Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Требования к документам для авансового отчета в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Указание Центробанка № 3210-У от 11.03.2014 устанавливает новый порядок выдачи и расходования подотчетных сумм в 2023 году, в последний раз этот норматив меняли Указанием № 5587-У от 05.10.2020. ЦБ РФ разрешил вести кассовые операции с применением устройств, которые функционируют в автоматическом режиме без участия работников. Теперь кассиры вправе не требовать от получателей денег удостоверение личности, хотя и обязаны убедиться, что перед ними лицо, указанное в расходном ордере.
- Мобильность. Авансовые отчеты можно создавать, проверять, утверждать и подписывать ЭЦП с любого мобильного устройства из любой локации — необоходим лишь доступ в интернет.
- Архив первичных документов. К авансовому отчету онлайн сразу можно прикрепить все фотографии чеков, что исключает их утерю или выцветание. Далее участники бизнес-процесса будут иметь возможность в любое время вернуться к ним для перепроверки или анализа расходов.
- Интеграция. Если у компании уже действует ERP или другая внутренняя система, приложение легко интегрируется с ней, расширяя функциональность и увеличивая скорость работы с документацией.
- Гибкая настройка. Приложение легко настраивается под локальные бизнес-практики и законодательные нормы, а также оперативно реагирует на любые их изменения, даже в случае расширения компании.
- Формирование отчетности. В приложении всегда доступна полная отчетность по расходам и аналитика по отделам.
Как сотруднику подтвердить понесенные расходы
Обязанность сотрудника отчитаться по установленной форме о расходовании денежных средств, выданных ему предприятием, закреплена законодательно. Для указанной процедуры принят специальный бланк АО-1, утвержденный постановлением Госкомстата № 55 от 1 августа 2001 года. В пункте 6.3 указания ЦБ № 3210 от 11 марта 2014 года сообщается, что указанная форма предоставляется на утверждение руководителю или бухгалтеру вместе с приложениями к авансовому отчету работника.
К АО необходимо приложить документы, которые отражают факт совершения оплаты и полный список понесенных расходов. Определим, какие чеки можно принимать к авансовому отчету с 2021 года:
- фискальный, сформированный на ККТ;
- бланк строгой отчетности;
- квитанция ПКО;
- товарный.
При соблюдении ряда условий сотрудник вправе приложить к отчету только один из указанных бланков.
С 1 января 2024 года для принятия к авансовому отчету от ИП будут действовать новые правила. Вместо обычных кассовых чеков теперь следует принимать фискальные чеки. Это связано с введением нового Федерального закона «О контроле за оборотом денежных средств».
Фискальные чеки – это новый вид документов, который содержит информацию о продавце, покупателе, товаре или услуге, а также сумму платежа и дату его осуществления. Фискальные чеки вводятся с целью обеспечения эффективного контроля за наличными расчетами между ИП и его покупателями.
Можно ли учесть расходы, если к авансовому отчету приложен чек ККТ без QR-кода?
Изменения по подотчетным суммам в 2022 году не зафиксированы. Работник вправе получить авансом любой размер денежных средств без ограничений. Однако, если сотрудник рассчитывается с поставщиками, подрядчиками или исполнителями в качестве представителя бюджетной организации, выданная ему наличная сумма не может превышать 100 000 рублей по одному контракту.
Алгоритм возмещения также необходимо прописать в нормативной базе организации, составив локальный акт с приложением в форме образца отчета о потраченных работниками на нужды учреждения собственных денег.
Если заполнение в учреждении предусмотрено в электронной форме, то АО подписывается электронной подписью каждым из участников подотчетного процесса. Существует ряд общепринятых правил заполнения (Постановление Госкомстата № 55 от 01.08.2001):
Как уже было отмечено, такие расходы могут быть включены в состав расходов налогоплательщика только при наличии подтверждающих документов, удостоверяющих стоимость этих расходов. Аналогичное мнение было высказано контролирующими органами в Единой базе в подкатегории 103.17.
Авансовым отчетом называется документ, составляемый в бумажной или электронной форме, где сотрудник описывает произведенные в интересах компании траты и подтверждает их первичными документами (чеками, квитанциями). Готовая бумага предоставляется в сроки:
- сотрудник приходит к кассиру с приказом о выдаче средств под отчет, составленным в произвольной форме и подписанным руководителем фирмы.
