Журнал регистрации путевых листов обязательно ли вести в 2022 году | РусЮрЗащита

Журнал регистрации путевых листов обязательно ли вести в 2022 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Журнал регистрации путевых листов обязательно ли вести в 2022 году». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Для контроля движения выданных путевых листов должен вестись журнал учета движения путевых листов по форме 8, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Однако с 01.01.2013 в связи со вступлением в силу закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ унифицированные формы перестали быть обязательными.

Поэтому организация или ИП могут разработать собственную форму путевого листа или дополнить необходимой информацией унифицированную. Решение о принятой форме журнала учета путевых листов закрепляется приказом. Ее применение также можно прописать в учетной политике.

О том, как оформляют такой приказ, читайте здесь.

ВНИМАНИЕ! Если журнал ведется на бумаге, его страницы должны быть прошнурованы и пронумерованы. Если журнал ведется в электронном виде, он должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью, должна быть обеспечена возможность распечатать журнал (приказ Минтранса от 11.09.2020 № 368).

Как правило, журнал оформляется на период не более 1 года, однако при необходимости этот период можно сократить до 1 месяца. Журнал путевых листов должен храниться не менее 5 лет.

Подробнее о сроках хранения путевого листа читайте в статье «Какой срок хранения у путевых листов (нюансы)».

\r\n\r\n

В рамках пилотного проекта участники автомобильных перевозок будут формировать необходимые документы в электронном виде и передавать их друг другу и в Минтранс с помощью информационной системы «Безбумажные перевозки пассажиров и грузов» («Суперсервис 22»). Сейчас она находится в стадии разработки. До 31 октября будет запущена часть системы, после чего начнется сбор обратной связи, анализ и доработка.

\r\n\r\n

Минтранс планирует, что перевод транспортных документов в цифровой формат позволит сделать документооборот прозрачным для отправителей и получателей грузов, компаний-перевозчиков и контролирующих органов, включая ФНС, МВД и проч. Участники перевозок будут экономить время и деньги на оформлении первички.

\r\n\r\n

\r\n\r\n

Эксперимент продлится один месяц — с 1 по 30 октября 2020 года.

\r\n\r\n

Пилотный проект развернется на территории шести регионов: Республики Татарстан, Краснодарского края, Москвы, Московской, Рязанской и Калужской областей. Минтранс намерен привлечь к нему крупнейших региональных перевозчиков. Участие в пилотном проекте добровольное. На время эксперимента компании одновременно с электронными продолжат оформлять бумажные транспортные документы.

\r\n\r\n

Эксперимент по переходу на электронные путевые листы и транспортные накладные — это лишь часть масштабного проекта «Безбумажные перевозки пассажиров и грузов».

\r\n\r\n

Итогом реализации этого проекта должен стать полный отказ от бумажных документов. Водители на линии будут предъявлять инспекторам ГИБДД абстрактный набор символов на телефоне, а инспекторы с помощью смартфона будут выходить в интернет и находить нужный документ по коду.

\r\n\r\n

Кроме того, в рамках проекта должен появиться личный кабинет перевозчика на сайте госуслуг. В нем будет организовано рабочее пространство для оформления ЭПЛ и других документов, в том числе разрешений на перевозки крупногабаритных и опасных грузов, резервирование времени для пересечения госграницы и т.п.

\r\n\r\n

Система «Суперсервис 22» будет работать в пилотном режиме до 2021 года. Предполагается, что к 2024 году она будет доработана и внедрена во всех регионах страны.

\r\n\r\n

Безбумажные перевозки пассажиров и грузов упростят оформление и хранение путевых листов, облегчат согласование документа медицинским работником и техническим специалистом в рамках их зон ответственности. Государство же планирует получить инструмент контроля за перевозчиками, грузоотправителями и грузополучателями.

Путевые листы и транспортные накладные переводят в электронный вид

Эксперимент продлится один месяц — с 1 по 30 октября 2020 года.

