственном реестре гражданских воздушных судов иностранного государства. Освобождение предоставляется при условии представления в таможенный орган копии соответствующего свидетельства (сертификата). Если освобождение не продлят, с 1 января 2023 года при ввозе вышеуказанных судов будет применяться ставка НДС 20 процентов. |
С 1 января 2023 года. Ч. 2-3 ст. 3 Закона от 29.09.2019 № 324-ФЗ |
| Истёк срок применения ставки НДС 10% по внутренним авиаперевозкам пассажиров и багажа |
В период 01.07.2015 по 31.12.2022 включительно по внутренним авиаперевозкам пассажиров и багажа применяют ставку НДС 10%. Если срок действия ставки НДС 10% не продлят, такие авиаперевозки будут облагаться НДС по ставке 20 процентов. Исключением будут авиаперевозки:
Такие перевозки облагают НДС по нулевой ставке. |
С 1 января 2023 года. Ст. 4 Закона от 02.07.2021 № 305-ФЗ |
| Акцизы | ||
| Установили ставки акцизов на 2025 год |
Например, ставки на сигареты и папиросы составят 2760 рублей за 1000 шт. плюс 16 процентов расчётной стоимости, исчисляемой исходя из максимальной розничной цены, но не менее 3750 рублей за 1000 шт. При совершении подакцизных операций с автомобилями легковыми с мощностью двигателя свыше 67,5 кВт (90 л. с.) и до 112,5 кВт (150 л. с.) включительно нужно исчислять акциз по ставке 59 рублей за 0,75 кВт (1 л. с.). |
С 1 января 2023 года. Закон от 14.07.2022 № 323-ФЗ |
| НДДДУС | ||
| Уточнили параметры применения налога на дополнительный доход от добычи углеводородного сырья (НДДДУС) |
Предоставили возможность применять налог для участков недр с высокой степенью выработанности запасов углеводородного сырья и вновь вводимых участков недр, соответствующих установленным условиям. Кроме того:
Отдельные изменения распространяются на правоотношения, возникшие начиная с 2019, 2021 и 2022 года. |
С 1 января 2023 года. Закон от 28.06.2022 № 234-ФЗ |
| Налог на имущество | ||
| Не будут повышать кадастровую стоимость недвижимости в целях налога на имущество организаций и земельного налога на 2023 год |
Налоговую базу на 2023 год по налогу на имущество и земельному налогу в отношении «кадастровой» недвижимости определяют как кадастровую стоимость в ЕГРН по состоянию на 1 января 2022 года. Исключение: кадастровая стоимость выросла из-за изменения характеристик объекта, например, назначения или площади. В таких случаях налоговую базу определяют с учётом новых характеристик. Если по состоянию на 1 января 2023 года кадастровая стоимость в ЕГРН снизится по сравнения с показателем на 1 января 2022 года, при исчислении налога на имущество и земельного налогов, а также авансовых платежей за 2023 год, используйте сниженный показатель (информация ФНС от 24.03.2022). |
С 1 января 2023 года. П. 17–18 ст. 2, ч. 2 ст. 5 Закона от 26.03.2022 № 67-ФЗ |
| Освободили от обязанности российские организации подавать декларацию по налогу на имущество по «кадастровой» недвижимости |
Начиная с отчётности за 2022 год декларации по налогу на имущество в отношении «кадастровой» недвижимости российские организации подавать не должны. Вместо этого они ежегодно будут получать из ИФНС сообщение об исчисленной сумме налога. Если организация не подавала заявление на льготу и не получила такое сообщение, она обязана направить инспекторам сообщение о наличии «кадастровой» недвижимости, которую признают объектом налогообложения. Его форму налоговики пока не утвердили. Рассчитывать и перечислять в бюджет сумму авансовых платежей и налога по «кадастровой» недвижимости российские организации должны самостоятельно в общем порядке. Иностранные организации по-прежнему обязаны включать в декларацию «кадастровую» недвижимость. |
С 1 января 2023 года. Подп. «б» п. 83 ст. 2 и п. 5 ст. 10 Закона от 02.07.2021 № 305-ФЗ Приказ ФНС от 16.07.2021 № ЕД-7-21/667 |
| Изменили правила, по которым власти регионов устанавливают дифференцированные ставки по налогу на имущество |
Власти регионов вправе устанавливать дифференцированные ставки налога только в зависимости от вида недвижимости, облагаемой налогом на имущество и (или) его кадастровой стоимости. Дифференциация налоговых ставок в зависимости от категорий налогоплательщиков и (или) категорий имущества, в том числе в зависимости от площади имущества, не допускается (письмо ФНС от 01.03.2022 № БС-4-21/2451). |
