Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно составить письмо о встрече с клиентом». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Внутренние запросы по электронной почте отправляются между коллегами, которые работают вместе (как хотелось бы!) и имеют существующие отношения. Таким образом, мы можем отбросить некоторые детали и сосредоточиться на сути встречи и ожидаемых результатах.
Как попросить о встрече в деловом письме?
Правильная просьба о деловой встрече должна сразу же «кричать» о своей важности, и при этом различают два наиболее распространенных типа подобного сообщения: конкретно с зазывом о встрече (в которой получатель вполне может отказать) и с требованием встретится по определенным обстоятельствам. Например, вторым вариантом пользуются компании при общении с клиентом, в результате взаимодействия с которым произошли события, которые могут ему повредить.
Так как предложить встречу в деловом письме в подобном случае является необходимостью, не стоит подразумевать возможность отказа, поскольку это будет выглядеть как минимум нетактично! Поэтому деловое письмо должно иметь наклон на обязательный характер, в начале которого обязательно описывается суть проблемы. После этого или прописывается требование о встрече, или предложение о встрече, вместе с которым описывается, зачем клиенту это нужно!
Важно отметить, что просьба о встрече в деловом письме начинается по похожей манере! Как и было сказано, буквально первые строки письма уже должны давать полноценный ответ на причину отправки письма, что похоже на принцип создания обычного пресс-релиза, где для беглого ознакомления с сообщением хватит и пары предложений. Деловая жизнь — это постоянная суета, поэтому далеко не все бизнесмены могут отвечать сразу же после поступления писем! Грамотное составление текста — это не только экономия времени получателя, но и банальное к нему уважение.
Электронное письмо с неофициальным приглашением на встречу
Если вы переписываетесь с друзьями (или постоянными коллегами или клиентами), вы можете использовать неофициальный запрос на встречу. Возможно, вы захотите пригласить их поесть, выпить или прогуляться. Что бы вы ни хотели сделать, этот шаблон неформального приглашения на встречу станет отличным началом.
Уважаемый [ Имя получателя ] !
Надеюсь, это письмо застанет вас в безопасности. Я обращаюсь к вам, чтобы узнать, не хотите ли вы в ближайшее время пообедать вместе. Мне очень хотелось пообщаться и я подумал, что было бы здорово пообщаться за вкусной едой.
Пожалуйста, дайте мне знать, будете ли вы доступны и есть ли конкретная дата или время, которые подходят лучше всего. для тебя. Я довольно гибок и могу соответствующим образом организовать свой график.
Спасибо за ваше внимание, я с нетерпением жду вашего ответа.
С уважением,
[ Ваше имя ]
Типичные ошибки при диалоге с клиентом
Распространённые ошибки продавцов, которые мешают установить контакт с покупателем:
- Угрюмость, недоброжелательность, неопрятный внешний вид продавца.
- Пассивность — игнорирование клиента, нежелание его разговорить, оказать помощь в выборе, поверхностные ответы.
- Неуверенность, зажатость, сбивчивая, невнятная, тихая речь консультанта.
- Неверно составленный скрипт — например, содержащий большое число закрытых вопросов, которые не дают развиться диалогу.
- Отсутствие экспертности — продавец не обладает достаточной информированностью о товарах, не может представить их в выгодном свете, увлечь клиента.
- Монолог, отсутствие активного слушания, перебивание собеседника — продавец не учитывает потребности клиента, основывается на своих умозаключениях.
- Сухая монотонная речь — встречается при заучивании скриптов, их бездумном использовании.
Оттолкнуть покупателя могут и личные качества сотрудников: высокомерие, грубость, раздражительность, навязчивость.
Зачем встречаться с клиентами лично
Чтобы продавать товары или услуги, личные встречи сейчас необязательны. Оформить продажу можно по телефону или через интернет. Но личные встречи в некоторых случаях все равно остаются лучшим способом продать товары.
Многие менеджеры не пользуются этой возможностью и не назначают личные встречи с покупателями. Кажется, что это экономит время, но на самом деле это не всегда так. Иногда разговор с глазу на глаз — лучшее решение для продажника. Потому что при личном общении можно уловить мимику, эмоции и жесты человека. А значит лучше понять его потребности, проблемы и мотивы покупки. Да и во время личного разговора обычно возникает меньше возражений, соответственно увеличивается число успешно закрытых сделок.
Во время переписки или разговора по телефону часть важной информации может потеряться. К тому же так сложнее подобрать индивидуальный подход к клиенту. Он не видит вас, вы не видите его. А при личной встрече влияние менеджера увеличивается — этому способствуют даже мелочи: внешний вид и одежда менеджера, его манеры и уверенность в себе, личное обаяние и коммуникабельность.
Как правильно составить письмо с предложением клиенту о встрече
Существуют правила официальной переписки, которые необходимо соблюдать. В противном случае вы рискуете быть неверно понятым. Если текст письма написан с нарушениями делового этикета, его могут посчитать оскорблением. Чем безупречней ваше предложение о переговорах, тем вероятнее, что личной встрече быть.