Пилотный проект развернется на территории шести регионов: Республики Татарстан, Краснодарского края, Москвы, Московской, Рязанской и Калужской областей. Минтранс намерен привлечь к нему крупнейших региональных перевозчиков. Участие в пилотном проекте добровольное. На время эксперимента компании одновременно с электронными продолжат оформлять бумажные транспортные документы.

Эксперимент по переходу на электронные путевые листы и транспортные накладные — это лишь часть масштабного проекта «Безбумажные перевозки пассажиров и грузов».

Итогом реализации этого проекта должен стать полный отказ от бумажных документов. Водители на линии будут предъявлять инспекторам ГИБДД абстрактный набор символов на телефоне, а инспекторы с помощью смартфона будут выходить в интернет и находить нужный документ по коду.

Кроме того, в рамках проекта должен появиться личный кабинет перевозчика на сайте госуслуг. В нем будет организовано рабочее пространство для оформления ЭПЛ и других документов, в том числе разрешений на перевозки крупногабаритных и опасных грузов, резервирование времени для пересечения госграницы и т.п.

Система «Суперсервис 22» будет работать в пилотном режиме до 2021 года. Предполагается, что к 2024 году она будет доработана и внедрена во всех регионах страны.

Безбумажные перевозки пассажиров и грузов упростят оформление и хранение путевых листов, облегчат согласование документа медицинским работником и техническим специалистом в рамках их зон ответственности. Государство же планирует получить инструмент контроля за перевозчиками, грузоотправителями и грузополучателями.

Новые правила оформления путевых листов в 2021 году утвердил Минтранс. Им обязаны следовать юрлица и ИП, которые используют легковые машины, грузовики, автобусы, троллейбусы и трамваи.

Что изменилось?

  1. Сведения о перевозке. В путевом листе появился новый обязательный реквизит — в этой графе надо отметить вид сообщения и перевозки. Это указано в письме Минтранса от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ. Виды перевозок в путевом листе 2021 года:

    • регулярная перевозка пассажиров и багажа,
    • перевозка пассажиров и багажа по заказу,
    • организованная перевозка группы детей,
    • перевозка пассажиров и багажа легковым такси,
    • перевозка грузов,
    • перевозка для собственных нужд.
  2. Сведения о транспортном средстве — надо указать марку транспорта и прицепа. Раньше указывали только тип и модель. В этой же графе надо вписать показания одометра при выезде с парковки и заезде на нее после смены. Раньше эти данные были не нужны.

  3. Медосмотр и техконтроль. После проверки, если неполадок нет, ответственный сотрудник должен проставить отметку «Выпуск на линию разрешен».

    По новым правилам заполнения путевого листа после медосмотра водителя надо поставить отметки «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен» или «прошел послерейсовый медицинский осмотр».

  4. Электронная форма журнала регистрации путевых листов — с 2021 года этот документ можно вести в электронном формате. Для этого потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись. В бумажном варианте не забудьте пронумеровать и прошнуровать все страницы. Скачать журнал учета путевых листов 2021 года можно здесь.

Минтранс перечислил обязательные реквизиты путевого листа на 2021 год в приказе от 11.09.2020 № 368.

Чтобы получить допуск к эксплуатации транспортного средства, а потом списать топливо в расходы, надо указать:

  • Наименование, номер и вид ТС. Например, «Путевой лист легкового автомобиля № 322».
  • Срок действия документа. Здесь надо написать период, в течение которого водитель может ездить по этому путевому листу.
  • Информацию о перевозке — сведения о виде перевозки и сообщения.
  • Данные о владельце ТС. Юрлицо указывает название, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, ОГРН.
  • ИП — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.
  • Сведения о транспортном средстве: тип (легковое или грузовое ТС), марку и модель, госномер, показания одометра, техсостояние ТС, дата и время выезда транспорта со стоянки и его заезда обратно.
  • Информацию о водителе: ФИО, сведения о предрейсововом и послерейсовом медосмотре.

Правила использования путевых листов в 2022 году

Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов.