С 1 января 2023 года. Подп. «а» п. 50 ст. 1 Закона от 29.11.2021 № 382-ФЗ |
| Обновили форму, формат и порядок заполнения декларации по налогу на имущество |
Подают декларацию по новой форме начиная с отчётности за 2022 год. Помимо новых штрихкодов и технических поправок в отдельных строках, налоговики:
Например, из раздела 1 декларации исключили строку 005 «Признак налогоплательщика». С её помощью ФНС определяла организации, которым продлены сроки уплаты налога и авансовых платежей в 2020 году из-за коронавируса (письмо ФНС от 07.10.2021 № БС-4-21/1421). Строки с кодами 007–040 заполняют в прежнем порядке. |
С 1 января 2023 года. Приказы ФНС от 28.01.2022 № ЕД-7-21/53, от 09.08.2021 № ЕД-7-21/739 |
| Утвердили форму, формат и порядок заполнения пояснения к сообщению об исчисленной сумме налога |
Начиная с отчётности за 2022 год в отношении объектов, облагаемых по кадастровой стоимости, организация может получить сообщение об исчисленной сумме налога с неверной суммой налога. Например, когда ИФНС при расчёте налога не учла льготу. В этом случае в течение 20 дней можно подать в ИФНС пояснения или документы, подтверждающие правильность расчёта налога (п. 6 ст. 386 НК). |
С 1 января 2023 года. Приказ ФНС от 30.03.2022 № ЕД-7-21/247 |
| УСН | ||
| Перенесли сроки уплаты авансовых платежей и налога при УСН по итогам года, а также сроки представления декларации |
Срок уплаты авансовых платежей по УСН перенесли с 25-го на 28-е число месяца, следующего за истёкшим отчётным периодом. Срок уплаты налога за год перенесли с 31 на 28 марта. Декларацию по УСН организации будут сдавать 25 марта вместо 31 марта, а ИП — 25 апреля вместо 30 апреля |
С 1 января 2023 года. П. 41 и 42 ст. 2 и п. 1 ст. 5 Закона от 14.07.2022 № 263-ФЗ |
| Вводят новые виды деятельности, которые нельзя вести на УСН |
Упрощёнку не смогут применять организации и предприниматели, если производят ювелирные и другие изделия из драгоценных металлов либо торгуют такими изделиями оптом или в розницу. |
С 1 января 2023 года. П. 2 ст. 1, п. 2 ст. 2 Закона от 09.03.2022 № 47-ФЗ |
| ЕСХН | ||
| Изменились сроки декларации по ЕСХН и срок уплаты налога по итогам года |
Срок декларации по ЕСХН перенесли с 31 на 25 марта. Срок уплаты ЕСХН за год перенести с 31 марта на 28 марта. Крайний срок уплаты авансового платежа за полугодие пока остался прежним — 25 июля. |
С 1 января 2023 года. П. 38 и 39 ст. 2 и п. 1 ст. 5 Закона от 14.07.2022 № 263-ФЗ |
| Патент ИП | ||
| Меняют перечень видов деятельности для ИП на патенте |
ПСН не будет применяться в отношении деятельности по производству ювелирных и других изделий из драгоценных металлов, оптовой и розничной торговли такими изделиями. |
С 1 января 2023 года. П. 3 ст. 1, п. 2 ст. 2 Закона от 09.03.2022 № 47-ФЗ |
| Путевой лист | ||
| Прописали в уставе автомобильного транспорта правила об электронных путевых листах |
Путевые листы можно будет формировать в электронном виде. Электронный формат для путевого листа утвердит ФНС. Оформлять в электронной форме путевой лист необязательно, его по-прежнему можно будет оформлять на бумаге. В случае использования электронного путевого листа перевозчик или водитель транспортного средства должен предоставить грузоотправителю подтверждение формирования электронного путевого листа и его реквизиты. |
С 1 января 2023 года. Закон от 06.03.2022 № 39-ФЗ |
| Прописали в уставе автомобильного транспорта правила оформления путевого листа |
Путевой лист должен содержать следующие сведения:
Конкретный состав сведений и порядок оформления утверждает Минтранс. В настоящее время аналогичные реквизиты прописаны в Правилах, утвержденных приказом Минтранса от 11.09.2020 № 368. Прописали, кто должен оформлять путевой лист при предоставлении транспортного средства в аренду с экипажем. В этом случае путевой лист оформляет арендодатель. |
С 1 января 2023 года. Закон от 06.03.2022 № 39-ФЗ |
| Кадры | ||
| Ввели обязательный контроль работодателя для пассажирских перевозок лиц с судимостью |