- кассир проводит сверку расчетов и выдает нужную сумму.
- работник едет в командировку или совершает иные траты, для которых предназначались деньги.
- по прибытии в трехдневный период он отчитывается по совершенным расходам перед бухгалтерией, сдает излишек (если он имеется) в кассу.
Москве от 19.05.2004 N 29-12/34067, Минфина России от 11.01.2006 N 03-03-04/2/1). В свою очередь, частью 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) определен перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать любой первичный учетный документ.
В случае если полное наименование ИП не вмещается в приобретенный бланк, то необходимо самостоятельно или с помощью типографии разработать и распечатать подходящие формы документа. Количество и наименование реализованных товаров или оказанных услуг/работ.
Наличие подписи руководителя
Подпись руководителя является подтверждением того, что документы составлены и предоставлены в соответствии с установленными правилами и порядком. Она также подтверждает, что расходы, указанные в отчете, были совершены и соответствуют выполнению задач и целей, указанных в заявке на аванс.
Подпись руководителя может быть сделана от руки или использоваться электронная подпись. В случае использования электронной подписи, необходимо убедиться в ее соответствии требованиям законодательства и наличии необходимых удостоверяющих документов.
Отсутствие подписи руководителя на документах может привести к отказу в признании расходов, указанных в отчете, или к задержке выплаты аванса. Поэтому необходимо обязательно проверять наличие подписи руководителя на всех документах перед их предоставлением.
Как составить авансовый отчет?
- Укажите дату и номер отчета. Необходимо указать дату составления отчета и присвоить ему уникальный номер для легкого отслеживания.
- Укажите ФИО сотрудника и должность. Необходимо указать полное имя и фамилию сотрудника, а также его должность на предприятии.
- Перечислите предварительные затраты. Здесь нужно указать все предварительные затраты, которые были сделаны сотрудником. Это могут быть покупки услуг или товаров, билеты на транспорт, оплаты отелей и т. д. Каждую позицию следует указать отдельной строкой.
- Укажите сумму каждой затраты. Для каждой позиции необходимо указать сумму затраты в валюте, в которой они были сделаны.
- Приложите чеки и квитанции. К авансовому отчету обычно прикладываются копии чеков и квитанций, подтверждающих совершенные затраты. Возможно, потребуется указать номера и даты чеков в отчете.
- Проверьте правильность заполнения отчета. Перед подачей отчета рекомендуется внимательно проверить все данные на предмет правильности заполнения. Убедитесь, что сумма всех затрат совпадает с суммой аванса, полученного сотрудником.
Важность правильного оформления
Правильное оформление документов для авансового отчета в 2024 году имеет огромное значение. Корректность и аккуратность заполнения документов помогает избежать недоразумений и проблем при их рассмотрении и утверждении со стороны руководства и бухгалтерии.
Ошибки и неточности в оформлении документов могут привести к задержкам в получении аванса или даже к его отказу. Неправильно указанная сумма, отсутствие необходимых подписей или печатей, некорректно заполненные реквизиты — это лишь некоторые из множества ошибок, которые могут привести к неприятным последствиям.
Кроме того, правильное оформление документов является показателем ответственности и профессионализма сотрудников. Отчеты, оформленные аккуратно и четко, создают благоприятное впечатление и позволяют избежать недоверия руководства и коллег.
Для обеспечения правильного оформления документов необходимо внимательно изучить требования и инструкции по заполнению. Рекомендуется использовать шаблоны, установленные организацией, чтобы гарантировать соответствие заполненных документов установленным нормам и правилам.
Также следует пройти соответствующую подготовку и обучение по заполнению документов для авансового отчета. Это поможет избежать ошибок и повысит профессиональные навыки сотрудника, что в свою очередь будет способствовать успешному получению аванса и укреплению репутации предприятия.
Наличие подписи руководителя
Подпись руководителя является подтверждением того, что документы составлены и предоставлены в соответствии с установленными правилами и порядком. Она также подтверждает, что расходы, указанные в отчете, были совершены и соответствуют выполнению задач и целей, указанных в заявке на аванс.
Подпись руководителя может быть сделана от руки или использоваться электронная подпись. В случае использования электронной подписи, необходимо убедиться в ее соответствии требованиям законодательства и наличии необходимых удостоверяющих документов.
