Как проверить электронную подпись и продлить срок действия на весь 2022 год
Некоторые упомянутые нами документы являются нормативными, то есть обязательными для всех, а некоторые являются методическими, носят рекомендательный характер. В статье мы не будем акцентировать особое внимание на том, что положения одного документа соблюдать нужно обязательно, а другого – нет. Ограничимся лишь основными соответствующими пометками. В делопроизводстве все взаимосвязано, и в конечном итоге выполнять только обязательные предписания не получится. Приведем пример: для обычной коммерческой организации обязательно выполнять только положения документов по архивному делу. ГОСТы, Примерная инструкция по делопроизводству и весь остальной пул документов носят рекомендательный или вовсе справочный характер. Однако невозможно правильно архивировать документы, игнорируя процессы документирования и документооборота. Для хранения нам нужно знать вид и разновидность документа (это документирование), а также вовремя получить его в архив (это документооборот). Вот и получается, что разделение на обязательные и необязательные регламентирующие документы в делопроизводстве – условное. Знать и выполнять приходится все.
Книги из библиотеки Государственного архива Астраханской области находят новых читателей
« …Не даром помнит вся Россия…»: Празднование 100 -летия Отечественной войны 1812 года в Астраханской губернии.
В Астрахани стартовал общественный проект #Начниссебя
Астраханские архивисты приняли участие в международном семинаре: «Электронные документы в архивах: организация хранения, комплектования и учета».
История Астрахани в фотографиях (по документам личного фонда Г.Н.Городничева)
Передача документов в архив при ликвидации
Архивная обработка документов
Вывоз и уничтожение документов
Систематизация документов
Архивно-переплётные работы
Организация электронного архива
Хранение документов
Сканирование документов
Ввод данных
Номенклатура дел
Опись документов
Аренда работников
Внедрение электронного архива
Сканирование документов A4
Оцифровка бумажных архивов
Сканирование документов А3
Сканирование и распознавание документов
Электронный архив программа
Электронный архив проектной документации
Электронный архив финансовых документов
Корпоративный электронный архив
Руководителю
Бухгалтеру и финансисту
Юристу
Кадровику
Архивисту и делопроизводителю
Техническому специалисту
Ликвидатору и арбитражному управляещему
1.1. В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников, комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с настоящим Положением и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в ______ «_____________» (далее — Организация) создается Архив.
1.2. Организация обеспечивает Архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.
1.3. Работники Архива действуют на основании настоящего Положения, условий трудовых договоров и должностных инструкций.
1.4. Архив создается для выполнения следующих функциональных задач:
— осуществление приема, учета и хранения документов, образующихся в процессе деятельности Организации, в соответствии с действующим законодательством РФ;
— осуществление отбора, подготовки и передачи документов на хранение в государственные архивы в соответствии с действующим законодательством РФ;
— осуществление организационно-методического руководства деятельностью структурных подразделений Организации в области делопроизводства и архивного дела;
— обеспечение сохранности документов, создание научно-справочного аппарата, обеспечение использования документов, хранящихся в Архиве;
— подготовка и представление руководству информационно-аналитических материалов о состоянии и перспективах развития архивного дела в Организации;
— участие в пределах своей компетенции в подготовке и исполнении управленческих решений руководства Организации;
— повышение уровня грамотности работников Организации в области делопроизводства и архивного дела;
— ___________________________________________________.
1.5. Архив является самостоятельным структурным подразделением Организации (входит в состав отдела документационного обеспечения).
Заведующий Архива назначается в установленном законом порядке Руководителем Организации и подчиняется непосредственно _______________ (Руководителю Организации, его заместителю, начальнику отдела документационного обеспечения).
1.6. В своей деятельности работники Архива руководствуются действующим законодательством РФ, нормативно-правовыми актами и методическими материалами по организации архивного дела и делопроизводству, организационно-распорядительными документами самой Организации и настоящим Положением.
1.7. Квалификационные требования, функциональные обязанности, права, ответственность руководителя и других работников Архива регламентируются должностными инструкциями, утверждаемыми Руководителем Организации.
1.8. Архив возглавляет Заведующий, на должность которого назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.
1.9. Заведующий Архива:
— руководит всей деятельностью Архива, несет персональную ответственность за своевременное и качественное выполнение возложенных на Архив задач и функций;
— осуществляет в пределах своей компетенции функции управления (планирования, организации, мотивации, контроля), принимает решения, обязательные для всех работников Архива;
— распределяет функциональные обязанности и отдельные поручения между сотрудниками Архива, устанавливает степень их ответственности, при необходимости вносит предложения Руководителю Организации об изменении должностных инструкций подчиненных ему работников;
— вносит руководству Организации предложения по совершенствованию работы Архива, оптимизации его структуры и штатной численности;
— участвует в перспективном и текущем планировании деятельности Архива, а также подготовке приказов, распоряжений и иных документов, касающихся возложенных на Архив задач и функций;
— принимает необходимые меры для улучшения материально-технического и информационного обеспечения, условий труда, повышения профессиональной подготовки работников Архива;
— участвует в подборе и расстановке кадров Архива, вносит руководству Организации предложения о поощрении и наложении дисциплинарных взысканий на работников Архива, направлении их на переподготовку и повышение квалификации;
— совершенствует систему трудовой мотивации работников Архива;
— осуществляет контроль исполнения подчиненными ему работниками своих должностных обязанностей, соблюдения трудовой дисциплины и деятельности Архива в целом.
1.10. В период отсутствия Заведующего Архива его обязанности исполняет _______________, назначенный приказом Руководителя Организации.
1.11. Заведующий Архива (лицо, исполняющее его обязанности) имеет право подписи документов, направляемых от имени Архива по вопросам, входящим в его компетенцию.
1.12. Архив в своей деятельности взаимодействует с другими структурными подразделениями Организации, а также, в пределах своей компетенции, со сторонними организациями.
1.13. За ненадлежащее исполнение должностных обязанностей и нарушение трудовой дисциплины работники Архива несут ответственность в порядке, предусмотренном действующим законодательством РФ.
1.14. Архив осуществляет прием электронных документов (ЭД), обеспечивает их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций — источников комплектования Архива.
После разработки конечного текста документа руководитель организации издает приказ об утверждении положения об архиве, после чего документ вступает в силу. Изменения в положения вносятся тоже с помощью соответствующего приказа: в нем либо перечисляются вносимые изменения, либо в качестве приложения оформляется новая редакция положения.
Срок хранения документов в 2021 году
В хозяйствующем субъекте ведение архива строго обязательно. В особые папки складываются для дальнейшей консервации:
регистры бухучета;
первичные учетные листы;
финансовые отчеты;
справки и заключения аудиторов;
налоговые декларации;
заключение инспекторских проверок по линии надзорных органов;
документы, касающиеся кадрового учета персонала.
В архиве также должна храниться вся документация, в которой отражалась бы история организации с момента первичной регистрации.
В частности, на постоянное хранение в архив отправляются:
документы с реквизитами организации-предшественника;
документы организаций, которые ранее иерархически подчинялись данному учреждению и впоследствии были ликвидированы;
завершенные делопроизводством документы, имеющие срок хранения более 10 лет (каждый из них может понадобиться в практической деятельности).
Наконец, учреждение может издавать какие-то профильные брошюры, журналы или книги. Все ведомственные издания также хранятся в архиве.
Однако бессистемное складирование важных бумаг привнесет только путаницу в дела. Важные бумаги должны комплектоваться по определенным правилам. Весь поток документов, подлежащих учету, должен быть упорядоченным.