Послание нужно составлять корректно и абсолютно грамотно, используя официально-деловой стиль речи. Оно должно быть приветливым и уважительным, независимо от ваших эмоций и реального отношения к адресату. Главная мысль письма – готовность к соблюдению общих интересов, а также обоюдовыгодному партнерству. И, безусловно, – встреча с клиентом.
Текст должен быть лаконичным и написан краткими предложениями, которые конкретно выражают основную мысль. Формат изложения предполагает визуальную разбивку на логические части. Нужно использовать в послании только привычные для адресата сочетания слов и синтаксические средства. Не следует писать намеки и фразы со скрытым смыслом.
Сегодня большинство переговоров (и особенно международные) ведутся в электронном виде через Интернет. Но для них тоже применимы все эти полезные советы.
Как правильно завершить встречу с клиентом и составить отчет о ней
Итак, вы провели беседу и не смогли заинтересовать потенциального партнера. Как быть? Попробуйте назначить дополнительную встречу и уточните, что бы он хотел узнать еще? Так вы побудите человека еще раз вспомнить ваше предложение. Вы же получите очередной шанс заключить с этим клиентом сделку.
Если разговор прошел удачно, сделайте попытку уточнить, не пора ли заключать договор. Если видите, что рановато, не упорствуйте, просто назначьте следующую встречу.
Кратко повторите важные моменты, которые вы обсуждали, и то, о чем договорились, чтобы все отложилось в памяти. Не стоит намеренно тянуть время, беседа с клиентом должна быть лаконичной. Поблагодарите собеседника за уделенное внимание перед тем, как попрощаться. Это нужно сделать обязательно, даже в случае отказа от покупки.
Ну и завершение, или Как написать «спасибо за встречу» деловое письмо
Данный случай является практически самым простым, поскольку не требует завлечения партнера к беседе или вежливого отказа. На деле — подобная надобность является не более чем формальностью, с которой сталкивается почти любой человек (например — при регистрации на сайтах с дальнейшим письмом на тему «спасибо за регистрацию!»). Пишется оно по принципу письма после встречи, но с единственным отличием в том, что требуется выразить конкретно благодарность без позыва к дискуссии.
«Уважаемый Артем Александрович! Хочу выразить Вам благодарность за выделенное время для презентации разработанного мной бизнес-плана. Наше сотрудничество, без сомнений, будет выгодным для обеих сторон! С уважением, генеральный-директор ООО «Яблочки» Иосиф Бурдыкин.» — пример.
Холодный звонок: Три составляющих успеха
Учитывая преимущества и ограничения телефонного общения, а также влияние различных каналов передачи информации выделяем ТРИ основных составляющих, из которых и складывается результативный холодный звонок:
| 1. ПОДГОТОВКА | 2. НАСТРОЙ | 3. ТЕХНОЛОГИЯ |
|---|---|---|
|
|
|
Любое действие, нацеленное на результат, должно быть тщательно спланировано и подготовлено.
Что нужно взять с собой на встречу с клиентом
Теперь подумайте о рекламных материалах и девайсах, которые понадобятся для переговоров. Что еще должно быть в вашем кейсе либо сумке:
- Ежедневник (органайзер), куда вы будете писать все важные заметки.
- Ручка.
- Личные визитки, которые должны быть емкими и лаконичными.
- Листы бумаги (пригодятся, если вы встречаетесь в кофейне, а собеседник не взял с собой блокнот).
- Бланки договоров, заказов и анкет (потребуются для заключения сделки, если вы правильно презентовали свой продукт).
- Рекламные буклеты и каталоги, чтобы наглядно показать клиенту то, о чем вы говорите и предлагаете приобрести.
Письмо о назначении встречи с руководителем для переговоров
В современной деловой переписке принято указывать как имя и отчество адресата, так и его звание, и профессию. Отсутствие обращения истолковывается как оскорбление, нарушение норм делового этикета.
- Уважаемый профессор Петр Иванович!
- Достопочтенный господин ректор Сергей Федорович!
- Высокопоставленный господин министр Алла Семеновна!
2.
Благодарность.
Если письмо о назначении встречи с клиентом является результатом договоренности или ответом на согласие, приглашение, запрос, то уместным будет после обращения к адресату выразить благодарность.
- Прежде всего, благодарим Вас за…
- Спасибо за предоставленную возможность…
- Примите от нас искреннюю благодарность за…
3. Извинение.
Данный пункт необходим лишь в случае задержки письма.
Нумерация входящей и исходящей корреспонденции чрезвычайно важна, так как именно она впоследствии отображается в журналах регистрации.
Образец 1 Subject: Напоминание о смете на строительные работы для администрации г. ТверьData: 20. 06. 2016From: : Андрей Петров Уважаемый господин Петров! Вторично напоминаем о необходимости предоставить смету на строительные работы по реконструкции и строительству жилого дома и плановых гаражей по Московскому шоссе Кировского района со всеми видами инженерных сетей в объеме пускового комплекса.