Продолжительность рейса Когда оформлять Срок действия

В день делается один или несколько рейсов в течение смены

До старта первого рейса

В течение дня

Рейс продолжается больше одной смены

До начала рейса

На срок рейса или на число календарных дней, на которые приходится смена

Если одно ТС используют посменно несколько водителей, для каждого водителя можно оформить свой путевой лист на одну машину.

Путевой лист для ИП нужно составлять перед каждой поездкой. В 2021 нельзя оформлять путевой лист на месяц. Образец используется тот же, что и выше.

Путевой лист подтверждает маршрут следования ТС, его техническую исправность, способность водителя управлять авто.

Документ могут проверить представители Минтранса, ГИБДД, Роструда и Росздравнадзора. Если его нет — штраф за отсутствие путевого листа грозит как водителю, так и организации. Его размер варьируется от 500 до 30 000 рублей.

Кроме того, путевые листы проверяют сотрудники трудовой инспекции и ИФНС, по ним они отслеживают соблюдение работодателем норм трудового законодательства, правильность начисления зарплаты и соблюдение норм списания ГСМ.

На практике получается так: в дороге могут потребовать права, регистрационные документы и документы на право владения, пользования, распоряжения ТС.

Таким образом, у водителя могут спросить полис ОСАГО, путевой лист, разрешительные документы на перевозимый груз. Например, разрешение нужно для перевозки лома или отхода цветных металлов. Если водитель не указан в полисе ОСАГО, лучше выписать ему доверенность.

ИП и компании могут в 2021 году сами разработать форму журнала учета путевых листов. Ее надо закрепить в учетной политике. Оформляют документ на срок не более года, но при необходимости его можно сократить до 1 месяца.

Журнал регистрации путевых листов состоит из двух частей:

  1. Лист, на котором указывают название организации, код по ОКПО и период, в течение которого будет вестись журнал.

  2. Таблица, в которой указывают:

    • номер путевого листа и дату его выдачи,
    • данные водителя и его табельный номер,
    • гаражный номер автомобиля;
    • подписи лиц, ответственных за ведение журнала: водителя, диспетчера и бухгалтера.

Да. Путевые листы для ИП на своем авто должен выписывать сам предприниматель. Это новое правило Минтранса 2021 года. Если ИП, владеющий автомобилем, одновременно и водитель, он должен оформлять путевой лист на себя.

Пока нет. Эксперимент с электронными путевыми листами проходил Москве, Московской, Калужской, Рязанской областях, Республике Татарстан и Краснодарском крае. По всей стране такой формат планируют ввести в июля 2022 года.

Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов. Мы собрали информацию в таблицу.

Время оформления Срок действия
Один или несколько рейсов в течение смены в пределах одного дня До начала первого рейса На один день
Рейс превышает продолжительность смены До начала рейса На срок, соответствующий длительности рейса
или
На срок, соответствующий количеству календарных дней, к которым относится смена (рабочий день), приходящаяся более чем на один календарный день

Если во время действия путевого листа транспортным средством посменно пользуется несколько водителей, то можно оформить несколько путевых листов для каждого водителя на один автомобиль.

У перевозчиков есть полтора года для перехода на электронные путевые листы

Теперь в сведениях о транспортном средстве надо указывать марку транспортного средства и прицепа (при наличии). Раньше указывали только тип и модель.

Тут же будем указывать показания одометра при выезде с парковки и заезде на неё после окончания смены. Показания, как и раньше, включают полные километры пробега. Но в старой редакции заносить данные одометра при заезде на парковку не требовалось.

В новых правилах указали, что за контроль технического состояния отвечает должностное лицо, ответственное за техническое состояние и эксплуатацию транспорта. Сейчас указано, что это делает контроллёр технического состояния. Если всё в порядке, нужно проставить отметку «Выпуск на линию разрешён».

Также в правилах прописали, какую отметку ставить в путевом листе после медосмотра водителя:

  • по результатам предрейсового осмотра — «прошёл предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»;
  • по результатам послерейсового осмотра — «прошёл послерейсовый медицинский осмотр».