Принятие Положения об архиве организации не является строгой обязанностью руководителя. Но большинство из них все-таки разрабатывает данный документ, поскольку он оптимизирует работу с потоком бумаг и делает ее логичной.
Не существует единого федерального образца Положения. В разных учреждениях в них вносятся дополнительные главы и графы. Но в нем должны быть отражены базовые моменты. Прежде всего, в Положении должны быть отражены функции архива и обязанности работников, обслуживающих его.
Например, уместно указать, что архив сформирован с целью:
Утвердить ЛНА вправе только руководитель. Для этого необходимо выпустить отдельный приказ об утверждении положения об архиве или распоряжение. Специфических требований к нему нет, документ формируется в свободной форме с учетом сложившейся в компании практики.
Важный вопрос — как ознакамливают с положением об архиве, поскольку такой ЛНА всем сотрудникам не интересен и нужен только лицам, которые будут работать с переданными на хранение бумагами. Этих работников и необходимо ознакомить с документом: при трудоустройстве либо в случае внесения изменений, утверждения новых правил работы. Тех, кто не связан с архивным делом на предприятии, знакомить с ним не надо.
Сервис формирует для вас персональный налоговый календарь. Учитывает форму собственности, наличие сотрудников и систему налогообложения. Вам не нужно держать все в голове и искать среди всего списка налоговых дат свои. «Моё дело» напомнит об отчетных датах по смс.
Пользователи сервиса «Моё дело» получают консультационную поддержку по бухгалтерским и налоговым вопросам. В любой момент задайте экспертам вопрос по своей деятельности.
Как получить консультацию?
Эксперты консультируют в письменном виде через личный кабинет.
Обратиться в службу консалтинга может любой пользователь с оплаченным доступом к сервису.
Чтобы получить ответ на интересующий вопрос, напишите его в разделе «Консультация бухгалтера». Чем подробнее вы сформулируете вопрос, тем точнее будет полученная консультация.
По каким вопросам можно проконсультироваться?
Вы можете задать любой налоговый или бухгалтерский вопрос по вашей деятельности.
В частности, получить консультацию можно по следующим темам:
Бухгалтерский учет малого бизнеса
Расчет налогов по УСН, ЕНВД, ПСН
Ведение налогового учета
Составление отчетности
Кадровый учет и расчет зарплаты
Порядок документооборота
Консультации пользователям предоставляются ведущими экспертами в области бухгалтерского и налогового учета, имеющими 10-летний опыт.
Сколько вопросов можно задать?
Количество вопросов не ограничено.
При необходимости можно задать уточняющие вопросы, чтобы до конца разобраться в ситуации.
Ответ на свой вопрос вы получите в течение суток.
Не узнает ли налоговая о моих вопросах?
Вы можете быть уверены, что ваша информация не попадет в чужие руки.
Мы гарантируем полную конфиденциальность. Данные пользователя, заданные им вопросы и полученные ответы никогда не будут переданы третьим лицам, в том числе и контролирующим органам.
Сервис «Моё дело» обменивается данными с ведущими российскими банками. Достаточно подключить интеграцию.
Обмен электронными документами с банком полностью автоматизирован. Вы сможете получать банковские выписки и отправлять платежные поручения на оплату прямо из личного кабинета.
Чем полезна интеграция?
С подключенной интеграцией вы сможете проводить платежи в считанные минуты.
Вы можете создать платежное поручение на тот или иной платеж в сервисе в удобном и привычном интерфейсе, а затем просто загрузить готовую платежку в личный кабинет банка в один клик. Останется только подтвердить платеж (как правило, кодом, полученным по смс) и готово.
Также интеграция позволяет загружать из банка выписки о ваших операциях по счету. Вам больше не нужно каждый день посещать банк. Весь документооборот с ним будет проходить по электронным каналам связи.
Отслеживать актуальный остаток денег на расчетном счете банка вы можете в режиме онлайн прямо с мобильного телефона.
Как интеграция облегчит ведение учета?
Интеграция позволяет загружать выписки операций по расчетному счету в банке непосредственно в систему учета. Чтобы выписка загрузилась, нужно просто нажать на активную ссылку.
На основании загруженной выписки, в учете будут отражены операции по поступлениям и платежам. Эти операции автоматически сформируют в учете необходимые бухгалтерские проводки.
После загрузки банковских выписок отраженная в них информация по движению денег попадет во все регистры и отчеты: КУДИР, декларацию по УСН, годовую оборотно-сальдовую ведомость и бухгалтерскую отчетность. Вам не придется отражать доходы и расходы вручную.
Мы знаем, как важно не переплачивать, поэтому сервис предложит безопасные способы снижения налогов. Учтет вашу систему налогообложения и форму собственности бизнеса. Каждый способ — законный и не вызовет претензий у налоговой.
1.1. Архив является структурным подразделением [полное наименование предприятия с указанием организационно-правовой формы] и входит в состав Общего отдела.
1.2. Для хранения документов Архива используется изолированное нежилое помещение площадью [цифрами и прописью] кв. м, расположенное на [значение] этаже здания по адресу: [вписать нужное]. Данное помещение оборудовано в соответствии с установленными требованиями.
1.3. Архив в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативными правовыми актами РФ и не противоречащими им правовыми актами субъекта РФ, а также нормативными правовыми актами Федеральной архивной службы России и настоящим положением.
Шлейфная система пожарной сигнализации
Основные положения ведомственного пожарного надзора
Положение об общественных пожарных инспекторах
Положение о добровольных пожарных дружинах предприятий
Положение о порядке организации медицинского осмотра работников на предприятии
Ответы на вопросы по охране труда
Примеры документов
Зразки інструкцій з охорони праці
Зразки інструкцій з пожежної безпеки
Зразки положення про відділи
Зразки посадових інструкцій
Примеры документов обучения по охране труда и ПБ
Примеры документов по гражданской обороне
Примеры документов по предприятию
Примеры должностных инструкций
Примеры журналов по охране труда
Примеры инструкций по охране труда
Примеры инструкций по пожарной безопасности
Примеры положений об отделах
Примеры приказов
Разделы охраны труда в дипломах
Галерея по Охране труда
Форум
Классификация помещений по степени опасности поражения электрическим током
Должностная инструкция диспетчера автомобильного транспорта
Должностная инструкция начальника строительного участка
Каков порядок проверки и пересмотра инструкций?
2.1. В школьный архив поступают:
законченные делопроизводством школы документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по кадрам и обучающимся;
документы постоянного хранения и по личному составу организаций- предшественников;
личные фонды ведущих работников организации, осуществляющей образовательную деятельность, поступившие в архив;
служебные и ведомственные издания;
справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива организации, осуществляющей образовательную деятельность.
3.1. Основными задачами архива являются:
Для выполнения возложенных задач и функций лицо, ответственное за архив, имеет право:
6.1. Назначенное приказом директора школы лицо, ответственное за ведение архива, несет персональную ответственность за:
выполнение возложенных на архив задач и функций в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации;
организацию работы архива, своевременное и квалифицированное выполнение приказов, распоряжений, поручений вышестоящего руководства, действующих нормативно-правовых актов по своему профилю деятельности;
рациональное и эффективное использование материальных, финансовых и кадровых ресурсов;
состояние трудовой и исполнительской дисциплины в архиве, выполнение своих функциональных обязанностей;
соблюдение правил внутреннего распорядка, санитарно-противоэпидемического режима, противопожарной безопасности и техники безопасности;
ведение документации, предусмотренной действующими нормативно-правовыми документами;
предоставление в установленном порядке достоверной статистической и иной информации о деятельности архива;
готовность архива к работе в условиях чрезвычайных ситуаций.
