Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Служебная записка на списание материальных ценностей на нужды учреждения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Работник (обычно отвечающий за ТМЦ), обнаруживший порчу, непригодность (недостачу), составляет служебную записку на имя руководителя организации. В Инструкции по делопроизводству ЦИК из Постановления ЦИК № 321/1831-6 есть определение данного термина. Служебной (докладной) запиской именуется внутренний документ, который пишет нижестоящее должностное лицо вышестоящему, излагая конкретный вопрос с конкретными выводами и предложениями.
Как составить служебную записку на списание материалов
Как самостоятельный документ в ОКУД служебная не значится. Типовой формы для нее нет. Поэтому служебную записку на списание материалов (иных ТМЦ) составляют самостоятельно, произвольно, но придерживаясь правил из ГОСТ Р 7.0.97-2016. Записка должна иметь вид, структуру, реквизиты стандартного документа, включать:
- название, дату и место составления;
- данные составителя и адресата (Ф. И. О., должность);
- просьбу о списании конкретного объекта с указанием основания (т. е. с обоснованием);
- название, инвентарный номер (если есть), количество, балансовую (итоговую) стоимость списываемого ТМЦ;
- обстоятельства, при которых выявлена порча, утрата (иное);
- если выявлено виновное лицо, то указывают его данные;
- приложение с приобщаемыми документами;
- подпись составителя с расшифровкой.
В теории составить подобную служебную записку может совершенно любой сотрудник, однако обращение с товарно-материальными ценностями – это обязанности завхоза. Как правило, ненужное имущество выявляется при проведении инвентаризации. Можно обнаружить, что устройство вышло из строя и не подлежит ремонту, в связи с чем его придётся списать, или некий инструмент был поврежден без возможности восстановления.
Отдельно хотелось бы выделить причину списания, ведь иногда приходится избавляться от вполне себе выполняющих свою задачу ценностей. К таковым часто относят морально устаревшие оборудование, инструмент, технику. Так, в наше время мало кто пользуется ламповыми мониторами, ведь они уже являются пережитком прошлого: много весят, портят зрение, имеют низкую диагональ. В служебной записке ответственный сотрудник должен использовать словосочетание «моральное устаревание».
Фактическое наличие материальных ценностей предприятия всегда должно соответствовать данным бухгалтерского учета. Из этого правила нет исключений. Следовательно, бухгалтеры учреждения обязаны систематически контролировать количественные и качественные характеристики объекта недвижимости.
Если обнаруживается непригодное имущество, ответственный сотрудник должен уведомить руководство. Для этого составляется специальный апелляционный документ — напоминание об аннулировании материальных ценностей, образец которого мы составили для бюджетной организации. Затем управляющий принимает решение о снятии объекта с учета и его ликвидации.
Обратите внимание, что организация самостоятельно определяет порядок списания запасов и материалов, который она прописывает в учетной политике или в отдельном локальном приказе. Сам факт снятия объекта с учета фиксируется в специальных документах. Подробнее в статье «Пример акта списания материальных ценностей».
Когда писать СЗ необходимо
Но нас больше интересует вопрос, когда необходимо напоминание для очистки товаров и материалов — мы рассмотрим образец после того, как узнаем:
- Истек срок полезного использования ТМЦ. Их дальнейшая эксплуатация может отрицательно сказаться на качестве конечного продукта. Например, просроченные продукты нельзя использовать в производстве продуктов питания. Здесь вам уже понадобится напоминание об очистке материалов, пример которого будет приведен ниже.
- Акции внезапно остановились или потеряли качество до истечения срока их полезного использования. Например, сотрудник порвал комбинезон или повредил инструмент. В этом случае также требуется декларация о дефектах. Перед удалением объекта вы должны доказать, что его нельзя отремонтировать или восстановить.
- Ценности морально устарели. Например, старый компьютер непригоден для современных программ. И это тоже нужно будет задокументировать с привлечением специалистов.
Поэтому, если товар не отправляется в производство, а утилизируется, об этом необходимо сообщить с помощью SZ.
Инструкция, как правильно писать акты списания, образец вида
В первой строке указывается лицо, утверждающее документ. Обычно это генеральный директор. Его название и расположение вводятся в правом верхнем углу. Затем — название компании с указанием формы бизнеса и даты составления.
Кроме того, название карты умещается по центру. В нем обязательно прописано что: материалы, активы и материалы, основные средства или еще что-то.
В следующей строке указывается состав комиссии. Должности, ФИО, место для подписи.
Впоследствии основание, на котором были списаны средства, если известно. Конечно, не обязательно прописывать его отдельно при большом перечне товаров.
Ниже представлена таблица из 6 столбцов с подробной разбивкой взимаемой суммы и цен. Ниже они могут указать авторов и прописать примененные к ним санкции.
В конце всех этих данных подписывает председатель комиссии, ставится дата.
Я одобряю:
Главный управляющий
ООО «Химстройвест» Игнатов В.М.
11.08.2020
АКТ УНИЧТОЖЕНИЯ МАТЕРИАЛОВ
Члены комиссии:
Бухгалтер Ирискина Ю.А.
Сборщик В.Д. Ефимов
Заведующий складом Русанов Л.А.
Комиссия назначена руководством ООО «Химстройвест» 11 августа 2020 года на основании приказа № 345 в составе главного бухгалтера, сборщика и заведующего складами проверили материалы на складе №3. 2.
выяснилось, что 2 упаковки гранул для экструдера «Новосибкомплект» непригодны для использования и их следует выбросить, так как они намокли.
| № | Имя | Кол-во | Сумма, руб. | Дата получения | Причина отмены |
| 1 | Гранулы для экструдера «Новосибкомплект», н. 3, пачка | 1 | 2212,00 | 20.04.2020 | Не подходит для использования |
| 2 | Гранулы для экструдера «Новосибкомплект», н. 4, пачка | 1 | 1752,00 | 24.04.2020 | Не подходит для использования |
| 3 | — | — | — | — | — |
Нет людей, для которых исследованные материалы оказались непригодными для производства.
Всего по данному акту списано в сумме 3964 (три тысячи девятьсот шестьдесят четыре) рубля.
В каждой организации своя система списания материальных ценностей. В больших компаниях эта работа ведётся отдельной комиссией, которая функционирует по определённым дням. В небольших фирмах такие операции проводятся по мере необходимости разными сотрудниками. Но везде проводится определённое документальное оформление.
Данная служебная записка должна содержать следующую информацию:
- Реквизиты документа. Обычно записка имеет дату, номер и название, раскрывающее тематику. В небольшой компании, где делопроизводство не систематизировано на должном уровне, может присутствовать только дата. На крупных предприятиях номер и дату прописывает делопроизводитель, который осуществляет также регистрацию документа в журнале;
- Адресат. Записка адресуется директору или заместителю директора, который занимается вопросом обеспечения организации материальными ценностями, например, главному инженеру;
- Просьба о списании перечисленных материальных ценностей;
- Сведения о предметах, которые были израсходованы или пришли в негодность, обычно подаётся в виде таблицы. В ней должны быть следующие графы:
- Номер строки;
- Наименование предмета;
- Количество;
- Инвентарный номер;
- Балансовая стоимость.
Обратите внимание! Также в таблице могут быть другие графы. Например, код материала, направление расходования и другие.
- Основания для списания. Следует указать, какими документами подтверждаются мероприятия, подтверждающие необходимость списания.
Инструкция: пишем служебную записку о списании ТМЦ
Это необходимо для того, чтобы реальное количество ТМЦ соответствовало данным бух. Причины могут быть разные — истечение срока годности, поломка, порча имущества и т.
Списываются ТМЦ согласно инструкции, разработанной предприятием. Все материально ответственные лица, работающие с ТМЦ, должны письменно подтвердить то, что они ознакомлены с ней. Обычно заполнением первичной документации по списанию занимаются работники, ответственные за проверку содержащихся в отчетах сведений. Например, сотрудники бухгалтерии. При обнаружении материально ответственным лицом испорченного имущества, необходимо провести инвентаризацию.
Инициировать ее проведение можно, обратившись с письменной просьбой к руководителю. Для этого составляется служебная записка на списание ТМЦ. Образец бланка: скачать Как правильно оформить СЗ? Служебная записка как самостоятельный вид документа отсутствует в общероссийском классификаторе управленческих документов ОКУД. Но она часто используется в деловой практике. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов». Документ, о котором мы ведем речь в этой статье, составляется работником, ответственным за ТМЦ, на имя начальника подразделения. В нем должна содержаться просьба о списании.