Теперь журнал можно вести на бумаге или в электронной форме на выбор. Если будете вести электронно, заверяйте внесённые в него сведения усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). А также обязательно предусмотрите возможность печати журнала на бумаге.

Если ведёте бумажный журнал, учитывайте, что все его страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы.

«Сведения о перевозке» — новый обязательный реквизит в путевых листах. В соответствующем поле «путевки» указывайте вид сообщения и вид перевозки транспортного средства.

Возможные виды перевозок (ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ):

  • регулярные,
  • по заказам,
  • на легковом такси.

Виды сообщения (ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ):

  • перевозки пассажиров и багажа, грузов в городском, пригородном, междугородном, международном сообщении;
  • перевозки в городском сообщении в границах населенных пунктов;
  • перевозки в пригородном сообщении между населенными пунктами на расстояние до 50 км включительно;
  • перевозки в междугородном сообщении между населенными пунктами на расстояние более 50 км;
  • перевозки в международном сообщении за пределы РФ или на территорию РФ с пересечением Госграницы РФ, в том числе транзитом через Россию.

Раньше указывали только тип и модель авто, теперь же включили дополнительную информацию. Это:

  • марка транспорта и прицепа, если такой имеется,
  • показания одометра при выезде ТС с парковки и заезде на нее после того, как закончилась смена.

Внимание к отметке о медосмотре и техконтроле

Новые правила гласят: состояние транспортного средства контролирует должностное лицо, ответственное за техобслуживание и эксплуатацию. Если никаких неполадок при проверке машины техник не нашел, ставит отметку «Выпуск на линию разрешен».

Отметки после медосмотра водителя будут такие:

  • для осмотра перед рейсом — «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»;
  • после рейса — «прошел послерейсовый медицинский осмотр».

Формирование путевых листов c 2021 года

Обязательные реквизиты путевого листа в 2021 г. можно условно поделить на две категории. Подробности — в таблице.

Две категории обязательных реквизитов путевого листа
Сведения для допуска ТС к эксплуатации Сведения для принятия документа к учету
  • наименование и номер ТС
  • срок действия путевого листа
  • вид перевозки и сообщения
  • собственник ТС
  • сведения о самом ТС
  • информация о водителе
  • наименование документа
  • дата составления путевого листа
  • наименование организации
  • информация о хозоперации
  • натуральные и денежные измерители операции
  • ФИО ответственных лиц
  • подписи ответственных

Допреквизиты зависят от специфики деятельности организации. Такими реквизитами могут выступать:

  • нормы расхода топлива;
  • маршрут движения транспортного средства;
  • экономия (перерасход) топлива.

Организация может разработать бланк «путевки» сама, учитывая требования к первичной документации. Или доработать под себя унифицированные формы из Постановления Госкомстата России от 28.11.1997 № 78.

Скачать старый бланк Путевого листа в формате Excel, чтобы самостоятельно дополнить новыми реквизитами.

С 2021 г. журнал регистрации путевых листов можно вести в электронном формате, но нужна ЭЦП. То есть все внесенные в журнал сведения надо заверять усиленной квалифицированной электронной подписью.

На какие нормы расхода топлива ориентироваться в 2021 году

Нормы расхода топлива — в Распоряжении Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте».

Все минтрансовские лимиты — рекомендованные, это следует из самого названия НПА, но придерживаться их стоит, чтобы в будущем можно было доказать, что траты экономически оправданы.

На основании норм Минтранса утвердите свои нормы расхода топлива и смазочных материалов для каждой модели (марки, модификации) эксплуатируемых автотранспортных средств.

«Сведения о перевозке» — новый обязательный реквизит в путевых листах. В соответствующем поле «путевки» указывайте вид сообщения и вид перевозки транспортного средства.

Возможные виды перевозок (ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ):

  • регулярные;
  • по заказам;
  • на легковом такси.