6.2. Ответственные за ведение делопроизводства, подготовку и представление документов на хранение в архив, назначаются директором организации, осуществляющей образовательную деятельность.
Положения школы
Документы по коронавирусу
Билеты и инструктажи по ОТ
Журналы по охране труда
Акты и протоколы по ОТ
Нормативные документы ОТ
Любой факт экономической деятельности организации подтверждается документом. Но у каждого из них имеется срок действия, после чего бумаги необходимо где-то и как-то хранить. В законодательстве прямо оговорено, где и сколько должны сохраняться различные виды внутренних нормативных актов, выпускаемых организацией. Для ознакомления с правилами хранения документов рекомендуем почитать некоторые законы и приказы, а именно:
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» — дает общее представление;
Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105. Несмотря на то, что требования приняты еще в советское время, они актуальны и действуют до сих пор и распространяются на все без исключения предприятия независимо от формы собственности и источника финансирования;
Приказ Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях». Этот Приказ потребуется, если необходимо составить, например, положение об архиве школы 2019;
Приказ Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 42, где представлено примерное положение об архиве организации 2019. Росархив утвердил и иные нужные в работе образцы, но этот Приказ — основной;
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558;
прочие.
В Федеральном законе от 22.10.2004 № 125-ФЗ заявлено, что организации вправе иметь архив, сведения из которого в дальнейшем будут формировать государственную и муниципальные базы данных. Но из других нормативных актов следует, что он обязателен практически в каждой организации. И даже существуют судебные решения, которые подтверждают обязанность АО и ООО иметь специальные помещения для хранения бумаг.
Чтобы избежать проблем с контролирующими органами, рекомендуем разработать отдельный локальный нормативный акт об архивном деле, где будут четко прописаны задачи, цели, порядок функционирования и прочие моменты архивного отдела.
В хозяйствующем субъекте ведение архива строго обязательно. В особые папки складываются для дальнейшей консервации:
регистры бухучета;
первичные учетные листы;
финансовые отчеты;
справки и заключения аудиторов;
налоговые декларации;
заключение инспекторских проверок по линии надзорных органов;
документы, касающиеся кадрового учета персонала.
В архиве также должна храниться вся документация, в которой отражалась бы история организации с момента первичной регистрации.
В частности, на постоянное хранение в архив отправляются:
документы с реквизитами организации-предшественника;
документы организаций, которые ранее иерархически подчинялись данному учреждению и впоследствии были ликвидированы;
завершенные делопроизводством документы, имеющие срок хранения более 10 лет (каждый из них может понадобиться в практической деятельности).
Наконец, учреждение может издавать какие-то профильные брошюры, журналы или книги. Все ведомственные издания также хранятся в архиве.
Однако бессистемное складирование важных бумаг привнесет только путаницу в дела. Важные бумаги должны комплектоваться по определенным правилам. Весь поток документов, подлежащих учету, должен быть упорядоченным.
Принятие Положения об архиве организации не является строгой обязанностью руководителя. Но большинство из них все-таки разрабатывает данный документ, поскольку он оптимизирует работу с потоком бумаг и делает ее логичной.
Не существует единого федерального образца Положения. В разных учреждениях в них вносятся дополнительные главы и графы. Но в нем должны быть отражены базовые моменты. Прежде всего, в Положении должны быть отражены функции архива и обязанности работников, обслуживающих его.
Например, уместно указать, что архив сформирован с целью:
Должностные Профстандарт
Должностные по ЕКС
Должностные заместителей
Должностные администрации
Должностные учителей
Должностные персонала
Должностные лаборантов
Перечень должностных
Охрана труда администрации
Охрана труда учителя
Охрана труда учебно-вспомогательного персонала
Охрана труда обслуживающего персонала
Вводный инструктаж для работников школы
Техника безопасности классного руководителя
Техника безопасности для учащихся
Инструктажи для учащихся
Охрана труда психолога
Техника безопасности в библиотеке
Охрана труда в школьной столовой
Перечень инструкций по охране труда в школе
Сервис формирует для вас персональный налоговый календарь. Учитывает форму собственности, наличие сотрудников и систему налогообложения. Вам не нужно держать все в голове и искать среди всего списка налоговых дат свои. «Моё дело» напомнит об отчетных датах по смс.
Пользователи сервиса «Моё дело» получают консультационную поддержку по бухгалтерским и налоговым вопросам. В любой момент задайте экспертам вопрос по своей деятельности.
Как получить консультацию?
Эксперты консультируют в письменном виде через личный кабинет.
Обратиться в службу консалтинга может любой пользователь с оплаченным доступом к сервису.
Чтобы получить ответ на интересующий вопрос, напишите его в разделе «Консультация бухгалтера». Чем подробнее вы сформулируете вопрос, тем точнее будет полученная консультация.
По каким вопросам можно проконсультироваться?
Вы можете задать любой налоговый или бухгалтерский вопрос по вашей деятельности.
В частности, получить консультацию можно по следующим темам:
Бухгалтерский учет малого бизнеса
Расчет налогов по УСН, ЕНВД, ПСН
Ведение налогового учета
Составление отчетности
Кадровый учет и расчет зарплаты
Порядок документооборота
Консультации пользователям предоставляются ведущими экспертами в области бухгалтерского и налогового учета, имеющими 10-летний опыт.
Сколько вопросов можно задать?
Количество вопросов не ограничено.
При необходимости можно задать уточняющие вопросы, чтобы до конца разобраться в ситуации.
Ответ на свой вопрос вы получите в течение суток.
Не узнает ли налоговая о моих вопросах?
Вы можете быть уверены, что ваша информация не попадет в чужие руки.
Мы гарантируем полную конфиденциальность. Данные пользователя, заданные им вопросы и полученные ответы никогда не будут переданы третьим лицам, в том числе и контролирующим органам.
Сервис «Моё дело» обменивается данными с ведущими российскими банками. Достаточно подключить интеграцию.
Обмен электронными документами с банком полностью автоматизирован. Вы сможете получать банковские выписки и отправлять платежные поручения на оплату прямо из личного кабинета.
Чем полезна интеграция?
С подключенной интеграцией вы сможете проводить платежи в считанные минуты.
Вы можете создать платежное поручение на тот или иной платеж в сервисе в удобном и привычном интерфейсе, а затем просто загрузить готовую платежку в личный кабинет банка в один клик. Останется только подтвердить платеж (как правило, кодом, полученным по смс) и готово.
Также интеграция позволяет загружать из банка выписки о ваших операциях по счету. Вам больше не нужно каждый день посещать банк. Весь документооборот с ним будет проходить по электронным каналам связи.
Отслеживать актуальный остаток денег на расчетном счете банка вы можете в режиме онлайн прямо с мобильного телефона.
Как интеграция облегчит ведение учета?
Интеграция позволяет загружать выписки операций по расчетному счету в банке непосредственно в систему учета. Чтобы выписка загрузилась, нужно просто нажать на активную ссылку.
На основании загруженной выписки, в учете будут отражены операции по поступлениям и платежам. Эти операции автоматически сформируют в учете необходимые бухгалтерские проводки.
После загрузки банковских выписок отраженная в них информация по движению денег попадет во все регистры и отчеты: КУДИР, декларацию по УСН, годовую оборотно-сальдовую ведомость и бухгалтерскую отчетность. Вам не придется отражать доходы и расходы вручную.
В сервисе «Моё дело» реализован полноценный кадровый учет, а также расчет зарплаты и формирование отчетности по сотрудникам.