При приёме на работу в транспортное предприятие в сфере пассажирских перевозок работодатель должен проверять наличие судимости или факт уголовного преследования. Ранее судимые граждане за ряд преступлений работать в такси и общественном транспорте, не смогут. Для такси это – убийство, причинение тяжкого вреда здоровью, похищение человека, грабёж, разбой, преступления против половой неприкосновенности и половой свободы личности, преступления средней тяжести и более против общественной безопасности, основ конституционного строя и безопасности государства, мира и безопасности человека. Для общественного транспорта –за тяжкие и особо тяжкие преступления против общественной безопасности, основ конституционного строя и безопасности государства, мира и безопасности человека. От действующих на 1 марта 2023 года сотрудников нужно получить не позднее 1 сентября 2023 года справку об отсутствии судимости или преследования. Если работник не представит документ, его необходимо уволить по причине ограничения на занятие определёнными видами труда. |
С 1 января 2023 года. Закон от 11.06.2022 № 155-ФЗ |
| Изменили требования к полису ДМС для временно пребывающих иностранных работников |
Работодателям больше не нужно обеспечивать временно пребывающих иностранных работников полисами ДМС или договорами о предоставлении платных медицинских услуг. Эти гарантии сохраняются только в отношении высококвалифицированных специалистов, временно пребывающих в РФ. |
С 1 января 2023 года. Закон от 14.07.2022 № 240-ФЗ |
Как учитывать подотчётные суммы
Для отражения операции по выданным суммам в бухгалтерском учёте применяется специальный счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами». Он активно-пассивный, и может иметь сальдо как по дебету, так и по кредиту. Аналитический учёт по 71 счёту ведётся по каждому подотчётному лицу отдельно.
В дебете 71 счёта учитываются суммы:
- выданные работнику авансом;
- суммы перерасхода, которые работник оплатил собственными деньгами.
В кредите 71 счёта:
- суммы, по которым работник уже отчитался;
- возвращённые работником денежные средства.
Возможные проводки по операциям с подотчётными суммами:
- Дт 71 — Кт 50 — выдали деньги работнику под отчёт из кассы ;
- Дт 71 — Кт 51 — перечислили деньги с расчётного счёта;
- Дт 20 — Кт 71 — отразили расходы по основному производству;
- Дт 20 — Кт 71 — отразили административно-управленческие расходы;
- Дт 44 — Кт 71 — отразили коммерческие (представительские) расходы;
- Дт 10 — Кт 71 — отразили покупку материалов;
- Дт 60 — Кт 71 — закрыли задолженность перед поставщиком;
- Дт 71 — Кт 50 — компенсировали работнику перерасход подотчётной суммы;
- Дт 50 — Кт 71 — работник вернул часть неиспользованной суммы.
Пример:
Менеджеру по продажам ООО «Гамма» Смирнову С.С. перечислили на банковскую карту 35 тысяч рублей командировочных согласно приказу №17 от 18.01.2022 года. Смирнов С.С. находился в командировке с 19.01.2022 по 25.01.2022 года. За время командировки им потрачено 32,57 тысяч рублей. 01.02.2022 он сдал авансовый отчёт и вернул неиспользованные 2,43 тысяч рублей в кассу.
| Операция | Дт | Кт | Сумма, рублей |
|---|---|---|---|
| Перечисление командировочных | 71 | 51 | 35000 |
| Отразили коммерческие расходы | 44 | 71 | 32570 |
| Вернул в кассу остаток суммы | 50 | 71 | 2430 |
| Внесли сумму на расчётный счёт | 51 | 50 | 2430 |
Чем регулируется подотчет
Указание Центробанка № 3210-У от 11.03.2014 устанавливает новый порядок выдачи и расходования подотчетных сумм в 2023 году, в последний раз этот норматив меняли Указанием № 5587-У от 05.10.2020. ЦБ РФ разрешил вести кассовые операции с применением устройств, которые функционируют в автоматическом режиме без участия работников. Теперь кассиры вправе не требовать от получателей денег удостоверение личности, хотя и обязаны убедиться, что перед ними лицо, указанное в расходном ордере.
Кассирам запретили выдавать денежные купюры с повреждениями: загрязнением поверхности лицевой или оборотной сторон, которые привели к снижению яркости изображения на 8% и более, с посторонними надписями или рисунками, состоящими из двух и более знаков или символов, с оттисками штампа или пятнами диаметром 5 мм и более. Если банкнота содержит одно и более из указанных повреждений и другие, которые описаны в пункте 2.9 Положения Банка России № 630-П от 29.01.2018, ее надо сдать в банк. Принимать в кассу наличные деньги, признанные неплатежеспособными, запрещено — это предусматривают новые правила работы с подотчетниками из указаний Центробанка.
Если работник потратил личные деньги
Если работник в интересах организации потратил личные деньги, он может получить их обратно по новым правилам подотчета в 2023 году. Для этого необходимо заполнить специальную форму — заявление о расходах. В заявлении указываются все подотчетные расходы, а также их суммы.
После заполнения заявления о расходах, работник должен предоставить его в бухгалтерию для проверки и подтверждения. Если расходы подотчетные и соответствуют правилам, указанным в отчете, то работник может получить компенсацию наличными или на свою банковскую карту.
Однако, если суммы расходов превышают установленные организацией пределы, то работник должен предоставить отчет о расходах, где детально перечислены все суммы и их назначение. Отчет должен быть заполнен в соответствии с правилами и предоставлен в бухгалтерию для проверки и согласования.
Обязательно заявление на выдачу денег под отчет
Согласно новым правилам, работы с подотчетными деньгами будет осуществляться через выдачу денег под отчет. Подотчетные суммы выдаются работникам организации в целях расходов на нужды работников в рамках служебных обязанностей.
Чтобы получить эти суммы, работник должен подать заявление на выдачу денег под отчет. В заявлении необходимо перечислить цели и суммы предполагаемых расходов, а также обосновать их необходимость в интересах хозяйственной деятельности организации.
Заявление с подотчетными расходами подлежит проверке и контролю. После выполнения деловых расчетов и предоставления отчета о потраченных суммах и использовании денег в соответствии с правилами и целями, указанными в заявлении, происходит компенсация расходов.
Таким образом, новым правилам регулируется работа с подотчетными деньгами через заявление на выдачу средств под отчет, что позволяет организации более эффективно контролировать использование денег и обеспечивать их расходование в интересах хозяйственной деятельности. Такая система также предоставляет работникам возможность работать с более четкими и прозрачными правилами в рамках своей служебной деятельности.
Порядок учета расчетов с подотчетными лицами: законодательство
Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий 3-х рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу после командировки, предъявить в бухгалтерию авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (абз. 2 п. 6.3 Указания ЦБ РФ N 3210-У).
Если работник не сдал неиспользованную сумму аванса в срок, то задолженность можно удержать из зарплаты, но при условиях (ст. 137 ТК РФ):
- со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса не прошло месяца;
- работник не оспаривает основания и размеров удержания.
В противном случае требуется письменное согласие работника на удержание или добровольное внесение денежных средств в кассу. В случае разногласий возврат возможен только через суд (Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0).
Законодательство не регламентирует порядок компенсации затрат работников, которые использовали личные денежные средства в интересах организации. Организация сама должна в локальном нормативном акте (ЛНА) установить порядок компенсации таких затрат. В ЛНА целесообразно предусмотреть:
Денежные средства, выдаваемые организациями под отчет своим сотрудникам, могут перечисляться на банковские «зарплатные» карты этих сотрудников для осуществления операций, связанных (Письмо Минфина РФ от 21.07.2023 N 09-01-07/46781):
- с оплатой расходов организаций по поставкам товаров, выполнению работ, оказанию услуг;
- с командировочными расходами;
- с компенсацией сотрудникам документально подтвержденных расходов.
Изменения в выдаче подотчетных сумм в 2024 году
В 2024 году планируется внести несколько изменений в процесс выдачи подотчетных сумм работникам. Одним из основных изменений будет переход к электронному формату отчетности. Это позволит ускорить процесс расчета и увеличить прозрачность передачи средств.
Кроме того, введение электронного формата отчетности также позволит сократить использование бумажной документации. Работники смогут легко заполнять и отправлять отчеты через специальные электронные платформы или мобильные приложения, что значительно упростит процесс.
Для обеспечения безопасности и контроля за использованием подотчетных сумм также планируется внедрение новых технологий. Каждому работнику будет выдана специальная пластиковая карта или электронный ключ, с помощью которого будет доступ к средствам. Это позволит контролировать и отслеживать расходы каждого работника и предотвращать возможные злоупотребления.
Если сотрудник тратит личные деньги
Если сотрудник тратит личные деньги на благо организации, он может получить их в соответствии с новыми правилами ведения субсчетов на 2023 год. Для этого необходимо заполнить специальную форму — расходную ведомость. В ведомости указываются все декларации о расходах и их суммы.
После заполнения формы расходной ведомости сотрудник должен предоставить ее в бухгалтерию для проверки и подтверждения. Если расходы заявлены и соответствуют правилам составления ведомости, то работник может получить компенсацию наличными или банковской картой.
Однако если сумма расходов превышает установленные агентством лимиты, сотрудник должен представить отчет о расходах с указанием всех сумм и их назначения. Отчет должен быть оформлен в соответствии с правилами и представлен в казначейство для проверки и утверждения.
Важно отметить, что работник имеет право на продвижение перед командировкой или переездом, если это предусмотрено правилами организации. В качестве альтернативы, если сотрудник не может внести деньги на счет во время командировки, ему может быть предложено внести аванс.
Помимо наличных денег, работник может получить компенсацию расходов в виде перевода на свою банковскую карту. В этом случае работник должен перечислить деньги, предоставив соответствующие реквизиты банковской карты.
Таким образом, если сотрудник тратит личные деньги в интересах организации, он может вернуться к новым правилам отчетности в 2023 году. При превышении лимита обязательно составляется отчет о расходах. Расчеты по остаткам денежных средств могут производиться как наличными, так и путем перечисления на банковскую карту сотрудника.
Положительные моменты действующего порядка выдачи средств под отчет
Работники не должны предоставлять заявление о предоставлении денежных средств под отчет, что является положительным моментом, так как ранее налоговый орган считал это нарушением и доначислял НДФЛ. Основанием для выплаты авансированной суммы выступает приказ, распоряжение или решение, подписанное руководителем.
Кроме того, возможно выдавать средства, если имеется задолженность по ранее выданным денежным средствам, ранее же требовалось погасить задолженность, то есть сначала отчитаться за ранее выданные суммы. Это было достаточно не удобно, если речь идет о различных подразделениях, которые специализируются на различных видах закупочной деятельности.
Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем. То есть в приказе может быть прописан и срок полгода, и иной срок, который понадобится для приобретения материалов и основных средств. Однако бухгалтера продолжают по привычке контролировать сроки выдачи денежных средств.
Положительным моментом является ситуация, когда необходимо переделать документы, перепроверить данные в отчетности. Бухгалтер или кассир проверяет полученные авансовый отчет и первичные документы на предмет правильности их заполнения. Срок проверки устанавливается самостоятельно каждым учреждением через локальные акты.
Разъяснения в отношении переводов денежных средств
Следует обратить внимание на Письмо УФНС России по г. Москве от 14.06.2018 N 17-26/2/125945@. Это письмо примечательно тем, что ведомство говорит, что при расчетах с подотчетными лицами не нужен кассовый аппарат, что очень важно с учетом перехода на расчеты через онлайн-кассы.
Согласно пункту 1 статьи 4.3 Федерального закона N 54-ФЗ контрольно-кассовая техника после ее регистрации в налоговом органе применяется на месте осуществления расчета с покупателем (клиентом) в момент осуществления расчета тем же лицом, которое осуществляет расчеты с покупателем (клиентом), за исключением расчета, осуществляемого электронными средствами платежа в сети «Интернет».
Учитывая изложенное, при осуществлении подотчетным лицом наличных денежных расчетов или расчетов с использованием электронных средств платежа, в том числе выплате денежных средств, с субъектом предпринимательской деятельности, физическим лицом, пользователь обязан в момент расчета выдавать (направлять) кассовый чек с признаком расчета «расход», сформированный с применением контрольно-кассовой техники на месте осуществления расчета.
При этом выдача наличных денежных средств из кассы под отчет по существу не является расчетом в соответствии с Федеральным законом N 54-ФЗ, в связи с чем, применение контрольно-кассовой техники не требуется.
Следует ли подотчетному лицу выдавать доверенность, если оно приобретает основное средство?
Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами (ч. 1 ст. 185 ГК РФ). Иными словами, она представляет собой одностороннюю сделку, из которой возникает право поверенного выступать от имени доверителя. Доверенность должна быть подписана руководителем и главным бухгалтером учреждения и заверена печатью. Как правило, доверенность материально ответственному лицу выписывается для оформления его права выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению. Данная практика распространена при получении материальных ценностей, оплата которых производится посредством безналичных расчетов.
В случае если подотчетное лицо не заявляет о себе как о представителе организации и приобретает товар в порядке, предусмотренном договором розничной купли-продажи, доверенность не требуется. Договор розничной купли-продажи является публичным договором, то есть заключенным коммерческой организацией и устанавливающим ее обязанности по продаже товаров, выполнению работ или оказанию услуг, которые она по характеру своей деятельности должна осуществлять (п. 2 ст. 492 ГК РФ). Статьей 493 ГК РФ установлено, что договор розничной купли-продажи считается заключенным в надлежащей форме с момента выдачи продавцом покупателю кассового или товарного чека либо иного документа, подтверждающего оплату товара.