Ставим Вас в известность, что по истечении оговоренного договором срока наше предложение теряет силу.
С уважением, Елена Иващенко Менеджер службы работы с клиентамиЗАО «Сервис-стандарт» Тел.: 8-999-111-22-33 Клише для выражения просьбы не употреблять ненормативную лексику в переписке: Пожалуйста, постарайтесь не употреблять некорректную лексику.
Создание лояльной атмосферы (благодарим Вас за использование наших услуг…).
- Информация о просмотре заявки (мы детально проанализировали возможность слияния наших компаний…).
- Похвала инициативы для создания имиджа (Ваше предложение, без сомнений, было бы выгодным для обеих сторон…).
- И лаконичный отказ, с указанием возможности принятия заявки через неопределенный срок (к сожалению, в настоящий момент мы не можем принять данное предложение…)
- А также описание причины (так как это не вписывается в установленный бизнес-план производства…).
- Завершение (с уважением, Игорь Викторович генеральный директор ООО «Яблочки»).
Письмо после деловой встречи
Все прошло удачно: клиент согласился на встречу и вы встретились. Но это еще не конец нашей деловой переписки. Как мы помним, в продажах есть этап прощания с клиентом, когда мы благодарим его за уделенное нам время.
В продажах посредством переписки тоже есть такой этап. Он формален и необязателен, но при этом является залогом формирования долгосрочных отношений с клиентом.
Таким образом, после проведения встречи, вы должны написать клиенту письмо с благодарностью.
Оно также имеет свою стандартную структуру:
- Обращение к клиенту: “Уважаемый, Иван Иванович!”
- Благодарность: “Хочу выразить благодарность за выделенное мне время. Надеюсь, наше сотрудничество будет долгим и продуктивным для нас”.
- Ваши контактные данные: “С уважением, Анна Викторовна, ваш персональный менеджер”.
Вот и все, можно отправлять письмо!
Из этой статьи вы узнаете:
- В чем особенности назначения встреч по телефону
- Какая ловушка подстерегает вас при назначении встречи по телефону
- Как еще назначить встречу, кроме как по телефону
Письмо о встрече для переговоров
Письмо №1: Уважаемый Петр Петрович, Коллеги из “Инверсии” оставили сообщение о том, что Вы бы хотели обсудить с нами перспективы возможного проведения одного из мероприятий “Квест-Парад” на нашей локации. Нам потенциально интересен формат подобных мероприятий в коворкинге. С удовольствием встретимся с Вами 15 апреля 2015 года в 15:00 в инновационном пространстве “Инверсии”.
Прошу подтвердить свое присутствие до 15:00 часов 14 апреля 2015 года. С уважением, Марина Николаевна. Письмо №2: Уважаемая Виктория Васильевна, После просмотра и анализа Вашей тестовой работы я бы хотел повторно встретиться с Вами для обсуждения некоторых позиций — их изложение кажется довольно интересным. Думаю, Ваш опыт и навыки смогут быть очень полезны для нашего продукта.
На встрече будет идти речь об организационных моментах назначения Вас на позицию дизайнера в нашем агентстве.
Как правильно составить письмо о встрече с клиентом
Если письмо о назначении встречи с клиентом является результатом договоренности или ответом на согласие, приглашение, запрос, то уместным будет после обращения к адресату выразить благодарность.
- Прежде всего, благодарим Вас за…
- Спасибо за предоставленную возможность…
- Примите от нас искреннюю благодарность за…
3. Извинение. Данный пункт необходим лишь в случае задержки письма. Например, по какой-либо причине вы не смогли вовремя выслать свое предложение (не выполнен заказ, опоздали на встречу, поступила жалоба и прочее), по этикету за доставленные клиенту неудобства вам следует извиниться.
- Извините, нам так неудобно, что…
- Искренне просим прощение за случившееся недоразумение…
- Хотим извиниться за причиненные хлопоты.
Вступление.
Письмо о встрече для переговоров
- Создание лояльной атмосферы (благодарим Вас за использование наших услуг…).
- Информация о просмотре заявки (мы детально проанализировали возможность слияния наших компаний…).
- Похвала инициативы для создания имиджа (Ваше предложение, без сомнений, было бы выгодным для обеих сторон…).
- И лаконичный отказ, с указанием возможности принятия заявки через неопределенный срок (к сожалению, в настоящий момент мы не можем принять данное предложение…)
- А также описание причины (так как это не вписывается в установленный бизнес-план производства…).
- Завершение (с уважением, Игорь Викторович генеральный директор ООО «Яблочки»).
Как правильно написать письмо на английском на деловую встречу? Особого внимания достойны и иностранные бизнес-партнеры, для которых, без сомнений, потребуется формировать приглашение чисто на английском языке.