Учет кадров
Вы сможете вести учет по каждому сотруднику: штатному и внештатному.
В сервисе в автоматическом режиме можно сформировать:
Трудовые договоры
Приказы о приеме или увольнении
Приказы о предоставлении отпусков
Личные карточки сотрудников
Расчет зарплаты
В сервисе предусмотрен расчет любых зарплатных начислений и реализован зарплатный проект со «Сбербанком» и «Альфа-Банком».
Вы сможете рассчитать зарплату сотрудника при любом графике его работы.
Помимо зарплаты сервис выполнит расчет:
Больничных
Отпускных
Премий
Командировочных
Если сотрудник претендует на налоговые вычеты по НДФЛ, укажите это в данных на сотрудника, и расчет налога с зарплаты будет выполнен с учетом вычетов.
На основании сведений о начислениях работникам, в сервисе автоматически можно сформировать справки о зарплате для назначения социальных пособий.
Налоговый календарь сервиса заблаговременно напомнит о датах выплаты зарплаты и налогов с нее.
Отчетность по сотрудникам
Учет зарплаты и кадров в сервисе позволяет в автоматическом режиме рассчитать все зарплатные налоги и сформировать отчетность:
Формы 2-НДФЛ и 6-НДФЛ
Отчетность по формам РСВ, СЗВ-М, СЗВ-Стаж, 4-ФСС
Сроки сдачи каждого отчета отображаются в Налоговом календаре.
Перейдя по ссылке соответствующего отчета, вы без труда сможете пошагово сформировать его. А если подключить электронную подпись, отправить отчет можно, не выходя из дома.
Платите зарплату сотрудникам через банк по реестрам? Мы упрощаем выплату зарплаты: встречайте зарплатный проект со «Сбербанком» и «Альфа-Банком».
Больше не нужно начислять зарплату отдельно каждому сотруднику. Просто внесите общую сумму выплаты и выберите сотрудников, а сервис автоматически распределит суммы и начислит зарплаты. У сотрудников должны быть карты «Альфа-банка» или «Сбербанка».
Мы не останавливаемся на достигнутом: список банков и уровень автоматизации данной доработки будут расти так же быстро, как курс доллара!
Сервис сам рассчитает налоги и взносы к оплате с учетом изменений законодательства.
Вероятность ошибок по человеческому фактору исключена, поскольку расчет автоматизирован. Благодаря этому можно не опасаться штрафов и пени.
Расчет налогов
Сервис рассчитывает:
Авансовые платежи по УСН и налог за год
Ежеквартальные платежи по ЕНВД
Платежи по патенту
Суммы торгового сбора
Налог на прибыль
Налог на добавленную стоимость
Любой платеж рассчитывается в специальном мастере. Вы пошагово увидите, как рассчитан ваш налог.
Расчет взносов
Сервис рассчитывает:
Фиксированные платежи ИП
Дополнительный взнос предпринимателя
Взносы в фонды с зарплаты сотрудников
Фиксированные взносы ИП рассчитываются с учетом даты регистрации. Вам не придется переплачивать их за неполный год работы. При расчете взносов по сотрудникам в сервисе учитывается регрессия – уменьшение ставок взносов при достижении начисленной зарплаты пороговых значений.
Дополнительные возможности
В сервисе формируется платежный документ. ООО могут сформировать платежное поручение.
Для ИП предусмотрено больше вариантов. Они могут сформировать платежку для банка или квитанцию для оплаты налога наличными. Кроме того, оплатить налог ИП смогут банковской картой или электронными деньгами прямо из личного кабинета.
Платежное поручение на оплату налога можно выгрузить прямо в ваш интернет-банк. «Моё дело» автоматически обменивается данными с ведущими банками. Вам останется лишь подтвердить платеж, и налог оплачен.
Мы знаем, как важно не переплачивать, поэтому сервис предложит безопасные способы снижения налогов. Учтет вашу систему налогообложения и форму собственности бизнеса. Каждый способ — законный и не вызовет претензий у налоговой.
Внимательное изучение приведенных выше законодательных и нормативных актов позволяет сделать вывод об основных правилах и сроках хранения самых важных документов организации. При создании архива предприятия или учреждения необходимо руководствоваться следующими положениями:
срок хранения считается с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.· Все документы в архиве следует хранить согласно номенклатуре дел;
дело представляет собой прошитую папку с оригиналами документов, имеющую название, номер дела и срок хранения.
Продолжительность хранения документов в архиве составляет:
для большей части бухгалтерской документации – 5 лет;
для документов по задолженности дебиторов – 4 года с момента признания долга безнадежным;
для документов о приобретении основных активов и имущества – 4 года;
для документов по личному составу, сформированных до 2003 г. — 75 лет , и 50 лет для более поздних документов;
для коллективного договора с работниками предприятия – не менее 10 лет, а для организаций источников комплектования – постоянно.
В тех случаях, когда срок хранения документа в разных нормативных документах отличается, следует ориентироваться на больший срок хранения.
Перечисленные выше цифры наглядно показывают, что грамотное ведение архивного дела требует не только серьезного внимания, но и достаточно существенных временных и финансовых затрат. Тем более, что нарушение сроков и правил хранения грозит административной ответственностью, включая штрафные санкции и дисквалификацию руководителя и ответственных специалистов.
Размер возможного штрафа варьируется от 2 тыс. 500 рублей до 300 тысяч рублей, и может быть наложен как на руководителя организации (должностное лицо), так и на юридическое лицо и определяется с учетом характера недостающих документов. В случае, если их отсутствие привело к налоговому правонарушению, допускаются санкции в размере 20% от величины неуплаченного в результате налога, что может составить весьма внушительную сумму.
Важно отметить, что среди руководителей самых разных коммерческих предприятий бытуют устоявшиеся еще с советских времен заблуждения о том, что архивными считаются только документы государственных учреждений. Поэтому частные архивы – это собственность компаний, не имеющая ценности и неподконтрольная представителям архивной службы. Такой подход сложно назвать юридически грамотным, так как он полностью противоречит действующему законодательству.
Соблюдать описанные правила хранения кадровой и бухгалтерской документации достаточно несложно. В маленькой организации эта сфера ответственности обычно возлагается на секретаря или помощника руководителя, редко на бухгалтера. В средних по размеру документооборота предприятиях нередко создается отдельное подразделение, которое занимается наведением порядка в документах и архивах юридического лица.
Некоторые руководители крупных компаний предпочитают передавать хранение архивной документации на аутсорсинг, привлекая к сотрудничеству предоставляющие подобные услуги специализированные фирмы. Такой подход к решению проблемы предоставляет организациям ряд немаловажных преимуществ.
Во-первых, получение консультаций грамотных специалистов, досконально знающих нюансы архивного дела и действующего в стране законодательства. Во-вторых, сокращение расходов на хранение документов. В-третьих, использование самых прогрессивных технологий архивирования, обработки и уничтожения. Поэтому нет ничего удивительного в том, что услуги подобных компаний в сегодняшних условиях пользуются все большим спросом.
Любая компания, не зависимо от формы собственности, ведет документооборот. Это, например, внутренние и внешние организационно-распорядительные документы , документы кадрового, бухгалтерского и финансового учета и пр. Работодатель обязан их хранить. Государственные и муниципальные учреждения закон прямо обязывает вести архивы.
Понятие «архив» относят как к отдельному учреждению, так и к структурному подразделению, сотрудники которого обязаны хранить, комплектовать, учитывать и работать с архивными деловыми бумагами. Деятельность таких учреждений и структурных подразделений подчиняется основным правилам работы архивов организаций 2021.