Виды сообщения (ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ):

  • перевозки пассажиров и багажа, грузов в городском, пригородном, междугородном, международном сообщении;
  • перевозки в городском сообщении в границах населенных пунктов;
  • перевозки в пригородном сообщении между населенными пунктами на расстояние до 50 км включительно;
  • перевозки в междугородном сообщении между населенными пунктами на расстояние более 50 км;
  • перевозки в международном сообщении за пределы РФ или на территорию РФ с пересечением Госграницы РФ, в том числе транзитом через Россию.

Обязательные реквизиты путевого листа в 2021 г. можно условно поделить на две категории. Подробности — в таблице.

Две категории обязательных реквизитов путевого листа

Сведения для допуска ТС к эксплуатации

Сведения для принятия документа к учету

  • наименование и номер ТС
  • срок действия путевого листа
  • вид перевозки и сообщения
  • собственник ТС
  • сведения о самом ТС
  • информация о водителе
  • наименование документа
  • дата составления путевого листа
  • наименование организации
  • информация о хозоперации
  • натуральные и денежные измерители операции
  • ФИО ответственных лиц
  • подписи ответственных

Допреквизиты зависят от специфики деятельности организации. Такими реквизитами могут выступать:

  • нормы расхода топлива;
  • маршрут движения транспортного средства;
  • экономия (перерасход) топлива.

Организация может разработать бланк «путевки» сама, учитывая требования к первичной документации. Или доработать под себя унифицированные формы из Постановления Госкомстата России от 28.11.1997 № 78.

Бланк, который фирма будет применять, закрепляют в учетной политике организации.

Власти указали, как регистрировать путевые листы электронно

С 2021 г. журнал регистрации путевых листов можно вести в электронном формате, но нужна ЭЦП. То есть все внесенные в журнал сведения надо заверять усиленной квалифицированной электронной подписью.

Виды сообщения по статье 4 закона № 259-ФЗ могут быть следующими:

  1. Перевозки пассажиров и багажа, грузов осуществляемые в городском, пригородном, междугородном, международном сообщении.
  2. Перевозки в городском сообщении в границах населенных пунктов.
  3. Перевозки в пригородном сообщении между населенными пунктами на расстояние до 50 км включительно между границами этих населенных пунктов.
  4. Перевозки в междугородном сообщении между населенными пунктами на расстояние более 50 км между границами этих населенных пунктов.
  5. Перевозки в международном сообщении за пределы РФ или на территорию РФ с пересечением границы, в том числе транзитом.

Правилами оформления путевых листов уточнено, какие отметки ставятся для медосмотра водителя до рейса и по возвращении.

Отметки, подтверждающие медосмотр водителя в путевом листе

медосмотр отметка
Предрейсовый медосмотр водителя «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»
Послерейсовый медосмотр «прошел послерейсовый медицинский осмотр»

По правилам транспорт нельзя выпускать в рейс до проверки его технического состояния. Соответствующие отметки должны быть проставлены в путевом листе.

Отметка, подтверждающая техосмотр

тип техосмотра отметка
предрейсовый или предсменный техосмотр «Выпуск на линию разрешен» (подпись ответственного лица

Скачать «Изменения законодательства с 2021 года для бухгалтера»

По новым правилам путевой лист нужно заполнять на любое транспортное средство, которое использует компания или ИП. То есть из старых правил убрали оговорку, по которой путевой лист оформляют при эксплуатации авто только при перевозке пассажиров или грузов.

Получается, что в 2021 году оформит путевой лист придется, даже если автомобиль будет без пассажиров. Но тут есть одна нестыковка. В статье 6 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ сказано, что путевые листы обязательны только при перевозке пассажиров и грузов. Получается, что положения нового приказа противоречат Закону от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Пока Минтранс этот момент никак не комментирует.

В путевом листе появился новый реквизит – «Сведения о перевозке». В нем отражают информацию о видах сообщения и видах перевозок.

Например, вид сообщений – пригородное, междугородное, международное сообщение, а вид перевозки – регулярные пассажирские, перевозки по заказам и т. д. (ст. 4 и 5 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). В 2020 году компании и ИП такой реквизит в листах не указывают.