Отсутствие подписи руководителя на документах может привести к отказу в признании расходов, указанных в отчете, или к задержке выплаты аванса. Поэтому необходимо обязательно проверять наличие подписи руководителя на всех документах перед их предоставлением.
Кассовый чек в 2021 году: что нужно знать бизнесу
Итак, что должен содержать кассовый чек в 2021 году? Обновленный список основных реквизитов, которые в обязательном порядке должны указываться в чековой квитанции при расчете с покупателями, регламентирован пунктом 1 статьи 4.7 Федерального закона № 54. В каждой квитанции покупатели должны увидеть следующую информацию:
|
|
Наличие вышеперечисленных реквизитов в чеке обязательно при расчетах потребителей. Кроме того, квитанции могут содержать дополнительную информацию, в зависимости от особенностей деятельности, которую ведет продавец. Так, к примеру, предприятия и ИП на ОСН печатают в чеках сумму НДС, а продавцы маркированной продукции обязаны напротив названия указывать специальный знак. Внимательно проверьте, все ли перечисленные реквизиты содержатся в ваших чеках.
Влияние новых правил на оформление авансового отчета
Новые правила, вступившие в силу в 2024 году, внесли изменения в процесс оформления авансового отчета. Одно из ключевых изменений касается действительности кассового чека без товарного чека. Ранее кассовый чек без товарного чека был считаем недействительным, однако с новыми правилами ситуация изменилась.
Теперь авансовый отчет может быть оформлен и на основе только кассового чека. Однако для подтверждения факта приобретения товара по кассовому чеку, следует обратить внимание на дополнительные доказательства – например, заказ-наряд, договор, сертификат или иной документ. Это требование помогает установить связь между приобретенным товаром и выданным кассовым чеком и обеспечивает надежность авансового отчета.
На оформление авансового отчета также могут повлиять другие новые правила, которые могут отличаться в зависимости от региона или отрасли. Например, в некоторых случаях требуется указывать дополнительные данные о покупателе или причине приобретения товара. Поэтому перед оформлением авансового отчета рекомендуется внимательно изучить действующие нормативные акты и соблюдать требования, чтобы избежать возможных проблем или несоответствий при проверке отчета.
Трудный путь авансового отчета
Для начала разберемся, с какой целью создаются авансовые отчеты.
Сотруднику, который вернулся из командировки или купил канцтовары для нужд компании, важно, чтобы работодатель возместил ему все расходы. Для этого необходимо сформировать авансовый отчет, прикрепить к нему подтверждающие документы, дойти до руководителя и проставить его визу (руководитель же должен подтвердить целевое расходование денежных средств), затем как-то доставить (лично либо путем пересылки по почте) все эти бумажки в бухгалтерию.
Поскольку бухгалтерия работодателя заинтересована в том, чтобы расходы были подтверждены документами должным образом, она обязательно проверит правильность оформления документов и в случае чего может вернуть авансовый отчет на доработку. Если это произойдет, сотруднику придется вновь идти в бухгалтерию либо дожидаться доставки документов по почте, при этом нет 100% гарантии, что документы не потеряются в пути.
Процесс оформления и согласования авансовых отчетов получается длительным и трудоемким. Можно ли как-то его упростить, облегчив жизнь и сотруднику, и работникам бухгалтерии? Единственный вариант — максимальная автоматизация процесса.
Документы, подтверждающие расходы
Для авансового отчета с 2024 года необходимо предоставлять определенные документы, подтверждающие расходы. Это позволяет контролировать и анализировать финансовые операции и обеспечить прозрачность взаимодействия между работниками и работодателями.
К исчерпывающему списку документов, которые принимаются к авансовому отчету, относятся:
1. Кассовый чек — документ, получаемый при покупке товаров или услуг наличными деньгами. Он содержит информацию о продавце, покупателе, сумме и дате покупки. Кассовый чек должен быть оформлен в соответствии с требованиями законодательства и содержать все необходимые реквизиты.
2. Банковская выписка — документ, подтверждающий операции по счету. Он содержит информацию о поступлении и списании средств, а также остатке на счете. Банковская выписка должна быть заверена банком и содержать все необходимые реквизиты.
3. Счет-фактура — документ, выставляемый продавцом покупателю при продаже товаров или оказании услуг. Счет-фактура содержит информацию о продавце, покупателе, описании товаров или услуг, их цене и сумме. Счет-фактура должен быть оформлен в соответствии с требованиями законодательства и содержать все необходимые реквизиты.
4. Договор — письменное соглашение между сторонами, содержащее условия и порядок совершения определенных действий или оказания услуг. Договор должен быть оформлен в соответствии с требованиями законодательства и содержать все необходимые реквизиты.
Эти документы являются основой для подтверждения факта и размера расходов, осуществленных в рамках авансового отчета. Важно сохранять все чеки и документы, связанные с финансовыми операциями, чтобы иметь возможность представить их при необходимости.
Трудный путь авансового отчета
Для начала разберемся, с какой целью создаются авансовые отчеты.
Сотруднику, который вернулся из командировки или купил канцтовары для нужд компании, важно, чтобы работодатель возместил ему все расходы. Для этого необходимо сформировать авансовый отчет, прикрепить к нему подтверждающие документы, дойти до руководителя и проставить его визу (руководитель же должен подтвердить целевое расходование денежных средств), затем как-то доставить (лично либо путем пересылки по почте) все эти бумажки в бухгалтерию.
Поскольку бухгалтерия работодателя заинтересована в том, чтобы расходы были подтверждены документами должным образом, она обязательно проверит правильность оформления документов и в случае чего может вернуть авансовый отчет на доработку. Если это произойдет, сотруднику придется вновь идти в бухгалтерию либо дожидаться доставки документов по почте, при этом нет 100% гарантии, что документы не потеряются в пути.
Процесс оформления и согласования авансовых отчетов получается длительным и трудоемким. Можно ли как-то его упростить, облегчив жизнь и сотруднику, и работникам бухгалтерии? Единственный вариант — максимальная автоматизация процесса.
Какие чеки принимать к авансовому отчету
Причина того, что у бухгалтеров сводит зубы при упоминании корпоративной карты простая: используют ее в основном руководители. Доказать директору – единственному участнику или владельцу большей части активов, что средства на счете компании и его личные надо разделять, непросто. По привычке начальник использует корпоративную карту как простую дебетовую, в том числе для личных нужд.
Учитывая, что карточка особая и платежи по ней отражаются непосредственно в выписке, надо правильно оформить затраты. Для этого есть два варианта действий.
Первый, когда есть постоянный доступ к банку, выписки идут день в день и можно проконтролировать движение средств:
- Д 55 К 51 (аналитика ведется по каждой карте и пользователя) – отражаем зачисление денег на корпоративную карту;
- Д 71 К 55 – отражаем переданные денежные средства подотчетному лицу;
- Д 20, 26, 44, 60, 76 К 71 (в зависимости от вида расхода) – получен и утвержден отчет.
Второй, когда нет возможности отследить перемещение денег оперативно, нет данных банка о платежах:
- Д 71 К 57 – отражаем деньги «в пути», т.е. сотрудник их получил и потратил, но в выписке это еще не отражено;
- Д 20, 26, 44, 60, 76 К 71 – утверждаем затраты по отчету;
- Д 57 К 55, Д 55 К 51 – операция по переводу или снятию денег прошла в выписке банка.
Кто бы ни пользовался корпоративной картой, он должен представить подтверждающие документы: чеки, накладные, квитанции, акты и т.п. Хорошо, если они будут оформлены на организацию, а не на частное лицо – подотчетника.
Правда предупредить продавца, что оплата происходит не обычной дебетовой карточкой, обычно забывают и несут в бухгалтерию просто кассовые чеки (об особенностях онлайн-касс поговорим ниже). Можно ли принять такие расходы к учету? Да, можно, в данном случае все происходит по аналогии с обычными расчетами по подотчету.
Обратите внимание! Если оплачиваются покупки или услуги по договору, который заключен с компанией, то и документы оформляются на нее, а не на физическое лицо.
Зачем предоставлять командировочным гостиничные документы о проживании
Если предприятие практикует выездной тип работы или поездки служащих являются неотъемлемой частью производственного процесса, то должны быть соответствующие правила отчетности. Бухгалтерия не может по своему усмотрению распоряжаться финансами фирмы, также не может свободно раздавать деньги и руководство — за всеми тратами строго следит Налоговая инспекция. Все затраты на организацию производственного процесса, к которому относятся и поездки работников, должны быть обоснованы.
Можно отталкиваться от минимальной необлагаемой НДФЛ суммы, которая составляет 700 рублей. За нее не придется платить налог, поэтому работодатель может пойти навстречу и не запрашивать строгую отчетность. Однако чаще всего частники неохотно соглашаются на такие уступки, а для федеральных служащих, чья деятельность оплачивается из бюджета, такой вариант недоступен вовсе.
Если, возвратившись из поездки, человек в течение 3 дней не приносит в бухгалтерию подтверждение своих расходов на пребывание в гостиничном номере, бухгалтер имеет право не только не возмещать, но и вычесть авансированную сумму из будущей заработной платы. Поэтому стоит перед выездом из отеля проверить, есть ли на руках весь перечень, который нужно предоставить на работу.
Документальное подтверждение расходов при командировках на территории новых субъектов РФ
Порядок компенсации командировочных расходов и оплаты труда работника в этих случаях регламентирован Постановлением Правительства РФ от 28.10.2022 № 1915.
Очень необычна норма Постановления (пп. «в» п. 1) о праве работодателя выплачивать работнику безотчетные суммы в целях возмещения дополнительных расходов, связанных с такими командировками.
Более того, в НК РФ (п. 1 ст. 217, пп. 12 п. 1 ст. 264, пп. 47 п. 2 ст. 346.5, пп. 42 п. 1 ст. 346.16, п. 2 ст. 422) и Федеральный закон от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (п. 2 ст. 20.2) также включены правила, предусматривающие, что:
- эти суммы относятся в расходы на общем режиме налогообложения, при применении ЕСХН, УСН (с объектом «доходы минус расходы») в размерах, определенных локальными нормативными актами работодателя, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в такой командировке;
- в облагаемый НДФЛ и страховыми взносами доход командированного работника не включаются выплаты работнику в виде безотчетных сумм в размерах, определенных локальными нормативными актами работодателя, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в такой командировке.
Зачем нужны подтверждающие документы
Документы, подтверждающие срок пребывания работника в командировке, нужны:
- работнику, чтобы он смог получить компенсацию произведенных в командировке расходов, а также для расчета суточных;
- компании, чтобы отразить такие расходы в бухгалтерском учете и учесть при расчете налогов.
Поэтому процесс отправки работника в командировку строго регламентирован.
Работодатель отправляет работника в командировку на основании приказа. Приказ компании составляют в свободной форме или по унифицированной официальной форме Т-9 или Т-9а (для нескольких командированных). В приказе указывают:
- кого отправляют в командировку (ФИО сотрудника, должность, подразделение);
- куда;
- в какие даты и на сколько календарных дней;
- зачем (цель поездки);
- кто финансирует поездку (работодатель).
По возвращению из командировки работник должен представить руководителю отчет о произведенных расходах.
Для этого нужно:
- собрать все отчетные документы (договоры, чеки, посадочные талоны);
- заполнить авансовый отчет;
- если сотрудник потерял какой-либо чек, билет или посадочный талон на самолет, то ему нужно составить служебную записку на возмещение потраченных средств.
Командировка без документов
Чем подтвердить проезд?
Расходы командированного работника должны подтверждаться оправдательными документами. Исключением из этого правила являются только суточные. Они выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, и их общая сумма фиксируется только в авансовом отчете. Никакие отчетные документы по израсходованным суточным к авансовому отчету прилагать не нужно.
Другое дело – затраты на проезд. Их подтверждением служат авиа- или железнодорожные билеты. Но что делать, если работник потерял билеты? Он может написать заявление о том, что билеты утеряны, и попросить возместить понесенные расходы. Но выплата такой компенсации будет иметь определенные налоговые последствия и для предприятия, и для работника.
Прежде всего отметим, что компенсировать всю сумму понесенных работником затрат на проезд скорее всего не получится. Дело в том, что, согласно пункту 19 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках…», оплата проезда при отсутствии подтверждающих документов осуществляется по минимальной стоимости (далее – инструкция № 62).
Иными словами, при утрате работником билетов руководитель фирмы вправе принять решение о возмещении расходов по стоимости самой дешевой транспортировки до места командировки и обратно.
Таким образом, основанием для возмещения оплаты проезда будет являться заявление командированного работника с визой руководителя и указанием суммы возмещения, определенной по минимальной стоимости, которую необходимо подтвердить справкой транспортной службы.