Секретарь или помощник руководителя должен иметь представление об основных правилах работы архивов организаций, знать какие документы компании и как необходимо хранить. Дадим основные понятия и правила, которые необходимы в работе с архивами.
Экспертиза ценности документов
Это проверка дел, которые хранят в архиве. Если срок хранения документов истек, их утилизируют. Занимается этим комиссия организации, которую создают приказом руководителя.
Срок хранения документов устанавливают специальные перечни. Государственные, муниципальные организации, как правило, руководствуются Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденных Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень № 58). Учтите, что сроки хранения документов даже одной целевой группы могут существенно различаться. А кадровые документы по личному составу хранят 75 лет. О том, какие документы включены в эту категорию, расскажет эксперт «Системы Кадры».
Пример срока хранения документов бухгалтерского и кадрового учета.
Аналитическая документация (таблицы, доклады), сопровождающая годовую бухгалтерскую отчетность
Лицевые карточки сотрудников, счета
Разного типа балансы, приложения и пояснительные записки к ним, свидетельства о постановке на учет
Исполнительные листы, выписанные службой судебных приставов на сотрудников предприятия
до минования надобности
Бланки форм статистической отчетности, хранящиеся в учреждениях, не являющихся их разработчиками
до замены новыми
Документация, которой подтверждается исчисление и уплата страховых взносов во внебюджетные фонды
Хранение электронных документов
Порядок формирования и передачи в архив дел и документов, созданных на электронных носителях, вы можете узнать в Правилах от 31.03.2015. В этом же документе, регламентирован порядок хранения электронных документов.
Это классификатор исполненных бумажных и электронных документов, составленных в организации, и их сроки хранения. С помощью номенклатуры можно заранее определить, к какому делу будет относиться тот или иной документ, что во многом упрощает дальнейшее составление дел. Как правило, папка с делом содержит документы с одинаковым сроком хранения.
Узнайте, как без ошибок выдать документы из архива. 4 ситуации из жизни и готовые решения к ним
Арбитражный процессуальный кодекс РФ
Бюджетный кодекс РФ
Водный кодекс Российской Федерации РФ
Воздушный кодекс Российской Федерации РФ
Градостроительный кодекс Российской Федерации РФ
ГК РФ
Гражданский кодекс часть 1
Гражданский кодекс часть 2
Гражданский кодекс часть 3
Гражданский кодекс часть 4
Гражданский процессуальный кодекс Российской Федерации РФ
Жилищный кодекс Российской Федерации РФ
Земельный кодекс РФ
Кодекс административного судопроизводства РФ
Кодекс внутреннего водного транспорта Российской Федерации РФ
Кодекс об административных правонарушениях РФ
Кодекс торгового мореплавания Российской Федерации РФ
Лесной кодекс Российской Федерации РФ
НК РФ
Налоговый кодекс часть 1
Налоговый кодекс часть 2
Семейный кодекс Российской Федерации РФ
Таможенный кодекс Таможенного союза РФ
Трудовой кодекс РФ
Уголовно-исполнительный кодекс Российской Федерации РФ
Уголовно-процессуальный кодекс Российской Федерации РФ
Уголовный кодекс РФ
ФЗ об исполнительном производстве
Закон о коллекторах
Закон о национальной гвардии
О правилах дорожного движения
О защите конкуренции
О лицензировании
О прокуратуре
Об ООО
О несостоятельности (банкротстве)
О персональных данных
О контрактной системе
О воинской обязанности и военной службе
О банках и банковской деятельности
О государственном оборонном заказе
Закон о полиции
Закон о страховых пенсиях
Закон о пожарной безопасности
Закон об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств
Закон об образовании в Российской Федерации
Закон о государственной гражданской службе Российской Федерации
Закон о защите прав потребителей
Закон о противодействии коррупции
Закон о рекламе
Закон об охране окружающей среды
Закон о бухгалтерском учете
Постановление Правительства РФ от 05.02.2021 N 116
«О внесении изменений в приложение N 8(3) к государственной программе Российской Федерации «Социальная поддержка граждан»
Постановление Правительства РФ от 03.04.2020 N 440 (ред. от 04.02.2021)
«О продлении действия разрешений и иных особенностях в отношении разрешительной деятельности в 2020 и 2021 годах»
Распоряжение Правительства РФ от 03.02.2021 N 228-р
«О внесении изменений в распоряжения Правительства РФ»
1.1. Архив является структурным подразделением [полное наименование предприятия с указанием организационно-правовой формы] и входит в состав Общего отдела.
1.2. Для хранения документов Архива используется изолированное нежилое помещение площадью [цифрами и прописью] кв. м, расположенное на [значение] этаже здания по адресу: [вписать нужное]. Данное помещение оборудовано в соответствии с установленными требованиями.
1.3. Архив в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативными правовыми актами РФ и не противоречащими им правовыми актами субъекта РФ, а также нормативными правовыми актами Федеральной архивной службы России и настоящим положением.
В хозяйствующем субъекте ведение архива строго обязательно. В особые папки складываются для дальнейшей консервации:
регистры бухучета;
первичные учетные листы;
финансовые отчеты;
справки и заключения аудиторов;
налоговые декларации;
заключение инспекторских проверок по линии надзорных органов;
документы, касающиеся кадрового учета персонала.
В архиве также должна храниться вся документация, в которой отражалась бы история организации с момента первичной регистрации.
В частности, на постоянное хранение в архив отправляются:
документы с реквизитами организации-предшественника;
документы организаций, которые ранее иерархически подчинялись данному учреждению и впоследствии были ликвидированы;
завершенные делопроизводством документы, имеющие срок хранения более 10 лет (каждый из них может понадобиться в практической деятельности).
Наконец, учреждение может издавать какие-то профильные брошюры, журналы или книги. Все ведомственные издания также хранятся в архиве.
Однако бессистемное складирование важных бумаг привнесет только путаницу в дела. Важные бумаги должны комплектоваться по определенным правилам. Весь поток документов, подлежащих учету, должен быть упорядоченным.
Принятие Положения об архиве организации не является строгой обязанностью руководителя. Но большинство из них все-таки разрабатывает данный документ, поскольку он оптимизирует работу с потоком бумаг и делает ее логичной.
Не существует единого федерального образца Положения. В разных учреждениях в них вносятся дополнительные главы и графы. Но в нем должны быть отражены базовые моменты. Прежде всего, в Положении должны быть отражены функции архива и обязанности работников, обслуживающих его.
Например, уместно указать, что архив сформирован с целью:
Примерное положение об архиве государственного учреждения
В общем случае каждое образовательное учреждение должно разработать индивидуальную НД, которая является основой общего документооборота организации. Исключение составляют образовательные учреждения, для которых разработана типовая НД.
Как и примерная, типовая НД содержит обязательный перечень дел, которые заводятся в образовательных учреждениях. Но в отличие от примерной, которая носит рекомендательный характер, типовая обязательна к применению. Типовые НД разрабатываются для организаций, имеющих разветвленную сеть подведомственных учреждений.
Форма индивидуальной НД разрабатывается в соответствии со структурой, прописанной в п. 3.4.9 Основных правил работы архивов организации, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Архивные правила). В соответствии с указанной нормой НД должна состоять из 5 граф, при этом данные из 1, 2 и 4 граф индивидуально разработанной НД затем переносятся на обложки дел. НД должна включать все заголовки дел, которые были заведены в организации в течение года.