Также указывается основание для этого и прилагается полный перечень материальных ценностей. СЗ состоит из следующих граф: наименование ТМЦ, балансовая стоимость, инвентарный номер. После составления документ подается на подпись руководителю. После его рассмотрения, в случае принятия решения о необходимости проверки, директор издает и подписывает приказ о проведении инвентаризации по форме ИНВ В нем утверждается состав комиссии, сроки проведения инвентаризации и указывается имущество, которое подлежит следует проверить.
На основании приказа начинается процедура инвентаризации. После ее проведения составляется акт, на основании которого испорченное имущество списывается. Образцы служебной записки Рассмотрим на нескольких примерах оформление СЗ. Благодаря образцам, вы сможете самостоятельно составить необходимый вам документ. В торговых организациях часто приходится избавляться от испорченного товара. В этом случае работниками магазина составляется служебная записка на списание товара, которая подается на подпись директору магазина.
Инструкция: пишем служебную записку о списании ТМЦ Служебная записка — пример написания, образец бланка Они не только имеют разные наименования, но и назначение. Докладную записку составляют в случае нарушения работником установленного режима труда, правил внутреннего трудового распорядка. Она является основанием для вынесения дисциплинарного взыскания проштрафившемуся сотруднику. Расположение реквизитов на докладной записке Объяснительную записку составляет сотрудник, допустивший нарушение дисциплины, правил охраны труда, условий трудового договора и т. Без этого документа работодатель не вправе принимать решение о вынесении наказания работнику. Пример объяснительной записки Скачать образец Пояснительную записку составляют в качестве приложения к пакету документов.
Какие сведения должны быть указаны в служебной записке
Слаженная работа организации требует ведения документации, включающей в себя различные служебные записки. Служебная записка на списание ТМЦ является одним из таких документов, который составляется с целью отразить факт списания материальных ценностей.
В служебной записке на списание ТМЦ должны быть указаны следующие сведения:
- Дата составления записки;
- Наименование и адрес организации;
- ФИО и должность лица, составляющего записку;
- ФИО и должность руководящего лица, подписывающего записку;
- Причина списания ТМЦ;
- Дата и основание постановления о списании ТМЦ (например, акт о проведении инвентаризации);
- Количество и характеристика списываемых ТМЦ (например, наименование, артикул, серийный номер);
- Результаты проведенной инвентаризации, подтверждающие необходимость списания ТМЦ;
- Суммарная стоимость списанных ТМЦ;
- Подписи составителя и руководителя организации.
Указывать правильные и полные сведения в служебной записке на списание ТМЦ является важным условием для корректного оформления документа и подтверждения факта списания материальных ценностей. При составлении документа необходимо следовать требованиям внутреннего порядка организации и установленным нормам законодательства.
Служебная записка как источник первичной информации
Чтобы списать сломавшийся принтер, сгоревший компьютер или иную материальную ценность, нужно своевременно информировать руководство об их состоянии (появлении дефектов, неисправностей, истечении срока эксплуатации, моральном устаревании и др.).
Сделать это лучше в письменной форме в виде служебной записки о списании материальных ценностей.
Служебная записка является первичным источником информации для запуска процедуры списания материальных ценностей. Ее отличительные признаки:
- записка является внутренним документом компании (не относится к первичным бухгалтерским или налоговым документам);
- она не имеет законодательно утвержденной формы, отсутствуют обязательные для всех требования к ее реквизитам и оформлению;
- ее составляет материально ответственное лицо или сотрудник фирмы, за которым закреплено имущество, в произвольной форме на имя руководителя фирмы, подразделения компании или в адрес иного ответственного лица.
Как составить служебную записку о списании материальных ценностей?
Если в вашей компании служебные записки оформляются по специальному шаблону, следуйте установленным правилам и заполняйте записку в указанном порядке. Если таких правил нет, а руководство требует от вас служебную записку по пришедшему в негодность имуществу, подскажем вам несколько правил ее оформления:
- придерживайтесь общей структуры делового письма (подробности о структуре см. в следующем разделе);
- используйте для оформления записки стандартный белый лист формата А4 (не допускается написание служебных записок на клочках бумаги, на малоформатной бумаге для заметок или на цветной бумаге);
- применяйте только деловую лексику при написании текста;
- излагайте суть лаконично, без лишних деталей и описаний;
- не включайте в текст записки информацию, не относящуюся к ее основной теме.
И еще несколько рекомендаций:
- сделайте 2 экземпляра записки (или 1 оригинал и копию);
- зарегистрируйте оригинал записки в журнале входящей корреспонденции — так вы повысите шансы ее попадания по назначению;
- копию (или второй экземпляр) с отметкой о номере и дате по журналу входящей корреспонденции оставьте у себя — это подтвердит то, что вы исполнили свою обязанность и вовремя известили руководство, а также избавит вас от ненужных разбирательств (если ваше послание затеряется);
- будьте готовы дать устные пояснения руководству по сути, изложенной в служебной записке.
Что написать в тексте служебной записки, расскажем далее.
Как составить другой вид служебки — на командировку, смотрите здесь.
Необходимые документы для составления
Для правильного составления служебной записки на списание материальных ценностей необходимо иметь следующие документы:
- Акт инвентаризации — документ, подтверждающий наличие и состояние материальных ценностей на складе или в офисе. Акт инвентаризации должен быть составлен комиссией, в которую входят представители различных подразделений организации.
- Акт списания — документ, оформляемый при фактическом списании материальных ценностей. В акте указывается причина списания, количество и стоимость списываемых ценностей.
- Доверенность — документ, выдаваемый руководителем организации или уполномоченным лицом на подписание и составление служебной записки. Доверенность должна содержать полные данные о доверенном лице и его полномочиях.
- Служебная записка — основной документ, который составляется для официального уведомления руководства о необходимости списания материальных ценностей. В служебной записке указывается причина списания, количество и стоимость списываемых ценностей, а также приложаются копии акта инвентаризации и акта списания.
Все документы должны быть составлены с соблюдением требований законодательства и внутренних правил организации. При составлении служебной записки рекомендуется обратиться к специалистам или юристам, чтобы быть уверенным в правильности оформления документов.
Хранение и архивирование служебных записок
Служебные записки являются важным элементом делопроизводства и необходимы для организации работы предприятия. Поэтому правильное хранение и архивирование этих документов играет важную роль в поддержании порядка и доступности информации.
Для хранения служебных записок рекомендуется использовать специальные папки или фолдеры. Они помогут упорядочить документы по датам, тематике или другим критериям и обеспечить быстрый доступ к нужной информации.
При архивировании служебных записок следует придерживаться определенных правил. Во-первых, необходимо указывать на каждой записке дату составления и номер документа. Во-вторых, записки должны быть разделены на категории в зависимости от их срока хранения — краткосрочные (до 1 года), среднесрочные (от 1 до 3 лет) и долгосрочные (свыше 3 лет).
Для удобства поиска и хранения служебных записок можно использовать систему электронного архивирования. В этом случае все документы будут храниться в цифровом формате, что существенно экономит место и облегчает доступ к информации. Однако при использовании такой системы необходимо учитывать требования к сохранности данных и регулярно создавать их резервные копии.
Важно отметить, что хранение и архивирование служебных записок требует ответственного отношения. Необходимо следить за состоянием документов, обеспечивать их сохранность от внешних воздействий, а также проводить периодическую проверку и сортировку архивных материалов. Только в таком случае можно быть уверенным в сохранности и доступности всей необходимой информации.
Когда писать СЗ необходимо
Но нас больше интересует вопрос, когда нужна служебная записка на списание ТМЦ: образец рассмотрим после того, как это выясним:
- Истек срок службы ТМЦ. Их дальнейшая эксплуатация может негативно повлиять на качество конечного продукта. К примеру, просроченные продукты нельзя использовать в пищевом производстве. Тут уже понадобится служебная записка на списание материалов, образец которой будет приведен ниже.
- ТМЦ внезапно сломались или потеряли качество до истечения срока службы. Например, работник порвал спецодежду или повредил инструмент. В этом случае нужна еще дефектная ведомость. Прежде чем списывать предмет, необходимо доказать, что он не подлежит ремонту или восстановлению.
- Ценности морально устарели. Например, старый компьютер непригоден для современных программ. И снова это придется подтверждать документально, привлекая экспертов.
Таким образом, если запасы не направляют в производство, а избавляются от них, об этом нужно предупредить при помощи СЗ.