По новым правилам в сведениях о транспортном средстве нужно указывать дополнительные данные – марку транспортного средства. Ранее Минтранс хотел видеть в этом поле только тип и модель.

Кроме того, правила дополнили новым порядком отражения показаний одометра. В 2021 году эти данные надо приводить как при выезде транспортного средства с парковки, так и при заезде на парковку. В действующем в 2020 году приказе есть условие, что показания отражают только при выезде с парковки.

В 2021 году компании и ИП должны проставлять отметку «выпуск на линию разрешен». В действующих в 2020 году правилах этого нет.

Кроме того, в новом приказе уточнили, что контроль технического состояния проводит должностное лицо, ответственное за техническое состояние и эксплуатацию транспортных средств. Сейчас это должен делать контролер технического состояния ТС.

Порядок дополнили правилом, что журнал можно вести на бумаге или в электронной форме. Страницы бумажного журнала должны быть прошнурованы и пронумерованы. Если журнал ведется в электронном виде, организация или ИП должны обеспечить возможность его печати.

Кроме того, электронный журнал надо будет заверять усиленной квалифицированной электронной подписью. В действующем порядке такие правила не прописаны.

Заполнением путевых листов на предприятии могут заниматься разные люди. В транспортных организациях этим занимаются диспетчеры. В других фирмах данную обязанность возлагают на бухгалтера или менеджера, или оператора-таксировщика. Вообще, заполнять путевые листы может любой сотрудник в фирме, если это прописано в рабочей инструкции.

Для того чтобы назначить сотрудника ответственным за путевые листы, необходимо выпустить приказ. В документе должны содержаться следующие сведения:

  1. Название организации;
  2. Сведения о работнике и основная информация о его должности;
  3. Дата выхода на работу;
  4. Отсылка к нормативным актам, которыми руководствуется специалист — расписание, должностная инструкция, положение о работе подразделения.

Всего на путевом листе должно стоять три подписи. В первую очередь, расписывается работник, который его заполняет. Как уже было сказано выше, это может быть любой сотрудник, в чьей должностной инструкции есть такая обязанность.

Второй обязательной подписью на листе является подпись механика. Перед тем, как водитель выходит на линию, он должен обязательно пройти техническую проверку автомобиля. Если транспорт исправен, механик подтверждает готовность к эксплуатации своей подписью в путевом листе.

Третья подпись — подпись медика. Компания может принять на работу штатного врача или заключить договор с медицинским учреждением с лицензией на проведение медицинского осмотра.

Проверку путевых листов могут осуществлять многие государственные организации. Работники ФНС с помощью них выявляют ошибки при учете ГСМ и уменьшении налога на прибыль. Трудовая инспекция проверяет соблюдение прав работника предприятия, например, на отдых. Путевые листы также помогают сотрудникам ГИБДД понять, насколько правомерно управление водителя автомобилем. Возможность просматривать путевые листы есть и у налоговых инспекторов при проведении выездных или камеральных проверок.

Организации обязаны не только создавать путевые листы на каждую поездку сотрудника, но и хранить их на протяжении нескольких лет. Также необходимо вести учет всех выданных бланков. Для этого используют специальный журнал формы №8.

Давайте посмотрим, как работают с путевыми листами организации без специальных программ. Водитель приходит на работу и идет к диспетчеру, тот вручную вносит данные в путевой лист, параллельно заполняя журнал учета. Дальше водитель идет к механику и медику, оба ставят свои подписи. Только после этого можно начинать смену. В течение дня водитель вносит данные о поездках в путевой лист, а в конце смены записывает показания с одометра. Дальше путевой лист снова попадает к диспетчеру. Он сверяет показатели, вносит данные о поездках и передает путевой лист бухгалтеру, который переносит сведения в программу бухгалтерского учета.

Цепочка довольно длинная и неудобная. В итоге диспетчерам приходится работать сразу с несколькими программами, водители долго не могут приступить к работе, а организации страдают из-за низкой эффективности рабочих процессов.

02.12.2020. Новые правила оформления путевых листов с 2021 года.