Рассмотрим структуру НД подробнее:
1. В первой графе указываются индексы каждого из дел, причем сам индекс состоит из группы цифр, отделенных друг от друга с помощью дефиса. В индексе указывается цифровое обозначение структурного подразделения организации и номер (порядковый) дела по существующей НД в этом структурном подразделении. Например, 03-02, где 03 — цифровое обозначение структурного подразделения, а 02 — номер по порядку заголовка дел по разработанной там НД.
Архивными организациями рекомендуется сохранять схожие индексы для типичных дел разных структурных подразделений. Например, дела с приказами следует обозначать «04» во всех подразделениях организации (02-04, 03-04 и т. д.).
2. Во второй графе НД должны отображаться непосредственно сами заголовки дел. Их сортировка внутри разделов НД должна производиться исходя из степени важности, а также с учетом наличия связанных документов. Так, сначала следует расположить заголовки дел, включающих организационные вопросы, причем распорядительная документация от вышестоящих организаций должна располагаться раньше, чем локальная документация. И последними следует отобразить заголовки дел, содержащих планы и отчеты.
Заголовки тех дел, которые были заведены по географическому признаку, вносятся в алфавитном порядке исходя из присутствующих географических названий. То же касается и дел, заведенных по корреспондентскому признаку.
Среди заголовков дел не допускается использовать обобщающие названия, такие как «Разные документы», «Общая корреспонденция» и т. д. Также недопустимо использовать в заголовках сложные синтаксические обороты и вводные слова. Причем заголовки могут быть уточнены в процессе формирования дел.
Допускается использовать обобщающее слово «Документы» в отношении тех заголовков дел, в которых собрана документация по одному поднятому вопросу, но они могут быть не связаны по хронологии делопроизводства. В заголовке со словом «Документы» должно дальше идти уточнение, которое конкретно указывает на разновидности и характер документации (например, «Документы по проведению технических семинаров»).
Если в деле накапливаются документы по вопросу, не решенному в течение года, тогда заголовок такого дела должен быть внесен в номенклатуру следующего года, причем под таким же индексом. Если дело объемное (состоит из нескольких томов), то следует составить общий заголовок дела.
3. В третьей графе следует указать количество дел, томов. Графа заполняется в конце года.
4. В четвертой графе проставляется срок хранения дел.
5. В пятой графе указываются примечания. Графа может заполняться на протяжении всего срока действия данной индивидуальной НД. Здесь проставляются данные о переходящих на следующий год делах, пометка по делам, которые надлежит уничтожить или передать в другую организацию, и т. д.
Структура индивидуальной НД может формироваться по направлениям деятельности, как и примерная, но может быть построена и по другой схеме. Различают форматы построения по следующим принципам:
структурному (администрация, учебная часть, канцелярия, бухгалтерия);
номинальному (исходя из наименования должностей специалистов, отвечающих за формирование дел, — заведующая, методист, секретарь, медсестра и т. д.);
смешанному (номинально-функциональному) — тогда структура примет следующий вид: название раздела, должность специалиста, а подразделы — выполняемые специалистом функции.
Примеры составления номенклатуры дел см. в материалах:
«Как составить номенклатуру дел организации — образец» ; «Номенклатура дел отдела кадров — образец» .
Дошкольные образовательные учреждения (далее — ДОУ) при систематизации образующейся в ходе их деятельности документации могут пользоваться примерной номенклатурой, представленной в письме Министерства образования от 29.09.2000 № 711/28-16. В этом случае примерная НД призвана служить методическим пособием при составлении индивидуальной НД ДОУ.
Разрабатывая индивидуальную НД, каждое дошкольное образовательное учреждение в первую очередь должно опираться на практику делопроизводства, которая сложилась в этой организации.
Примерная НД для учреждений дополнительного образования детей построена по номинально-функциональному принципу. Индивидуальная НД может быть построена как по такому же принципу, так и по иному (функциональному, структурному), исходя из особенностей документооборота учреждения.
В соответствии с п. 3.4.10 Архивных правил НД завершается по окончании делопроизводственного года (в учебных заведениях это окончание учебного года). В НД делается итоговая запись о количестве заведенных за этот год дел, отдельно по делам постоянного и временного хранения.
Сведения, указанные в итоговой записи НД, сообщаются соответствующему архивному учреждению. Информация об этом заносится в НД с указанием должности и расшифровки лица, сделавшего эту запись.
НД утверждается в конце каждого делопроизводственного года. При этом в действие она вводится в начале указанного года. Порядок утверждения НД подробно прописан в п. 3.2.5.3, 3.2.5.5 Государственной системы документационного обеспечения управления, утвержденной приказом Главархива СССР от 25.05.1988 № 33.
О том, как составляется приказ на утверждение НД, читайте в материале «Приказ об утверждении номенклатуры дел — образец» .
Утвержденная по структуре и форме индивидуальная НД может действовать на протяжении нескольких лет, если в учреждении не произошло каких-либо коренных структурных или функциональных изменений. При изменениях НД будет уточняться и вводиться в действие новым приказом.
Экземпляр НД за каждый год должен храниться в учреждении постоянно. Такая документация учитывается в деле, формируемом секретариатом учреждения при отражении в последующей НД.
Каждое образовательное учреждение ежегодно должно вводить в действие свою индивидуальную номенклатуру дел, которая разрабатывается с учетом существующей в организации практики делопроизводства на основании примерной НД. Примерные НД служат своего рода методическим пособием, которое помогает организациям разрабатывать собственные НД с индивидуальной структурой и существующими особенностями заполнения. В индивидуальной НД должны быть отображены все документы, которые были заведены на протяжении учебного года в образовательном учреждении. Документация в НД отображается путем указания заголовков дел с указанием сроков их хранения и других имеющих значение в делопроизводстве сведений.
Положение об архиве организации образец 2021
УТВЕРЖДАЮ ___________________________ ___________________________ (должность руководителя организации, наименование организации) ___________/______________/ (подпись) (Ф.И.О.) «__»___________ ____ г. М.П.
1.1. В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников, комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с настоящим Положением и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в ______ «_____________» (далее — Организация) создается Архив.
1.2. Организация обеспечивает Архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.
1.3. Работники Архива действуют на основании настоящего Положения, условий трудовых договоров и должностных инструкций.
1.4. Архив создается для выполнения следующих функциональных задач:
— осуществление приема, учета и хранения документов, образующихся в процессе деятельности Организации, в соответствии с действующим законодательством РФ;
— осуществление отбора, подготовки и передачи документов на хранение в государственные архивы в соответствии с действующим законодательством РФ;
— осуществление организационно-методического руководства деятельностью структурных подразделений Организации в области делопроизводства и архивного дела;
— обеспечение сохранности документов, создание научно-справочного аппарата, обеспечение использования документов, хранящихся в Архиве;
— подготовка и представление руководству информационно-аналитических материалов о состоянии и перспективах развития архивного дела в Организации;
— участие в пределах своей компетенции в подготовке и исполнении управленческих решений руководства Организации;
— повышение уровня грамотности работников Организации в области делопроизводства и архивного дела;
— ___________________________________________________.
1.5. Архив является самостоятельным структурным подразделением Организации (входит в состав отдела документационного обеспечения).
Заведующий Архива назначается в установленном законом порядке Руководителем Организации и подчиняется непосредственно _______________ (Руководителю Организации, его заместителю, начальнику отдела документационного обеспечения).
1.6. В своей деятельности работники Архива руководствуются действующим законодательством РФ, нормативно-правовыми актами и методическими материалами по организации архивного дела и делопроизводству, организационно-распорядительными документами самой Организации и настоящим Положением.
1.7. Квалификационные требования, функциональные обязанности, права, ответственность руководителя и других работников Архива регламентируются должностными инструкциями, утверждаемыми Руководителем Организации.
1.8. Архив возглавляет Заведующий, на должность которого назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.
1.9. Заведующий Архива:
— руководит всей деятельностью Архива, несет персональную ответственность за своевременное и качественное выполнение возложенных на Архив задач и функций;
— осуществляет в пределах своей компетенции функции управления (планирования, организации, мотивации, контроля), принимает решения, обязательные для всех работников Архива;
— распределяет функциональные обязанности и отдельные поручения между сотрудниками Архива, устанавливает степень их ответственности, при необходимости вносит предложения Руководителю Организации об изменении должностных инструкций подчиненных ему работников;
— вносит руководству Организации предложения по совершенствованию работы Архива, оптимизации его структуры и штатной численности;
— участвует в перспективном и текущем планировании деятельности Архива, а также подготовке приказов, распоряжений и иных документов, касающихся возложенных на Архив задач и функций;
— принимает необходимые меры для улучшения материально-технического и информационного обеспечения, условий труда, повышения профессиональной подготовки работников Архива;
— участвует в подборе и расстановке кадров Архива, вносит руководству Организации предложения о поощрении и наложении дисциплинарных взысканий на работников Архива, направлении их на переподготовку и повышение квалификации;
— совершенствует систему трудовой мотивации работников Архива;
— осуществляет контроль исполнения подчиненными ему работниками своих должностных обязанностей, соблюдения трудовой дисциплины и деятельности Архива в целом.
1.10. В период отсутствия Заведующего Архива его обязанности исполняет _______________, назначенный приказом Руководителя Организации.
1.11. Заведующий Архива (лицо, исполняющее его обязанности) имеет право подписи документов, направляемых от имени Архива по вопросам, входящим в его компетенцию.
1.12. Архив в своей деятельности взаимодействует с другими структурными подразделениями Организации, а также, в пределах своей компетенции, со сторонними организациями.
1.13. За ненадлежащее исполнение должностных обязанностей и нарушение трудовой дисциплины работники Архива несут ответственность в порядке, предусмотренном действующим законодательством РФ.
1.14. Архив осуществляет прием электронных документов (ЭД), обеспечивает их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций — источников комплектования Архива.
__________________________ УТВЕРЖДАЮ Наименование организации ________________________________ ПОЛОЖЕНИЕ Наименование должности руководителя организации __________ N _____ _________ _____________________ Подпись Расшифровка подписи __________________ ________________________________ Место составления дата Об архиве
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников, комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с действующим законодательством и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в ______ «_____________» создается Архив.
1.2. Организация обеспечивает Архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.
1.3. Архив документов организации (далее — Архив) является самостоятельным структурным подразделением / входит в состав иного структурного подразделения.
1.4. Архив непосредственно подчиняется руководителю организации (начальнику отдела документационного обеспечения — в зависимости от организационной структуры управления).
1.5. Возглавляет архив заведующий, который назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом руководителя организации по представлению начальника отдела кадров.
На должность заведующего назначается лицо имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее специальное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.
1.6. Заведующий Архивом:
1.6.1. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела в организации.
1.6.2. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов.
1.6.3. Руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов.
1.6.4. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов.
1.6.5. Инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив.
1.6.6. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством.
1.6.7. Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения.
1.6.8. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.
1.6.9. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.
1.6.10. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива.
1.6.11. Составляет установленную отчетность.
1.6.12. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.
1.7. В период отсутствия Заведующего Архивом его обязанности исполняет _______________, назначенный приказом Руководителя Организации.
1.8. Структура и штат архива определяются штатным расписанием Организации в зависимости от объема и количества документов, хранящихся в архиве.
1.9 Архив в своей деятельности руководствуется:
1.9.1 Нормативными правовыми актами по ведению делопроизводства и организации архивного дела.
1.9.2 Уставом организации (Положением об организации).
1.9.3 Приказами и распоряжениями руководителя организации.
1.9.4 Правилами внутреннего трудового распорядка.
1.9.5 Коллективным договором.
1.9.6 Настоящим Положением.
1.9.7 ______________________________________________________________.
1.10. Квалификационные требования, функциональные обязанности, права, ответственность руководителя и других работников Архива регламентируются должностными инструкциями, утверждаемыми руководителем Организации.
1.11. Заведующий Архива (лицо, исполняющее его обязанности) имеет право подписи документов, направляемых от имени Архива по вопросам, входящим в его компетенцию.
1.12. Архив в своей деятельности взаимодействует с другими структурными подразделениями Организации, а также, в пределах своей компетенции, со сторонними организациями.
1.13. Работа архива организации осуществляется на плановой основе.
В архиве организации составляются:
— план работы на год;
— график приема дел в архив организации;
— график передачи дел на постоянное хранение в государственный архив, представления годовых разделов сводных описей дел на рассмотрение экспертно-методической комиссии государственного архива или экспертно-проверочной комиссии структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета;
— паспорт архива организации.
1.14. В состав документов архива входят:
— документы долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, образовавшиеся в процессе деятельности структурных подразделений организации; документы, необходимые в практической деятельности; документы по личному составу;
— документы постоянного хранения и по личному составу организаций-предшественников;
— документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных организаций, непосредственно подчиненных данной организации;
— служебные и ведомственные издания;
— научно-справочный аппарат к документам архива.
17 августа 2018
Утверждено примерное положение об архиве организации. Оно распространяется на архивы организаций, выступающих источниками комплектования государственных, муниципальных архивов
Архив создается на правах структурного подразделения. В нем осуществляется хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения; подготавливаются документы к передаче на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого выступает организация.
Организация разрабатывает положение об архиве. Оно подлежит согласованию на предмет соответствия его примерному положению, после чего утверждается руководителем организации.
Определены основные задачи, функции и права архива. Приведен состав документов, находящихся на хранении.
Некоторые упомянутые нами документы являются нормативными, то есть обязательными для всех, а некоторые являются методическими, носят рекомендательный характер. В статье мы не будем акцентировать особое внимание на том, что положения одного документа соблюдать нужно обязательно, а другого – нет. Ограничимся лишь основными соответствующими пометками. В делопроизводстве все взаимосвязано, и в конечном итоге выполнять только обязательные предписания не получится. Приведем пример: для обычной коммерческой организации обязательно выполнять только положения документов по архивному делу. ГОСТы, Примерная инструкция по делопроизводству и весь остальной пул документов носят рекомендательный или вовсе справочный характер. Однако невозможно правильно архивировать документы, игнорируя процессы документирования и документооборота. Для хранения нам нужно знать вид и разновидность документа (это документирование), а также вовремя получить его в архив (это документооборот). Вот и получается, что разделение на обязательные и необязательные регламентирующие документы в делопроизводстве – условное. Знать и выполнять приходится все.
Правовая информация
Трудовое законодательство
Оплата труда
Специалисты разъясняют. Прямая телефонная линия
Рабочее время
Судебная практика
Охрана труда
Делопроизводство
Консультации для всех
Секреты управления персоналом
Утвердить ЛНА вправе только руководитель. Для этого необходимо выпустить отдельный приказ об утверждении положения об архиве или распоряжение. Специфических требований к нему нет, документ формируется в свободной форме с учетом сложившейся в компании практики.
Важный вопрос — как ознакамливают с положением об архиве, поскольку такой ЛНА всем сотрудникам не интересен и нужен только лицам, которые будут работать с переданными на хранение бумагами. Этих работников и необходимо ознакомить с документом: при трудоустройстве либо в случае внесения изменений, утверждения новых правил работы. Тех, кто не связан с архивным делом на предприятии, знакомить с ним не надо.
1.1 В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с Правилами работы архивов организаций и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в «Наименование организации» создается архив.
1.2. Архив создается в составе “службы делопроизводства”, и осуществляет прием и хранение архивных документов с целью использования.
*как вариант архив может быть самостоятельным структурным подразделением.
1.3. «Наименование организации» обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.
1.4. Должностные лица «Наименование организации» несут ответственность за нарушение норм, установленных Правилами работы архивов организаций.
1.5. В состав документов архива «Наименование организации» входят документы, образовавшиеся в процессе деятельности: управленческие, бухгалтерские, финансовые, документы кадрового учета, личные дела и лицевые счета сотрудников, техническая и инженерная документация, планы и схемы; научно-справочный аппарат архива; так же в состав документов архива входят все документы организаций предшественников.
1.6. Архив «Наименование организации» в своей деятельности руководствуется законодательством и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации по вопросам архивного дела; нормативными и методическими документами Федерального архивного агентства (Росархива); Основными правилами работы архивов организаций, действующими в «Наименование организации» правовыми актами и методическими документами по вопросам организации работы с документами, а также настоящим Положением.
1.7. Положение об архиве «Наименование организации» утверждается руководителем «Наименование организации»
1.8. При смене ответственного за архив «Наименование организации», прием-передача документов, помещения, инвентаря и оборудования производится по акту. Акт подписывается обеими сторонами, членами комиссии (третьим лицом) и утверждается руководителем «Наименование организации».
1.9. При ликвидации «Наименование организации» или структурных подразделений, входящих в состав «Наименование организации», передача документов входит в обязанность ликвидационной комиссии.
2.1. Основными задачами архива организации являются:
Комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве «Наименование организации»;
учет и обеспечение сохранности документов;
создание научно-справочного аппарата к документам архива;
использование хранящихся в архиве документов;
подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.
2.2. В целях выполнения основных задач архив «Наименование организации» осуществляет следующие функции:
принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций — источников комплектования архива;
учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;
создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;
организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, ведет учет и анализ использования;
проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;
осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях — источниках комплектования;
организует работу по составлению номенклатуры дел организации;
оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;
участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;
участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях — источниках комплектования архива.
Примерное положение об архиве.
Несоблюдение сроков хранения документов бухучета и «первички» может обернуться для компании немалыми штрафами, поскольку документ, уничтоженный раньше установленного срока, невозможно предоставить инспекторам в случае налоговой проверки.
Приведем сроки хранения первичных документов в таблице вместе со сроками для бухгалтерской документации.
Первичные документы / 11:30 31 августа 2020
РЕШЕНИЕ от 22.12.2020 № 6/17 о внесении изменений в Правила присвоения, изменения и аннулирования адресов на территории сельского поселения Октябрьский сельсовет
18.01.2021.
РЕШЕНИЕ от 04.12.2020 №5/15 о передаче полномочий сельского поселения Октябрьский сельсовет Усманского муниципального района Липецкой области
18.01.2021.
РЕШЕНИЕ от 27.11.2020 № 4/14 о принятии Положения о порядке предоставления в аренду муниципального имущества сельского поселения Октябрьский сельсовет Усманского муниципального района Липецкой области
18.01.2021.
Создание и обустройство зон отдыха и общения
05.12.2020.
Прокуратура Усманского района информирует
27.10.2020.
Извещение о размещении промежуточных отчетных документов об определении кадастровой стоимости объектов
17.07.2020.
В архив поступают:
2.1. законченные делопроизводством учреждения документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу*1;
2.2. документы постоянного хранения и по личному составу учреждений-предшественников;
2.3. документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных данной организации;
2.4. личные фонды ведущих работников учреждения, поступившие в архив;
2.5. служебные и ведомственные издания;
2.6. научно-справочный аппарат к документам архива.
Ответы на вопросы по охране труда
Примеры документов
Зразки інструкцій з охорони праці
Зразки інструкцій з пожежної безпеки
Зразки положення про відділи
Зразки посадових інструкцій
Примеры документов обучения по охране труда и ПБ
Примеры документов по гражданской обороне
Примеры документов по предприятию
Примеры должностных инструкций
Примеры журналов по охране труда
Примеры инструкций по охране труда
Примеры инструкций по пожарной безопасности
Примеры положений об отделах
Примеры приказов
Разделы охраны труда в дипломах
Галерея по Охране труда
Форум
Классификация помещений по степени опасности поражения электрическим током
Должностная инструкция диспетчера автомобильного транспорта
Должностная инструкция начальника строительного участка
Каков порядок проверки и пересмотра инструкций?
1.1 В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с Правилами работы архивов организаций и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в «Наименование организации» создается архив.
1.2. Архив создается в составе “службы делопроизводства”, и осуществляет прием и хранение архивных документов с целью использования.
*как вариант архив может быть самостоятельным структурным подразделением.
2.1. Основными задачами архива организации являются:
Комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве «Наименование организации»;
учет и обеспечение сохранности документов;
создание научно-справочного аппарата к документам архива;
использование хранящихся в архиве документов;
подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.
2.2. В целях выполнения основных задач архив «Наименование организации» осуществляет следующие функции:
принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций — источников комплектования архива;
учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;
создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;
организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, ведет учет и анализ использования;
проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;
осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях — источниках комплектования;
организует работу по составлению номенклатуры дел организации;
оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;
участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;
участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях — источниках комплектования архива.
04.09.2018
Согласно примерному положению архив организации создается на правах структурного подразделения, осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда РФ, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого выступает организация.
Организации, выступающие источниками комплектования федеральных государственных архивов, согласовывают разрабатываемые ими положения об архивах организаций с федеральным государственным архивом; организации, выступающие источниками комплектования региональных государственных архивов, муниципальных архивов, — с региональным уполномоченным органом в сфере архивного дела или с государственным архивом субъекта РФ, муниципальным архивом в случае наделения их соответствующими полномочиями.
Архив организации хранит:
документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности организации;
документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда(ов) организаций — предшественников (при их наличии);
архивные фонды личного происхождения (при их наличии);
фонд пользования (архива) (при наличии);
справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива организации.
Примерным положением определяются задачи и функции архива организации, а также его права. В частности, Архив организации имеет право в том числе принимать участие в заседаниях Центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве, ЭПК архивного учреждения.
Приказ Росархива от 11.04.2018 N 42 «Об утверждении примерного положения об архиве организации» Зарегистрировано в Минюсте России 15.08.2018 N 51895.
Ежегодная проверка знаний
Курсы целевого назначения
Программа повышения квалификации
Программа профессиональной переподготовки
Профессии рабочих и служащих
Дистанционное обучение
Формирование/подтверждение собственной позиции по практическим вопросам на основе самостоятельно найденной в КонсультантПлюс информации с обоснованием судебной практикой и финансовыми консультациями для принятия решений, обсуждения с сотрудниками, планирования и контроля выполнения стратегических решений;
В решающий момент системы и сервис не подведут: нужная информация будет найдена оперативно;
Минимизация рисков – работа с системой позволяет избежать ошибок и штрафов, грамотно подготовиться сотрудникам к сдаче отчетности и обоснованию финансовых предложений;
Знание изменений в нормативных актах, особенностей бухгалтерского учета и налогообложения, применения льгот и использование с выгодой для компании, в том числе при стратегическом планировании;
Обеспечение конфиденциальности информации о бизнесе;
Экономия затрат и времени на информационно-правовое обслуживание
Похожие записи:
