Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Трудовой договор правила заверения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При оформлении копии трудового договора, вопрос о том, кто должен заверять документ, остается актуальным. Заверение копий трудовых договоров несет определенные функции и является важной составляющей процесса подтверждения документального статуса. Обратим внимание на нюансы решения данной задачи.
Электронный документ и фотокопия
Заверение копии трудового договора – важный аспект оформления документов в трудовых отношениях. Перед выдачей копии трудового договора работнику, наниматель должен заверить данную копию.
Знаки, которыми может быть заверена копия трудового договора, предусмотрены законом. В зависимости от того, какие знаки используются, копия может быть заверена нотариально или иными способами, предусмотренными законодательством.
Электронный документ и фотокопия трудового договора также могут быть заверены. Это означает, что сроки и порядки заверения копий могут быть соблюдены при использовании электронных документов и фотокопий.
Кто вправе заверять копию трудового договора? В соответствии с законодательством, заверить копию трудового договора может:
- Нотариус;
- Судья;
- Секретарь;
- Старший кадровый работник;
- Лицо, уполномоченное на это руководителем или нанимателем;
- Другие специалисты, предусмотренные законодательством.
Какие действия должны быть предприняты для заверения копии трудового договора? Составить копию трудового договора можно при помощи ксерокса или сделать скан документа. Далее, полученную фотокопию или скан нужно предъявить заверяющему лицу или организации.
Заверенная фотокопия трудового договора должна включать следующие обязательные данные:
- Наименование документа («КОПИЯ» или «ФОТОКОПИЯ»).
- Дата заверения (указывается день, месяц и год).
- Подпись заверяющего лица.
- ФИО заверяющего лица.
- Должность заверяющего лица.
- Печать (если имеется).
Каких ошибок следует избегать при заверении копий трудового договора? При оформлении заверенной копии трудового договора необходимо внимательно проверить правильность указания данных, чтобы избежать кадровых ошибок. Также следует проверить, что все обязательные данные заверителя указаны корректно.
В каких случаях нужна заверенная копия трудового договора? В зависимости от ситуации, требование предоставить заверенную копию трудового договора может возникнуть при следующих обстоятельствах:
- Предоставление документов в орган государственной власти или контролирующие органы.
- Предоставление документов в банк для получения кредита или открытия счета.
- Предоставление документов в новое место работы.
- Предоставление документов при обращении в суд.
- Другие случаи, предусмотренные законом.
Таким образом, заверение копии трудового договора является обязательной процедурой, чтобы обеспечить правильность и подлинность предоставляемых документов. Учитывая различные способы заверения копий трудового договора, важно соблюдать все требования и правила, чтобы избежать ошибок и претензий со стороны контролирующих органов или других заинтересованных лиц.
Как заверяют трудовой договор?
При составлении документации должны строго соблюдаться все законные акты Трудового кодекса. Такой договор может быть заверен нотариусом. То есть если в договоре присутствуют нарушения, нотариус имеет полное право отказать в его подтверждении. Делается копия каждой страницы договора, которые после нумеруются и сшиваются. Печать, штамп и подпись работодателя должны быть максимально разборчивыми. Не допускается присутствие в договоре исправлений, затертых участков, следов воды (мытые документы), надписей простым карандашом. Если договор составлен на иностранном языке (работники международных компаний), к нему должен обязательно прилагаться нотариально заверенный перевод.
Трудовой договор хранится в отделе кадров предприятия, его могут выдать работнику на временное пользование под расписку с обязательством вернуть его в положенный срок. Получив договор, можно отправляться к нотариусу, взяв с собой также документы подтверждающие личность и необходимую сумму средств для оплаты услуги.
Какие документы работодатель обязан предоставить работнику?
Первая норма, к которой мы обратимся, – ст. 62 ТК РФ. В ней сказано, что работодатель по письменному заявлению работника обязан выдать ему документы, связанные с работой:
- копии приказов о приеме на работу, переводах на другую работу, об увольнении;
- выписки из трудовой книжки;
- справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.;
- трудовую книжку в целях обязательного социального страхования (обеспечения) работника (он обязан в течение трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю).
Обязанность по выдаче документов работнику установлена и иными нормами Трудового кодекса. В частности, в соответствии со ст. 68 по требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу. В статье 84.1 говорится о документах, выдаваемых при увольнении. В частности, по требованию работника нужно выдать надлежащим образом заверенную копию приказа (распоряжения) о расторжении трудового договора, на основании письменного заявления – заверенные копии документов, связанных с работой. Ну и конечно, в день увольнения выдается трудовая книжка.
Кроме того, в ст. 89 ТК РФ определено, что в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, работники имеют право в том числе на получение копий любой записи, содержащей их персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных ч. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152?ФЗ «О персональных данных».
Обязан ли работодатель предоставлять копии локальных нормативных актов (правил внутреннего трудового распорядка, положения по оплате труда и пр.), связанных с трудовой деятельностью работника, по его заявлению?
Однозначный ответ на этот вопрос дать невозможно. Объясним, почему. Суды, рассматривая споры о выдаче документов, говорят, что перечень документов в ч. 1 ст. 62 ТК РФ не является исчерпывающим, помимо названных в этой норме, работодатель обязан выдать и другие документы. Вместе с тем в судебной практике за последнее время работникам отказывают в удовлетворении требований о выдаче положений об оплате труда, приложений к коллективному договору. Свои решения суды обосновывают тем, что в отношении локальных нормативных актов трудовым законодательством предусмотрена обязанность работодателя по ознакомлению с ними под подпись, но не по предоставлению указанных документов работнику (см., например, апелляционные определенияВС Республики Коми от 24.08.2015 по делу № 33?4430/2015, Хабаровского краевого суда от 11.02.2015 по делу № 33?888/2015).
Есть и судебные решения, которыми отказ в выдаче копий локальных актов, например, о порядке установления заработной платы признавался незаконным. Так, Приморский краевой суд, рассматривая жалобу работника на решение суда первой инстанции, которым отказано в удовлетворении требований о выдаче работнику копий документов, связанных с установлением материального стимулирования работников, системы оплаты труда и пр., указал, что работодатель обязан по письменному требованию работника выдать ему не только документы, названные в ст. 62 ТК РФ, но и другие документы, связанные с его работой, если они необходимы ему для реализации тех или иных прав. Поскольку работник требовал документы с целью установления правомерности и обоснованности порядка начисления зарплаты, отказ суда первой инстанции в удовлетворении требований работника был признан незаконным (Апелляционное определение Приморского краевого суда от 27.06.2017 по делу № 33?6331/2017).
Отметим, что требования о выдаче работодателем документов работнику содержатся в нескольких федеральных законах и актах. Представим некоторые из них в таблице.
| Нормативный акт | Документ |
| Закон РФ от 19.04.1991 №?1032?1 «О занятости населения в Российской Федерации» | Справка о среднем заработке за последние три месяца |
| Федеральный закон от 29.12.2006 №?255?ФЗ «Об обязательном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» | Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой |
| Статья 230 НК РФ | Справка о доходах физического лица по форме 2?НДФЛ |
| Федеральный закон от 30.04.2008 №?56?ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений» | Сведения об исчисленных, удержанных и о перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и о взносах работодателя, уплаченных в пользу застрахованных лиц |
| Федеральный закон от 01.04.1996 №?27?ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» | Копия сведений персонифицированного учета, индивидуальных сведений и сведений о трудовом (страховом) стаже* |
Иногда работник просит предоставить копию документа, содержащего персональные данные других работников, – штатного расписания, графика сменности, приказа о выплате премии и т.?п. В таком случае оформляется выписка из документа в части сведений, касающихся конкретного работника, потому что выдача копии нарушит законодательство о персональных данных.
Выписка – это воспроизведение части документа или копия части документа, заверенная в установленном порядке.
Выписки оформляют и в том случае, если документ, затребованный работником, достаточно объемный и нужен ему не полностью.
Правила оформления выписок не регламентированы законодательством, поэтому могут быть определены нормативным локальным атом компании. Приведем пример.
Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»
(ООО «Ромашка»)
Выписка из приказа от 04.09.2017 № 37/у
Уволить слесаря Желтова Максима Олеговича 04.09.2017 на основании пп. «б» п. 6 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ в связи с появлением на работе в состоянии алкогольного опьянения.
Основания: докладная записка мастера участка от 29.08.2017, медицинское заключение от 29.08.2017 № 2145, объяснительная Желтова М. О. от 31.08.2017
Директор И. И. Зеленов
Выписка верна
Секретарь Белова О. Е. Белова
20.09.2017
Отметим, что довольно часто делают выписки из трудовых книжек. Выписка может выглядеть так:
Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»
(ООО «Ромашка»)
Выписка
из трудовой книжки серии XХ № 211111
| Фамилия | Серов | |
| Имя | Дмитрий | |
| Отчество | Олегович | |
| Дата рождения | 14.02.1990 | |
| Образование | Среднее профессиональное | |
| Профессия, специальность | техник | |
| Дата заполнения | 11.05.2012 |
Как заверить копию трудовой книжки работника в 2023 году
Трудовая книжка является одним из главнейших документов, фиксирующих трудовые отношения.
Она содержит важную информацию о профессиональном «багаже» работающего гражданина, заслуженных поощрениях, а также о причинах его увольнения с предыдущих должностей.
Обязанность по ее заполнению лежит на работодателе, а хранится этот документ в кадровой службе, с возможностью выдачи на руки только увольняемым работникам.
Между тем нередки ситуации, когда человеку требуется копия указанной книжки для предоставления в ту или иную инстанцию. Как ее получить, если книжка находится не у вас, а у работодателя? Кроме того, простая копия будет недействительной, она обязательно должна быть определенным образом заверена.
Рассмотрим, как правильно осуществить эту процедуру и не допустить некоторых распространенных ошибок, чтобы полученная копия действительно была актуальной по месту предоставления.
Какие ошибки можно допустить при заверении копии?
Заверение копии трудового договора может потребоваться в различных ситуациях, связанных с трудовыми отношениями. Однако, при выполнении этой процедуры могут возникнуть некоторые ошибки, которые необходимо избегать.
Во-первых, важно обратить внимание на сам исходный документ — трудовой договор. Если в нем имеются ошибки или неточности, то копия такого договора может также содержать эти ошибки. Поэтому перед заверением копии необходимо ретроспективно проверить трудовой договор на наличие ошибок.
Во-вторых, важно учесть, кто имеет право заверять копии документов. Копию трудового договора может удостоверять работодатель или уполномоченное им лицо. Поэтому обращение в неправильное учреждение или к неправильному лицу может стать ошибкой, которую нужно избегать.
Кроме того, важно учитывать срок действия заверенной копии. Копия трудового договора имеет ограниченный срок действия, который прописан в законодательстве. Поэтому необходимо следить за соблюдением этого срока и вовремя обновлять заверенные копии, чтобы избежать недействительности документа.
В итоге, при заверении копии трудового договора необходимо быть внимательным и внимательно проверять все детали и требования, чтобы избежать ошибок и обеспечить правильность и действительность документа.
Как заверить трудовой договор — дубликат
Когда может потребоваться дубликат трудового договора и как его заверить? Вопросы, которые часто возникают у работников и работодателей. В таких случаях необходимо обратиться к кадровым службам или юристам, чтобы получить подробную информацию о процедуре и требованиях к заверению дубликата договора.
Кто может заверить копию трудового договора? В праве удостоверять копии документов могут нотариусы, работники кадровых служб, а также должностные лица, уполномоченные на это работодателем. При обращении к нотариусу необходимо учитывать, что услуги нотариуса обычно являются платными.
Какие ошибки можно допустить при заверении копии трудового договора? Один из основных моментов – копия должна быть заверена на каждой странице, а не только на первой. Также важно указать дату заверения и фамилию лица, удостоверяющего документ. Отсутствие этих данных может привести к недействительности заверенной копии.
Когда нужно удостоверять дубликат трудового договора? В большинстве случаев это требуется при предоставлении документов в государственные органы, банки, суды или другие учреждения. Также заверенная копия может потребоваться при заключении нового трудового договора с другим работодателем или в случае утери оригинала трудового договора.
Срок действия заверенной копии трудового договора. Обычно срок действия заверенной копии не ограничен, однако в некоторых случаях может быть указано ограничение срока. Например, если документы подтверждают определенное право или привилегию, срок действия заверенной копии может быть ограничен датой окончания этого права.
Дополнительные надписи
Во многих организациях, для предъявления в которые и заверяется ксерокопия трудовой, выносится такое требование, как обязательное присутствие после последней записи в трудовой упоминания о том, что работник до нынешнего дня трудоустроен в этом предприятии. Но вследствие того, что такого требования нет в правилах оформления трудовых книг в большинстве случаев таких записи кадровиками не выполняются.
В результате этой двоякости заверенные копии с первого раза не принимаются и работник бывает вынужден переделывать ксерокопию согласно выдвинутым требованиям. Нужно отметить, что в таких случаях уже кадровики вносят такие изменения, но тем самым нарушают основной свод правил, которым руководствуются. Ведь, если рассуждать логически, то отсутствие записи об увольнении является прямым доказательством, того что работник и по сей день трудится в данной организации.
Для чего нужна копия трудовой книжки
- При устройстве на работу. При поиске новой работы часто требуются документы, подтверждающие опыт и квалификацию соискателя. Копия трудовой книжки позволит работодателю оценить опыт работы, предыдущие места работы и должности.
- Для получения кредита или ипотеки. Банки, выдающие кредиты, могут попросить копию трудовой книжки для анализа финансового положения и дохода заемщика. Это поможет им оценить надежность заемщика и принять решение о выдаче кредита.
- При регистрации брака или развода. Копия трудовой книжки может быть нужна при регистрации брака или развода в качестве доказательства материального положения супруга.
- Для получения социальных выплат. Копия трудовой книжки может потребоваться для получения пенсии, пособий по временной нетрудоспособности, пособий по безработице или других социальных выплат.
- При оформлении путевок. В некоторых случаях для получения путевок на отдых в санатории или на курорте требуется предоставить копию трудовой книжки, чтобы убедиться в том, что человек является работником и имеет право на социальные льготы.
Пример 3: Заверение копии трудового договора самостоятельно
1. Подготовьте копию трудового договора, которую вы хотите заверить.
2. Распечатайте копию на белой бумаге.
3. Прошейте все страницы копии трудового договора.
4. Добавьте на каждый лист копии свое наименование, дату заверения и подпись.
5. Проверьте копию на отсутствие ошибок и правильную последовательность страниц.
6. Отнесите копию трудового договора к ведущему специалисту по кадровым вопросам вашей организации.
7. Попросите работодателя подписать и поставить печать на каждой странице копии трудового договора.
8. После завершения процедуры, заберите заверенную копию трудового договора у сотрудника кадрового подразделения.
В случаях, когда требуется заверить большое количество копий трудовых договоров, рекомендуется обращаться в банковское подразделение или специализированное подразделение по оформлению документов. Они помогут сэкономить время и выполнить процедуру в срок.
В случаях, когда требуется заверить копию трудовой книжки, наиболее точным и надежным способом является обращение в юридическое учреждение или работу с нотариусом. Здесь профессионалы проведут процедуру в соответствии с требованиями и правилами законодательства.
Пример оформления:
- Подготовка копии трудовой книжки на каждой странице второй колонки.
- Прошить копию и снабдить ее печатью, содержащей наименование организации и ее реквизиты.
- Ведущий юрист или сотрудник юридического учреждения заверяет копию трудовой книжки под своей подписью и печатью с указанием данных организации.
- На той же странице, где расположены последние записи в трудовой книжке, проставляется печать с указанием даты и номера записи о заверении.
Документы, предъявляемые при заключении трудового договора
При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, должно предъявить работодателю следующий комплект документов:
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые;
- документ о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета;
- документы воинского учета (предоставляют военнообязанные и лица, подлежащие призыву на военную службу);
- документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (предоставляется при поступлении на работу, которая требует специальных знаний или специальной подготовки).
Иногда могут потребоваться дополнительные документы. Например, если сотрудник принимается на должность, к которой нельзя допускать лиц, имеющих или имевших судимость, либо подвергавшихся уголовному преследованию.
Перечень предоставляемых документов
1. Трудовой договор. Согласно ст. 67 ТК РФ один экземпляр трудового договора, подписанный сторонами, передается работнику, другой хранится у работодателя. Работнику также передаются все экземпляры подписанных дополнительных соглашений к трудовому договору и ученический договор (ст. 200 ТК РФ).
2. Копии документов, связанных с работой (ст. 62, 84.1 ТК РФ). К ним согласно ст. 62 ТК РФ относятся:
3. Расчетные листки (ст. 136 ТК РФ).
4. Информация об исчисленных, удержанных и о перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и о взносах работодателя, уплаченных в пользу застрахованных лиц (в случае их уплаты), – предоставляется одновременно с расчетным листком (ст. 9 Федерального закона от 30.04.2008 № 56-ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений»).
Как правильно заверить копию трудового договора — образец
При этом статья гласит о том, что сотрудник не обязан сообщать причины или цели для получения указанной в заявлении документации.
Предприятие должно выдать перечень документов не позднее 3 рабочих дней после получения заявления. При затребовании от организации ТД, обязательным условием служит не только надлежащее оформление, но и соблюдение всех правил заверения копии трудового договора.
Интересуясь, как правильно заверить копию трудового договора, нужно обратить внимание на обязательные пометки, которые свидетельствуют о соблюдении правильного оформления копии:
- наличие печати предприятия; наличие подписи уполномоченного лица с расшифровкой его имени; наличие даты заверения.
Важно! В случае наличия ошибок в оформлении документа, копия не может иметь юридической силы.
В документе не должно быть перечисленных ниже моментов.
В соответствии со ст. 62 ТК РФ копия трудовой книжки выдаётся только по письменному заявлению сотрудника. Гражданин обязан составить письменное заявление на имя организации о выдаче ему ксерокопии документа. Заявление составляется в произвольной форме.
Образец правильного составления заявления:
- Наименование предприятия и Ф. И. О. руководителя.
- Ф. И. О. заявителя, а также его должность и структурное подразделение.
- Посередине листка пишется слово «заявление».
- Текст заявления, включающий просьбу выдачи документа.
- Дата и виза.
- Копии снимаются со всех страниц документа и скрепляются между собой: степлером либо прошиваются нитками.
- Основные правила, как заверить трудовую книжку, отображены в пункте 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003.
Копия трудового договора заверенная работодателем
Для заверки копии договора, нужно иметь при себе сам трудовой договор или его дубликат. Чтобы он имел силу, на нем должна стоять печать организации, в которой осуществляется деятельность на текущий момент.
- Любые внесения в оригинал документа означают, что требуется получение другой копии, которая будет соответствовать всем сведениям, предоставленным в изначальном договоре.
- Копия, нотариально заверенная у специалиста по всем правилам, приравнивается к оригиналу документа, но может считаться непринятой в ряде случаев. Если речь идет о предоставлении дубликата спустя месяц после её непосредственного заверения. В таком случае может потребоваться новая копия или же сам оригинал трудового договора. Если специалист, заверивший дубликат документа, не имеет на это прав, она тоже будет недействительной.