Все процессы синхронизированы. Программа «ТМ: Корпоративные поездки» позволяет в одном месте планировать график работы водителей, заполнять путевой лист, собирать данные о заявках и поездках, а после переносить пул необходимой информации в бухгалтерские системы учета.

В системе есть бланки путевых листов утвержденных форм для всех видов транспорта: грузовых и легковых автомобилей, автобусов и спецтехники. «ТМ: Корпоративные поездки» формирует путевой лист по нажатию кнопки, как только водитель появляется в системе, то есть начинает смену в водительском приложении. Таким образом, не нужно вводить данные вручную, передавать их между отделами. Больше не будет ошибок при заполнении.

На основании Приказа Минтранса РФ от 11.09.2020 г. № 368 изменили перечень обязательных реквизитов и механизм заполнения путевок.

Теперь в них есть еще один реквизит – «Сведения о перевозке». По п. 6 Приложения к Приказу № 368 эти сведения должны включать данные о видах сообщения и видах перевозок.

Информацию можно найти в Уставе автотранспорта, утвержденного Федеральным законом о 08.11.2002 г. № 259-ФЗ:

  • ст. 4 – о видах сообщения;
  • ст. 5 – о видах перевозок.

Кроме того, на основании пп. 1 п. 4 Приложения к Приказу № 368 в путевки требуется вписывать модель ТС, а не только его марку.

Дополнительно с 2021 г. в путевках проставляются показания одометра при выезде автомобиля со стоянки и при заезде на стоянку в конце смены или дня. Об этом указано в пп. 3 п. 4 Приложения к приказу № 368. Кроме того, в новом приказе есть уточнения по поводу отметок о техосмотре автомобиля и медосмотре водителей до рейса и при возвращении.

Путевки регистрируются в журнале путевых листов. Согласно п. 17 и 18 Приложения к Приказу № 368, его разрешается оформлять и на бумаге, и в электронном виде. При первом варианте все листы требуется пронумеровать, прошнуровать и скрепить печатью. При втором варианте информация в журнале заверяется усиленной ЭЦП. Кроме того, пользователем должна быть организована возможность распечатать электронный журнал путевых листов.

Внимание! В связи с вводом в действие Приказа № 368 хозяйствующим субъектам необходимо внести соответствующие поправки в учетную политику, к примеру, закрепить форму электронного журнала путевых листов и правила его заполнения.

В 1С:Бухгалтерия госучреждения 8 (ред. 2) путевки можно заполнить по унифицированным формам, бланки которых регламентированы Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 г. № 78.

Чтобы соблюсти требования, установленные Приказом № 368, в формы документов в 1С внесены корректировки:

  • включено новое поле «Сведения о перевозках»;
  • добавлена возможность указать не только марку, но и модель ТС, а также прицепа.

Чтобы заполнить путевку по новой форме, нужно нажать кнопку «Печать», выбрать путевой лист, у которого в скобках – пр. № 368 от 11.09.2020 г.

В соответствии с п. 17 Приказа № 368 журнал регистрации путевых листов можно вести электронно при условии, что он будет заверяться усиленной квалифицированной ЭЦП.

В 1С:Бухгалтерии госучреждений 8 (ред. 2) журнал можно формировать на основании регламентированной формы 0345008, утвержденной Постановлением Госкомстата № 78. Нужно отметить, что эта форма ориентирована на бумажный вариант журнала, и по каждой строке сотрудники проставляют свои подписи (водители, диспетчеры, бухгалтер).

Данная форма не является обязательной к заполнению, поскольку с 2013 г. первичные документы из Постановления № 78 носят рекомендательный характер. Соответственно, компания может не использовать эту форму, а разработать собственную. Главное – в ней должны содержаться обязательные реквизиты.

На данный момент в 1С:Бухгалтерия госучреждений 8 (ред. 2) содержится журнал регистрации путевых листов, который можно вести в электронном виде. Его можно найти через «ГСМ» и далее «Отчеты по учету ГСМ».

Путевые листы – 2021: обзор новых требований

Если в деятельности экономического субъекта используется легковой автомобиль, автобус или другой автотранспорт, то водители обязаны регулярно выписывать путевые листы. Периодичность обычно фиксируется во внутренних нормативных актах.
Путевой лист — значимый документ в учетной работе. В нем отражают данные о маршруте, проделанном за день, расходе бензина. Именно на его основании учитывают в расходах затраты на использованное топливо.

При этом понадобится специальный журнал для учета движения путевых листов. С его помощью контролируется порядок выписки путевок. Обязанность по ведению такого журнала закреплена в п. 17 раздела III приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов…». Так журнал подтверждает работу транспорта и обоснованность расходов в бухгалтерском и налоговом учете.

Для обеспечения полного контроля предоставленных путевых листков, в компании необходимо вести журнал учетов движения путевок по форме 8.

Однако с января 2013 года по причине вступления в юридическую силу Федерального закона РФ относительно бухучета в декабре 2011 года №402-ФЗ, форма является не обязательной.

В свою очередь необходимо помнить, что унифицированная либо же видоизмененная форма путевых листов в обязательном порядке должна вводиться на основании сформированного приказа непосредственного руководства. Более того, использование документа можно закрепить в учетной политике компании.

В большинстве случаев, журнал подлежит оформлении на срок до 12 календарных месяцев, однако при наличии необходимости период может быть сокращен до 1 месяца. Журнал путевых листков относится к первичной документации, а период хранения составляет не меньше 5 лет.

Путевой лист в обязательном порядке должен включать в себя такие основные сведения, как:

  • персональные сведения водителя транспортного средства;
  • регистрационный номер автомобильного транспорта;
  • персональные сведения собственника транспортного средства либо же компании, на балансе которой автомобиль находится;
  • затраты топлива (при указании сведений необходимо ориентироваться от спидометра);
  • суммарная протяженность маршрута и километраж.

Если же возникнет какая-либо аварийная ситуация на дороге или будет нарушение правил дорожного движения, водитель транспортного средства в обязательном порядке должен предоставить представителю ГИБДД помимо основной документации и путевой лист для отображения в нем сведений относительно правонарушений.

Формирование листа осуществляется вне зависимости от того, относится транспортное средство к собственности компании или находится во владении у водителя, но используется в производственных целях.

В процессе транспортировки объемной продукции, для которой необходима лицензия, в обязательном порядке возникает необходимость в формировании графы «лицензионная карточка», включая и отображение номера товарной накладной в четком соответствии с транспортируемым товаром. Особенно если речь идет о материальных ценностях.

По мере формирования предусмотренного внутренним распорядком компании, журнал подлежит передаче для дальнейшей проверки представителю бухгалтерии. Для этого, в рассматриваемом журнале учета предусмотрено специальное поле, для проставления отметки о сдаче документации в бухгалтерский отдел.

В том случае, если ответственное лицо за ведение рассматриваемого журнала отсутствует, допускается возможность подписание соглашения с иными компаниями, которые предоставляют подобного рода услуг.

Необходимо помнить, что в соглашении необходимо прописывать сведения относительно всех нюансов, которые способные решить спорные ситуации, в процессе их возникновения.

Остальные категории лиц, которые применяют в процессе своей трудовой деятельности транспортные средства, могут вести регистрационный журнал по своему персональному усмотрению.

Использование подобного рода журнал позволяет обеспечить контроль за своевременностью формирования путевых листков, и, соответственно, осуществлять списание горюче-смазочных материалов, израсходованных транспортными средствами. Дополнительно обеспечивается контроль за теми сведениями, которые отображены в самих путевых листах.

Все вопросы относительно ведения рассматриваемого журнала регулируются такими нормативными актами, как:

  • Федеральным законом №402;
  • Приказом Министерства транспорта №152;
  • Федеральным законом №59.

Данный перечень не является исчерпывающим, однако содержит в себе все необходимые сведения относительно журнала учета путевых листов.


Похожие записи:

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *